淺談?dòng)?jì)算機(jī)在中學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

藍(lán)芬

【摘要】中學(xué)教育教學(xué)實(shí)力的發(fā)展是一項(xiàng)綜合性的工程，不僅僅需要提高師資力量，提高教學(xué)水平，還需要提升各項(xiàng)管理和硬件水平。而中學(xué)的檔案管理作為學(xué)校對(duì)各項(xiàng)工作和個(gè)人的原始資源和發(fā)展信息進(jìn)行記錄的重要工具，不僅可以反映高職院校在不同時(shí)期的發(fā)展?fàn)顩r，也是個(gè)人在此期間的行為和信息。而計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展也為檔案管理工作帶來(lái)了巨大的推動(dòng)作用，讓檔案管理變得更加高效和準(zhǔn)確，同時(shí)也使得計(jì)算機(jī)在檔案管理的應(yīng)用變得尤為重要。據(jù)此，本文從計(jì)算機(jī)技術(shù)在中學(xué)檔案管理中的具體應(yīng)用為出發(fā)點(diǎn)，分析了開(kāi)展中學(xué)檔案管理計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的方式。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī) 中學(xué) 檔案管理

【中圖分類(lèi)號(hào)】G270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2016）10-0222-01

現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展為社會(huì)生產(chǎn)力帶來(lái)了巨大的促進(jìn)作用，同時(shí)也對(duì)各大高校在計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用能力提出了較高的要求。因?yàn)楫?dāng)下中學(xué)檔案管理已經(jīng)很大程度的實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為工具，基本上實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)或半自動(dòng)化的管理模式。計(jì)算機(jī)檔案管理發(fā)展到今天，人們通過(guò)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行查詢(xún)和搜索，但同時(shí)這也要求中學(xué)在技術(shù)的應(yīng)用過(guò)程中提高要求，改變過(guò)去的管理認(rèn)識(shí)和資源配置，不斷強(qiáng)化。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)為學(xué)校教育和管理帶來(lái)了前所未有的活力和生機(jī)，但實(shí)際的檔案管理過(guò)程中還需要更多的努力。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在中學(xué)檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用

（一）對(duì)現(xiàn)存的檔案進(jìn)行信息化建設(shè)

這一應(yīng)用已經(jīng)在多數(shù)的中學(xué)檔案中得到了普遍應(yīng)用，主要是通過(guò)相應(yīng)的掃描儀器實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，并以數(shù)字化的形式錄入到光盤(pán)、磁盤(pán)以及云盤(pán)等存儲(chǔ)容器之中。這也是目前比較常見(jiàn)的一種傳統(tǒng)檔案管理超計(jì)算機(jī)管理模式過(guò)渡的方式，不僅可以加深計(jì)算機(jī)管理的深度，還能夠提升檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。

（二）應(yīng)用檔案管理軟件，建立起固定的、封閉的傳統(tǒng)檔案庫(kù)房

目前檔案管理軟件主要通過(guò)多個(gè)工作站運(yùn)行，只需要保持主機(jī)是運(yùn)行狀態(tài)，各個(gè)站點(diǎn)就可以對(duì)檔案中的資料數(shù)據(jù)信息進(jìn)行檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄、文件匯編、參考資料等不同類(lèi)型文字?jǐn)?shù)據(jù)的錄入、瀏覽、修改、檢索、統(tǒng)計(jì)、輸出、打印、借閱登記、系統(tǒng)維護(hù)等工作。現(xiàn)階段，大多數(shù)的中學(xué)都可以通過(guò)檔案室、校長(zhǎng)室、辦公室以及教導(dǎo)處等學(xué)校主要部門(mén)來(lái)構(gòu)建站點(diǎn)，方便學(xué)校的管理層對(duì)檔案信息進(jìn)行迅速的查閱和使用，提高學(xué)校的管理效率。

（三）利用校園網(wǎng)對(duì)未達(dá)到歸檔要求的文件資料建立移動(dòng)、開(kāi)放的信息資源庫(kù)

目前，學(xué)校門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，往往包括了學(xué)校大多數(shù)的部門(mén)和管理工作室，主要包括了校長(zhǎng)室、辦公室、教研處、德育處、教務(wù)處、總務(wù)處；而教學(xué)科目的調(diào)研小組就包括了語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、英語(yǔ)、政治、歷史、地理、物理、化學(xué)、生物、體藝、心理等等，各個(gè)單位之間都存在相應(yīng)的差異和自有空間，通過(guò)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站的瀏覽可以輕松進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)和查詢(xún)，而這便是檔案管理在門(mén)戶(hù)網(wǎng)站中的開(kāi)放性體現(xiàn)。這樣一來(lái)，有需求的用戶(hù)就可以高效準(zhǔn)確的對(duì)相應(yīng)的信息進(jìn)行查閱和了解。因此，具有開(kāi)放性?xún)r(jià)值和必要的檔案資料，不僅通過(guò)存儲(chǔ)設(shè)備存放在學(xué)校內(nèi)，也通過(guò)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站向所有學(xué)校、師生進(jìn)行開(kāi)放，只需要在其中規(guī)范版權(quán)說(shuō)明和界定。

