探討檔案管理現代化的有效途徑

王晶

摘要：檔案是各企事業單位重要的資源，其中記錄的各種內容可能會對企事業的發展起到重要的影響作用。在資源利用水平不斷發展的今天，文書檔案與現代化計算機網絡技術的結合已經成為了一種必然的發展趨勢，文中重點分析了檔案現代化管理的重要意義和途徑，以期與同行管理者共同交流討論。

關鍵詞：檔案管理；現代化；有效途徑

檔案管理工作是各單位日常工作的重點工作內容之一，它不僅詳細記錄了單位在發展歷程中所做出的重大決策、重大事件、重大貢獻，也對管理者制定今后的發展方案具有重要的指導作用。但是目前，各單位的檔案管理理念和方式仍相對落后，降低了檔案資源的可利用價值，因此，創新檔案管理方式，全面推行檔案管理現代化意義非凡。

一、現代化檔案管理的重要意義

首先，實行現代化檔案管理可以有效的改善傳統檔案管理的不足，豐富檔案管理的形式，拓展檔案管理的空間，同時最大限度的保證檔案資料的完整性。同時，現代化檔案管理可以幫助檔案資料的使用者以最快的速度找到所需使用的資料內容，進一步提高檔案資料的而管理效率和使用效率。

其次，近些年來，我國社會經濟的不斷發展促進了各種現代化技術的進步與發展，目前，計算機技術已經給人們的生活帶來了翻天覆地的變化，信息化智能化已經成為了一種不可避免的發展趨勢，因此各個單位均面臨著技術升級的大形勢。在這種背景下，檔案管理工作也必然進行全面的突破與創新，實現現代化管理，以順利發展的趨勢和潮流，可見實現檔案權利工作的現代化，是促進是企事業單位發展的必然途徑。

此外，部分資料顯示，在傳統的檔案管理形式下，各單位事物檔案管理工作存在著諸多的漏洞，比如檔案管理的保密性不足，部分檔案資料的內容極有可能被泄露，這對單位的發展十分不利，情節嚴重者可能上升到法律層面。紙質檔案在保存的過程中很容易受到損毀與污染，導致信息的丟失。用先進的設備將紙質檔案轉化為電子檔案，兩種檔案互為補充，保證信息的安全性與完整性，無論哪一種檔案出錯，另一種都可以及時進行補救。因此，利用現代化管理模式進行檔案管理，全面提高檔案管理工作的質量水平十分必要。

二、實現檔案現代化管理的有效途徑

通過分析可知，在推動檔案管理工作現代化的過程中，存在著檔案管理基礎薄弱、設備技術不足、檔案匯編進展速度慢、專項技術管理人員不足等問題，因此實現檔案管理的現代化，首先要克服這些困難。

其一，各企事業單位首先需要不斷突破技術層面的瓶頸，積極引進計算機檔案管理軟件，并結合單位特點，對該軟件系統進行適當的改良，這體現在以下方面：一來，為了不斷提高檔案資源的利用效率，需要進一步完善檔案檢索功能，將不同資料進行分類存儲，根據其特點總結對應的關鍵性，確保使用者在輸入關鍵詞之后便能夠找到相應的資料內容；二來，需要相關技術不斷對計算機軟件技術進行升級與更新，擴展檔案的存儲空間，不斷完善計算的檔案編目體系，確保檔案使用者可以隨時查詢到所需要的資料；此外，現代化檔案管理工作需要相關工作人員不斷進行設備的維護以及管理系統的完善，只有通過完善管理系統，才能保證管理者隨時掌握不同檔案資料存在的具體位置、數量等，及時發現檔案管理工作中存在的缺陷和不足，并在此基礎上提出相應的改進建議，進一步提高檔案現代化管理的質量和水平；最后，檔案現代化管理系統的完善，需要進一步加強檔案的保密工作，對檔案的使用設置一定的權限，比如進入檔案檢索之前需要輸入相應的驗證碼、設置網絡使用權限等，防止任意人員調動檔案資源所造成的檔案泄露問題。先進的管理設備的引進可以利用掃描的方式輸入數據信息，并通過計算機對信息進行分類整合，減少工作量，提高工作效率。現代化先進設備的適用，可以有效的實現資源共享，在檢索信息時，可以迅速準確的提取有效信息，不妨礙其它工作的展開。

其二，檔案管理現代化設備及技術的引進，均需要相關工作人員不斷提高檔案現代化檔案管理工作的思想意識，全面了解檔案管理工作進行現代化管理的先進性和必要性。檔案管理質量的好壞與企事業單位的穩定及長遠的發展具有重要關聯性，單位領導可以定期組織相關工作人員學習現代化檔案管理工作方面的法律法規，提高工作人員的管理意識和認同感。

除了不斷引進先進的檔案管理設備以及管理系統之外，還需要注重吸納更多的專業素質人才，實現對檔案管理系統的不斷更新與維護中。在此基礎上，需要對現有的事業單位檔案管理工作人員進行業務培訓，不斷提高他們的業務操作能力，建立并形成完善的工作競爭機制，提高其及合理開展檔案管理工作的責任意識。在規范管理制度的同時，相關單位的管理者也需要員工的工作生活和工作狀態予以更多的關注，只有這樣才能讓檔案管理工作人員了解到現代化檔案管理工作的重要性，借此來提高他們的工作積極性與責任意識。

時代的發展與檔案管理工作的獨有特點都要求事業單位的檔案管理工作走向信息化的道路，檔案管理工作需要收集信息，核對信息，收錄信息，整理信息，保存信息，因此檔案管理工作的工作內容和工作量都非常大極大，需要不同工作人員的協調配合。現代化檔案管理工作并不能一蹴而就，因此在現階段內，各單位一定要充分確保檔案管理工作的質量和水平，為現代化檔案管理工作打好基礎。

三、結語

總而言之，檔案管理工作的現代化對于各個單位部門的發展均具有重要意義，文中對實現檔案管理工作現代化的有效途徑進行了整理與分析，希望能夠為相關檔案管理者提供一定的借鑒，確保我國檔案管理工作順利實現現代化。

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