強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理促進(jìn)高校財(cái)務(wù)規(guī)范化發(fā)展

傅曉露

摘 要 近年來，我國電算化產(chǎn)業(yè)不斷發(fā)展，信息技術(shù)水平也得到了相應(yīng)的提升，這為高校會(huì)計(jì)檔案的管理打下了良好的基礎(chǔ)。當(dāng)前，我國許多高校都已實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)的電算化，使得高校的會(huì)計(jì)核算效率有了顯著的提升。高校會(huì)計(jì)檔案管理在高校財(cái)務(wù)規(guī)范化的過程中具有極大的作用，本文對當(dāng)前我國高校會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并就高校財(cái)務(wù)規(guī)范化的發(fā)展方向進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞 會(huì)計(jì)檔案 高校 財(cái)務(wù)規(guī)范化

會(huì)計(jì)檔案是國家檔案的重要組成內(nèi)容，在單位的內(nèi)部管理中也具有重要的意義，可以對單位的運(yùn)行管理狀況進(jìn)行真實(shí)、有效的反映。通過會(huì)計(jì)檔案的建立，可以對單位的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行及時(shí)的管理和監(jiān)督，為政府部門的監(jiān)管提供依據(jù)。高校會(huì)計(jì)檔案反映了高校在管理運(yùn)行過程中的相關(guān)信息，是確保高校各項(xiàng)行政管理活動(dòng)得以有序開展的前提和保障。

一、高校電算化會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

隨著信息技術(shù)的普及，電算化的會(huì)計(jì)檔案逐漸在各個(gè)單位和部門當(dāng)中得以應(yīng)用，并取得了良好的效果。在高校的財(cái)務(wù)管理過程中，會(huì)計(jì)檔案起到了不可替代的作用，是各項(xiàng)會(huì)計(jì)工作得以展開的基礎(chǔ)。高校的會(huì)計(jì)檔案記錄著高校中的財(cái)務(wù)信息和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，因此高校必須重視對財(cái)務(wù)檔案的管理。

（一）會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)信息的重要來源和載體

會(huì)計(jì)檔案對于提高高校的會(huì)計(jì)工作水平具有極大的意義。會(huì)計(jì)檔案能夠促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的制度化管理及操作的規(guī)范性。會(huì)計(jì)檔案管理起到了會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)性作用，在管理過程中必須按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)由專業(yè)的人員負(fù)責(zé)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)中包含著賬目信息、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等重要的數(shù)據(jù)信息。會(huì)計(jì)電算化的實(shí)行使得賬簿、報(bào)表等內(nèi)容的管理更加的便捷、系統(tǒng)，也使得數(shù)據(jù)的處理和存儲(chǔ)更加的方便。

（二）會(huì)計(jì)檔案的收集工作

隨著會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，系統(tǒng)中所包含的會(huì)計(jì)檔案和信息將會(huì)不斷增加，高校必須對這些信息進(jìn)行定期的收集、分類和檢查，從而確保這些信息的安全。此外，高校還應(yīng)當(dāng)對相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行定期的檢查，防止系統(tǒng)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。在數(shù)據(jù)存入前要先對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止意外情況的發(fā)生。對于存儲(chǔ)有重要信息的會(huì)計(jì)電算化設(shè)備，在日常工作的過程中要做好安全保護(hù)，做到防火、防潮、防塵工作。與此同時(shí)，還要定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行調(diào)閱，確認(rèn)文件的保存限期，對于一些沒有價(jià)值的信息應(yīng)當(dāng)及時(shí)的刪除或更新，防止系統(tǒng)的過載。

二、高校會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

（一）管理人員不夠重視，檔案管理意識滯后

會(huì)計(jì)檔案的管理需要應(yīng)用到現(xiàn)代化的管理理念和技術(shù)，并且要充分利用現(xiàn)有的會(huì)計(jì)信息資源，將其有效地應(yīng)用到日常的會(huì)計(jì)信息管理過程中。然而，我國高校的會(huì)計(jì)管理現(xiàn)狀是管理人員普遍缺乏會(huì)計(jì)檔案管理的意識和概念，對會(huì)計(jì)檔案的重要性沒有明確的認(rèn)識，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容單一、管理簡單，尤其是對于會(huì)計(jì)檔案的電算化管理沒有引起關(guān)注，管理意識十分的落后。在管理部門和人員的組織上也沒有投入應(yīng)有的力度，管理人員的專業(yè)能力普遍偏低。甚至還有一部分高校的檔案室隨意對外界人員開發(fā)，讓財(cái)務(wù)部門的人員進(jìn)行自行查閱，不僅工作效率低下，而且容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息的丟失和篡改。

（二）會(huì)計(jì)檔案資料收集不齊全，忽視對會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理

會(huì)計(jì)檔案中包含著重要的會(huì)計(jì)信息，如會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。在進(jìn)行這些資料的管理時(shí)應(yīng)當(dāng)首先根據(jù)信息的類型進(jìn)行分類，將存根、銀行賬單、上級文件等進(jìn)行分類管理。在會(huì)計(jì)電算化的過程中，對數(shù)據(jù)的分類尤為重要，只有這樣才能確保信息的有序性，從而提高信息分析和處理的效率。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理缺乏科學(xué)性和規(guī)范性