（四）使用專(zhuān)門(mén)軟件進(jìn)行記載和提供查閱

目前，大多數(shù)中學(xué)的校園網(wǎng)絡(luò)以及能夠?qū)崿F(xiàn)成熟運(yùn)用了。這不僅使得計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用后的檔案管理可以在穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中運(yùn)行，也為后續(xù)更多的檔案管理功能的實(shí)現(xiàn)提供了基礎(chǔ)。因此，用戶(hù)在進(jìn)行文件整理和錄入的過(guò)程中需要把握相應(yīng)的文件內(nèi)容和格式，應(yīng)當(dāng)按照文號(hào)、題名、密級(jí)、作者、時(shí)間等要素進(jìn)行檔案的編寫(xiě)和管理，保障檔案信息的檢索變得更加快捷和穩(wěn)定，并且也通過(guò)這種模式實(shí)現(xiàn)文件類(lèi)別的自動(dòng)分類(lèi)，實(shí)現(xiàn)了跨門(mén)類(lèi)的檢索功能，例如：文字、圖像、Word文件、Excel文件等。同時(shí)也便于各學(xué)校之間、學(xué)校與教育系統(tǒng)之間的互傳、互換信息。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在中學(xué)檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）提升檔案管理的認(rèn)識(shí)和理解

中學(xué)的檔案管理雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)初步的應(yīng)用，大多數(shù)中學(xué)師生也具備了使用計(jì)算機(jī)檔案管理的能力，具備基礎(chǔ)性的常識(shí)，這主要還是由于各個(gè)教職員工和學(xué)生在日常的學(xué)習(xí)和工作中進(jìn)行了使用。為了保障用戶(hù)對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的不斷提升，需要對(duì)各個(gè)教職員工進(jìn)行引導(dǎo)，幫助其對(duì)各自工作中具有價(jià)值的資料進(jìn)行保存和收集，并且整理歸類(lèi)之后再上傳到專(zhuān)職檔案管理人員所指定的存儲(chǔ)設(shè)備上，為今后的教學(xué)服務(wù)提供良好的參照。除此之外，還需要幫助各中學(xué)構(gòu)建相應(yīng)的校園內(nèi)網(wǎng)，不斷提高教學(xué)和辦公中對(duì)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，強(qiáng)化對(duì)檔案資源的運(yùn)用能力，改善教學(xué)問(wèn)題。

（二）要注意數(shù)字化檔案的收集和保管

數(shù)字化檔案的收集和保管工作不同紙質(zhì)檔案的管理，由于數(shù)字檔案載體具有一定的特殊性，其在保管和收集的過(guò)程中也需要引起足夠的重視。數(shù)字化檔案資料的收集主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成，鑒于目前中學(xué)已經(jīng)形成了成熟的校園網(wǎng)絡(luò)，教師應(yīng)當(dāng)積極的去應(yīng)用這種便利的工具，對(duì)日常中具有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行及時(shí)的上傳，保障學(xué)校其他的各部門(mén)可以及時(shí)通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行資料的查詢(xún)。然而，數(shù)字檔案的保管工作主要集中在數(shù)字檔案設(shè)備安全和信息安全兩個(gè)方面。所謂設(shè)備安全主要是針對(duì)檔案資料和信息的存儲(chǔ)設(shè)備，保障這類(lèi)設(shè)備免于自然災(zāi)害和突發(fā)事件的影響，同時(shí)也要建立足夠的災(zāi)后恢復(fù)機(jī)制，將損失降至最低。而信息安全則是通過(guò)一套完整的保障體系來(lái)實(shí)現(xiàn)，主要是防止信息丟失和信息被非法篡改，提高信息保密等級(jí)。

（三）要建立成熟的檔案人員隊(duì)伍

將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入到中學(xué)檔案管理體系之中，不僅僅需要完備的硬件設(shè)施，還需要具有相應(yīng)的素質(zhì)和技能的綜合性人才。因?yàn)闄n案計(jì)算機(jī)管理是一項(xiàng)綜合性較高的工程，不僅僅需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理和應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)和指數(shù)，還需要具有計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)擁有豐富的經(jīng)驗(yàn)。然而，無(wú)論檔案管理人員的技能水平如何，一旦被錄用之后就需要強(qiáng)化其思想道德素養(yǎng)，尤其需要具備政治覺(jué)悟，可以認(rèn)真的履行自身的責(zé)任和衣服，用良好的服務(wù)態(tài)度和能力去幫助師生完成對(duì)檔案資料的用。除此之外，在今后的檔案管理工作中，還需要工作人員積極相應(yīng)學(xué)校的培訓(xùn)工作，強(qiáng)化對(duì)自身的能力的培養(yǎng)，不斷提高自身的技能水平，更好的為檔案管理工作服務(wù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

中學(xué)的檔案管理不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單工作，對(duì)于學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展和今后的發(fā)展都具有重要的作用。因此，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到中學(xué)的檔案管理工作之中，不僅可以強(qiáng)化管理的效率和準(zhǔn)確性，還能夠提高學(xué)校的綜合實(shí)力，加強(qiáng)學(xué)校之間的信息交流和共享。因此，計(jì)算機(jī)在中學(xué)檔案管理中的應(yīng)用具有相當(dāng)?shù)膶?shí)踐意義，需要引起高度的重視。

參考文獻(xiàn)：

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