淺談科技檔案的數(shù)字化管理工作

梁小鳳

摘要：本文通過對科技檔案數(shù)字化相關內容的闡述，明確指出了開展科研檔案數(shù)字化管理工作的意義和必要性，并提出了具有參考價值的科研檔案數(shù)字化管理工作的途徑和方法。

關鍵詞：科技檔案；數(shù)字化；數(shù)據(jù)庫；管理工作

為了適應檔案信息化管理的多元化需求，開展檔案數(shù)字化工作已成為現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理的一項重要內容。在筆者所在的科研院所，科技檔案管理是檔案管理工作的主要內容，因此科技檔案的數(shù)字化管理工作是我所檔案信息化管理的核心內容之一，也是科研生產的重中之重。

科技檔案數(shù)字化是指有計劃地利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等手段，將已經歸檔保存的科研紙質檔案和電子檔案系統(tǒng)結合組織形成有序的檔案數(shù)字信息庫，換言之，就是將現(xiàn)有的紙質檔案轉化成為計算機可以識別和處理的信息，以便于快速檢索，提高檔案信息的利用率和提供遠程信息服務。

一、開展科技檔案數(shù)字化管理工作的意義和必要性

檔案信息化建設的根本目的是最大限度地發(fā)揮檔案資源的價值。對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化，就是充實數(shù)字檔案資源的過程，其意義不言而喻，具體有以下幾個方面：一是提高檔案信息的利用效率。數(shù)字化的檔案可以在網(wǎng)絡環(huán)境中提供利用，充分發(fā)揮網(wǎng)絡傳輸面廣、不限時不限地、快捷便利的特點，解決傳統(tǒng)利用方式中同時利用帶來的矛盾。此外，數(shù)字化的檔案可以與辦公信息系統(tǒng)生成的現(xiàn)行電子文件在同一個系統(tǒng)中提供利用，極大提高了文檔信息的利用效率。二是保護檔案原件。許多歷史圖紙、文件因物理老化或者保管不當而脆弱易損，如不及時修復，很可能徹底損壞，通過制作其數(shù)字化副本替代原件流通利用，可保護重要檔案原件免遭進一步損壞。三是規(guī)避安全風險。通過異地存放多套檔案數(shù)字化副本，確保檔案信息的安全，規(guī)避各種自然災害或人為損害對檔案信息可能帶來的災難性后果。最后是緩解庫房空間的緊張。對于日益增多的非永久保存的半現(xiàn)行文件，可通過制作數(shù)字化文本來取代原件進行保管，可以緩解檔案庫房保存空間的壓力，提高空間利用率。

二、科技檔案數(shù)字化建設的途徑與方法

（一）開展數(shù)字化工作的前提和準備工作

為了確保數(shù)字化工作順利開展，應做好數(shù)字化工作的宏觀計劃和前期準備工作。

首先，實施檔案數(shù)字化管理工作，需要保證基本設施的投入，硬件設施應具有前瞻性，以數(shù)字化對象的種類和數(shù)量、數(shù)字化速度、數(shù)字化質量為依據(jù)，充分考慮數(shù)字化工作所必須的設備及其性能，選擇具有先進性且易于維護的基礎設施。除了硬件設施外，還應具備適宜的電子檔案管理系統(tǒng)，如我所使用的產品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（PDM），能將數(shù)字化文本在信息系統(tǒng)中存儲和提供利用。

其次，要制定數(shù)字化相關的規(guī)章制度。檔案數(shù)字化過程中檔案出入庫等工作環(huán)節(jié)應做好要做好嚴格的登記，確保每份檔案的流向都有記錄，并由交接人員簽字確認。數(shù)字化過程中藥嚴格遵守保密守則和檔案法律法規(guī)，嚴格按照數(shù)字化工作流程進行，確保數(shù)字化過程中原件和檔案信息的安全。

最后，要在檔案數(shù)字化之前開展檔案鑒別工作，以需求為導向，根據(jù)我所科研生產實際情況，制定數(shù)字化計劃方案，將具有較高利用價值的檔案信息優(yōu)先數(shù)字化?？蒲猩a的每個階段都會形成很多相關文件，并不是所有項目的文件都要進行數(shù)字化，在開展數(shù)字化工作之前鑒別具有較高利用價值的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化，才能使檔案的利用效率提高，節(jié)省檔案數(shù)字化工作的人力、財力、物力。

（二）檔案數(shù)字化的工作流程

將紙質檔案轉化為數(shù)字化檔案的基本環(huán)節(jié)包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。1.檔案整理。在掃描前后，根據(jù)檔案整理情況，按部就班的對檔案進行適當整理，并視需要作出標識。2.檔案掃描。用掃描儀對檔案文件進行掃描是紙質檔案數(shù)字化的主要環(huán)節(jié)。檔案掃描必須采用適宜的掃描方式和色彩模式，設定適當?shù)膾呙鑵?shù)，并做好掃描登記工作。3.圖像處理。通過圖像處理，糾正檔案文件原有的和掃描后的偏差，使掃描后的檔案圖文更為清晰、規(guī)范。4.圖像存儲，這一環(huán)節(jié)主要是合理選擇圖像文件的存儲格式和有效標識存儲圖像文件，最常見的存儲格式就是PDF格式了。5.數(shù)據(jù)掛接。在產品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（PDM）中建立條目信息，將掃描好的電子圖檔根據(jù)圖號掛到系統(tǒng)中，根據(jù)所內科研人員的職能崗位，賦予不同的級別和訪問權限，使之職能查看權限內的檔案資料。6.數(shù)據(jù)備份。要及時對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行備份。7.成果管理。對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的保管與利用要加強管理，以確保其安全、完整和長期可用。

三、結語

數(shù)字化是一項需要花費較多人力、物力和時間的系統(tǒng)工程，在有限的條件下對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化是現(xiàn)階段檔案信息化的主要趨勢。從科研院所的檔案管理實際來看，科技檔案數(shù)字化的應用關系到科研和生產的順利進行，因此檔案人員必須重視數(shù)字化檔案工作，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、現(xiàn)代化、數(shù)字化，為科研生產和所的各項事業(yè)發(fā)展提供更多有價值的檔案信息。