高校對會(huì)計(jì)檔案的管理普遍缺乏科學(xué)合理的方法。首先在操作上就沒有根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理制度》中的相關(guān)要求來執(zhí)行。此外，大多數(shù)高校都沒有建立起適合高校自身工作特點(diǎn)的會(huì)計(jì)檔案管理體系，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的管理過程混亂無序，各部門之間沒有配合。高校會(huì)計(jì)檔案的管理人員素質(zhì)也普遍偏低，無法滿足現(xiàn)代化管理的要求。部分學(xué)校在會(huì)計(jì)檔案管理上投入的經(jīng)費(fèi)明顯不足，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理場所狹小、混亂，極易導(dǎo)致信息的丟失。

在會(huì)計(jì)管理觀念上，許多會(huì)計(jì)檔案管理人員仍然遵循著傳統(tǒng)的管理理念，在管理方法上缺乏科學(xué)性和有效性，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的整理十分混亂。在會(huì)計(jì)檔案的移交和銷毀方面也缺乏完善的制度，一些已經(jīng)過期的賬單、憑證等沒有進(jìn)行及時(shí)的處理，造成了人力資源和管理經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。

（四）輕視會(huì)計(jì)檔案對高校發(fā)展的作用

由于受到傳統(tǒng)會(huì)計(jì)管理觀念的影響，高校的管理人員仍沒有對會(huì)計(jì)檔案的重要性引起重視，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案的管理只是簡單的收集資料、整理數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致高校在會(huì)計(jì)檔案管理方面投入的人力物力嚴(yán)重不足，影響了會(huì)計(jì)檔案功能與作用的發(fā)揮。

三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的對策

（一）加強(qiáng)普及宣傳教育，增強(qiáng)檔案意識

會(huì)計(jì)檔案管理是高校在發(fā)展過程中不可忽視的重要工作內(nèi)容，是考察高校經(jīng)濟(jì)狀況、發(fā)展?jié)摿Φ闹匾罁?jù)。為此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)極大對會(huì)計(jì)檔案重要性的宣傳工作，普及《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》中的相關(guān)內(nèi)容，增強(qiáng)高校管理人員對會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)識，將會(huì)計(jì)檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作內(nèi)容在進(jìn)行。

（二）健全高校會(huì)計(jì)檔案管理制度，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案事業(yè)發(fā)展

會(huì)計(jì)檔案中包含著豐富的內(nèi)容，這使得會(huì)計(jì)檔案的管理工作量十分龐大。為了確保會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量，在管理的過程中應(yīng)當(dāng)制定完善的計(jì)劃和方案，最終形成一個(gè)完善的高校會(huì)計(jì)檔案管理制度。高校的會(huì)計(jì)管理部門應(yīng)當(dāng)與其他部門建立良好的溝通與合作渠道，根據(jù)高校的發(fā)展實(shí)際，建立切實(shí)可行的管理體系，使得會(huì)計(jì)檔案的管理工作有良好有效的依據(jù)。與此同時(shí)，高校應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制，提高會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。高校可以從檔案分類、借閱制度、檔案移交等方面進(jìn)行制度的完善。

（三）遵循會(huì)計(jì)檔案管理原則

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》是會(huì)計(jì)檔案管理的主要依據(jù)，在實(shí)際的工作與管理過程中，高校的會(huì)計(jì)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，并且與其他部門共同做好會(huì)計(jì)信息的核實(shí)與監(jiān)督工作。在會(huì)計(jì)檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)遵循一定的原則，如完整性原則、簡易性原則、安全性原則和保密性原則等。

（四）積極運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理會(huì)計(jì)檔案

在會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展和完善的過程中，應(yīng)當(dāng)積極地與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合起來。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠極大的提高會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和效率。高校在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)，可以選用一套適合自身管理體制的軟件，并建立相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，將相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。管理人員只需要將會(huì)計(jì)信息輸入到系統(tǒng)中，就可以由計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動(dòng)的分類、整理、檢索等過程。相關(guān)財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)人員只需要登錄系統(tǒng)就可以對需要的信息進(jìn)行及時(shí)的調(diào)用。這樣不僅節(jié)省了管理的時(shí)間，還能限制系統(tǒng)的訪問權(quán)限，提高了會(huì)計(jì)信息的安全性。

四、結(jié)語

會(huì)計(jì)檔案作為高校內(nèi)部管理信息的重要組成部分，在高校的管理和發(fā)展中都起到了重要的作用。在信息化的時(shí)代背景中，高校的管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變對會(huì)計(jì)檔案管理的觀念，充分認(rèn)識到會(huì)計(jì)檔案的重要性，并且積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理手段，逐步實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的電算化管理，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案原有的功能和作用，為高校的建設(shè)和發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（作者單位為云南交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

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