檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)探析

陳春榮

[關(guān)鍵詞]檔案信息數(shù)據(jù)庫；要求；方法

檔案信息數(shù)據(jù)庫是在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定組織方式的、相互關(guān)聯(lián)的檔案信息數(shù)據(jù)的集合。“相互關(guān)聯(lián)”、“共同存取方式和一定組織方式”、“共享”是檔案信息數(shù)據(jù)庫本質(zhì)的三個(gè)要素。數(shù)據(jù)庫中儲(chǔ)存的是一系列相互關(guān)聯(lián)的檔案信息數(shù)據(jù)，而不是雜亂無章的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)包括檔案題名、責(zé)任者、分類號(hào)、主題詞、內(nèi)容摘要等，還包括全文、圖像、聲音、影像等。這些相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)是經(jīng)過調(diào)查、試驗(yàn)、統(tǒng)計(jì)、整理和歸納后得到的，并經(jīng)合理分類和規(guī)范化處理之后，以記錄的形式存儲(chǔ)。

一、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的關(guān)鍵所在

實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的關(guān)鍵，是要首先抓好檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是數(shù)據(jù)庫建設(shè)的第一個(gè)目標(biāo)。信息化建設(shè)的切入點(diǎn)和工作重心，首先是抓好目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。目錄數(shù)據(jù)庫可以比較全面地反映檔案信息，有助于實(shí)現(xiàn)全方位的、動(dòng)態(tài)的、完整的檔案信息服務(wù)。？在檔案目錄數(shù)據(jù)庫建立的基礎(chǔ)上，既要考慮建立檔案目錄中心，實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)檔案內(nèi)容互補(bǔ)和檔案信息資源整合，又要更大限度地發(fā)揮檔案效益。

二、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)順序

首先是收集檔案信息。傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化和電子文件是檔案信息的主要來源，檔案機(jī)構(gòu)和管理部門也是數(shù)值數(shù)據(jù)和事實(shí)數(shù)據(jù)的重要來源。在建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫時(shí)，必須確定檔案信息的收集范圍和來源，按要求進(jìn)行全面地收集。

對(duì)各種以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理后形成的數(shù)字副本，和直接通過計(jì)算機(jī)生成和處理的、并由檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行收信歸檔的電子文件，是檔案信息主要來源的兩個(gè)方面。

其次是對(duì)檔案信息的前期處理。這是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，為數(shù)據(jù)庫提供經(jīng)過加工處理的數(shù)據(jù)。主要是將檔案的內(nèi)容特征和形式特征著錄、標(biāo)引出來。著錄標(biāo)引必須達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。這是建立數(shù)據(jù)庫的必要過程，也是保證檢索質(zhì)量的前提條件。

1.檔案信息數(shù)字化

數(shù)字化是指把一切信息都變成只用O和1這兩個(gè)數(shù)字組成的、用不連續(xù)的數(shù)位表示的二進(jìn)制代碼。檔案信息數(shù)字化是指為了使紙質(zhì)檔案、音像檔案等以傳統(tǒng)載體形式承載的檔案信息能夠通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理的提供利用，而利用高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等信息處理手段，將其進(jìn)行轉(zhuǎn)換處理，形成數(shù)字信息，并以數(shù)字代碼方式存儲(chǔ)起來。這些數(shù)字信息可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作處理，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。紙質(zhì)檔案、音像檔案等各種載體的檔案都可以以文本文件格式、圖像文件格式，音頻文件格式或視頻文件格式轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息。

2.電子文件的收集歸檔

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與辦公自動(dòng)化技術(shù)的結(jié)合，誕生了一個(gè)新生兒電子文件。電子文件一經(jīng)產(chǎn)生其信息就是以數(shù)字代碼形式表現(xiàn)的，所以在功能上電子文件等同于經(jīng)過數(shù)字化處理的文件。由此，直接在計(jì)算機(jī)中生成和處理的電子文件是重要的檔案信息來源。

第三個(gè)步驟是檔案信息數(shù)據(jù)錄入，也就是將檔案信息前處理的結(jié)果轉(zhuǎn)化成機(jī)讀數(shù)據(jù)。錄入過程需要較嚴(yán)格的校對(duì)審核。如審查字段的數(shù)據(jù)形式是否正確；字段長度與確定的結(jié)構(gòu)長度是否符合；各種標(biāo)識(shí)符號(hào)是否有誤等。這其中可能包括對(duì)不同格式的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

第四個(gè)步驟是數(shù)據(jù)庫的完善。

由于計(jì)算機(jī)硬件能力奇跡般地不斷更新，計(jì)算機(jī)技術(shù)爆炸般地迅猛發(fā)展，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)發(fā)生著劇烈的變化。雖然它的基本組成部分仍然是數(shù)據(jù)、軟件和硬件，但是它們的范圍、規(guī)模和復(fù)雜性都大大地?cái)U(kuò)展了。數(shù)據(jù)庫是信息資源存儲(chǔ)和開發(fā)利用的基礎(chǔ)，是信息資源共享的先決條件，是信息系統(tǒng)的核心。因此把數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為當(dāng)前檔案信息發(fā)布的核心工作，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)越有成效，檔案信息管理與服務(wù)也就越有保證。

三、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)對(duì)檔案管理工作的影響

檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，意味著在信息社會(huì)中檔案管理工作開始涉及各類相關(guān)的技術(shù)問題，檔案工作開始大規(guī)模引進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)。從長遠(yuǎn)看，檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的發(fā)展就是檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，其間涉及數(shù)字檔案信息的形成、收集、歸檔、整理、鑒定，存儲(chǔ)、保管、保護(hù)，檢索、傳遞、利用、統(tǒng)計(jì)、銷毀等全過程。檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)將對(duì)相應(yīng)的檔案管理工作產(chǎn)生各種影響，使之在一定程度上發(fā)生某些變化。

在相關(guān)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的調(diào)整上，首先要做的是內(nèi)部調(diào)整，即：簡(jiǎn)化整理工作，使之簡(jiǎn)明實(shí)用，檔案整理只要做到在充分尊重文件形成的自然形態(tài)的基礎(chǔ)上保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，不必強(qiáng)求外觀上的整齊劃一，而且整理工作的重點(diǎn)應(yīng)放為檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)或管理系統(tǒng)做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備上。

其次是檔案管理向數(shù)據(jù)庫環(huán)境下的檔案管理過渡的一種銜接，它符合電子文件的形成和發(fā)展規(guī)律，有助于計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，有助于實(shí)現(xiàn)電子文件的歸檔。如果檔案管理中電子文件達(dá)到相當(dāng)比例，技術(shù)應(yīng)用發(fā)達(dá)到一定程度，電子文件的歸檔與整理將合二為一。

在數(shù)據(jù)庫環(huán)境下，檔案信息檢索這一工作環(huán)節(jié)日趨重要。它決定了數(shù)字檔案信息的著標(biāo)引及存儲(chǔ)，因此要進(jìn)一步深化檔案檢索工作，為利用者提供高效的信息服務(wù)。

除此之外，研究和實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的保管保護(hù)工作，以及外部重組，即文檔一體化及其實(shí)現(xiàn)，也同樣重要。

“文檔一體化流程不只是文件管理與檔案管理的簡(jiǎn)單對(duì)接，而是一種管理變革，是以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對(duì)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位及各種組織中文件信息流的重新組織，是一個(gè)業(yè)務(wù)流程重組的過程。”文檔一體化就是把文件管理與檔案管理兩個(gè)管理管理銜接起來，整合到一個(gè)管理系統(tǒng)之中，對(duì)文件生命周期的全過程進(jìn)行統(tǒng)一控制和管理。