淺議檔案管理中的保密工作

周消頻

摘 要：檔案管理的重點內容是保密，檔案管理的保密性直接或間接地關系到企事業單位的生存與發展，影響著企事業單位綜合競爭實力的強與弱。因此，檔案管理部門必須認識到檔案資源對企事業管理工作的重要作用，必須認識到檔案保密工作對企事業單位發展的意義，必須把檔案管理的保密工作放在第一位。在此，筆者結合自己多年來檔案管理工作的心得體會，談一談檔案管理中的保密工作。

關鍵詞：檔案管理；保密工作；研究

對于政府機關、企事業單位而言，檔案管理的保密工作始終是不容忽視的，尤其是那些涉密級別較高的檔案資源，更是對行政決策、企事業未來發展具備至關重要的影響。不可否認，在我國當前的檔案管理保密工作中，由于管理人員的保密意識相對薄弱，檔案管理制度的規范性強差人意，常常發生各種檔案泄密事件，危害到工作的正常開展，給企事業造成重大損失。因此，必須經常強調檔案保密，強化保密工作。下面筆者就檔案保密工作，分別從制度建設、保管工作、有效監督、加強宣傳、提高素質等五個方面淺議一下檔案管理的保密工作的開展。

一、管理制度的建設

以《保密法》、《檔案法》為依據，完善本單位檔案管理制度的建設，制定出清清楚楚的檔案管理規章制度，主要包括：立卷歸檔、移交接收、保管利用等檔案管理制度。尤其是保管利用制度，要設定應用密級，堅持按照允許的密級，制定并推行檔案的閱覽制度、外借制度、復制制度等。在實際工作中，檔案管理人員要堅持原則，熟知不同人員的不同使用權限，嚴格執行審批條件，做到不失密、不泄露、不遺失，堅持一絲不茍的使用登記制度，為檔案信息安全提供有力保證。在工作中不斷總結、不斷完善，使得執行制度條文不拘泥、不死板，嚴密而簡明，便于執行。

二、保管工作要達標

檔案保管工作包括保管環境的營造與保管措施的執行，安全的環境加上得力的措施，是保證檔案安全，延長保管時效的根本。

第一，保管環境主要指檔案庫房以及其中的設施設備是否滿足檔案管理條件。按照國家相關規定，檔案庫房必須獨立建造，對于在機關大樓、寫字間中的檔案室，雖然不能完全按照相關法規執行，但是必須做到檔案庫房與其它房間分離，例如：庫房與辦公室分離，庫房與閱覽室分離。檔案庫房必須具備防火、防盜、防水、防鼠害等功能，有條件者應該加裝監控系統。檔案庫房必須有專人負責管理，落實責任，嚴格執行出入庫管理制度，無關人員一律禁止入內；檔案出入庫必須執行嚴格的登記制度。

第二，保管措施要堅持“以防為主，防治結合”方針，做到“四不”，即：不壞、不丟、不散、不亂。不壞，檔案原件完好無損，不因各種不利因素損壞檔案。對破損檔案，要組織人力物力及時搶救；不丟，保障檔案的絕對安全，不因工作疏忽造成檔案的遺失與被竊，不僅要保護檔案實物的安全，還要保護檔案內容的完整；不散，科學分類，集中保管不同類別的檔案資料，不因檔案分散而導致檔案管理混亂，更不能由此而造成檔案的損壞或丟失；不亂，檔案保管有條不紊，檔案排列規范，有規可循，有目可查。

三、有效監督要落實

監督的目的是為了能夠及時發現并有效制止與糾正在使用檔案的過程中的各種不良行為。重點是檔案的保密與保護。

檔案的價值就在保密使用，在一定時間、一定范圍內有效利用，是檔案“保而用”的意義所在。把檔案嚴格控制在一定時間、一定范圍內，就是檔案的保密工作。保密，一是把檔案束之高閣，封藏起來，此時，需要監督檔案保管環境是否達標，是否有利于檔案的壽命，是否存在失竊風險。二是檔案在使用過程中，此時，是否按照檔案密級憑證調取，是否有偷撕或涂改行為，是否有翻書沾水、隨手劃線等不良閱讀行為。對于以上多種情況，檔案管理者要及時提醒并糾正，做好監督工作。為了更好地落實監督效力，在有條件的地方可以安裝攝像監控系統。負責檔案管理的主管部門與領導，要勤檢查、勤督促、勤關懷，切實擔負起領導責任，防患于未然。為了避免出現檔案損壞、丟失情況，檔案管理者要在檔案使用者離開之前仔細檢查，發現問題及時報告，及時查處，采取措施盡可能地挽回損失。

四、加大保密宣傳力度

加強保密意識的宣傳普法工作，不可否認，安逸舒適的生活的確令許多人淡化了保密意識，相關的法律法規宣傳工作是比較缺失的。單純地完全依靠檔案管理者維護檔案的保密性，難度是相當大的。因此，檔案管理部門與管理者應該主動出擊，聯合其它部門、社會機構等，通過舉辦張貼標語、制作宣傳欄、舉辦普法知識講座等活動，讓更多的人知曉保密工作的重要性，提升大眾的保密意識，打造開展保密工作的良性環境。

五、提高從業人員素質

檔案管理者從事檔案日常保管與維護工作，其工作崗位決定了他們具有知秘早、知秘多、知秘深的特點，因此，培養并提高檔案管理者的職業素質至關重要。檔案管理者的職業素質包括職業道德與專業技能，在職業道德方面，檔案管理者應該樹立歷史唯物主義哲學觀，甘于寂寞，安心本職，具有高度的事業心與強烈的責任感，具有積極主動、周到細致的服務態度；在專業技能方面，檔案管理者必須掌握四種技能：①檔案專業知識，②業務管理知識，③現代化設備操作技能，④書法技能。另外，檔案管理者還要學會“善忘”，在非工作場合善于忘卻工作內容，防止自己在不知不覺中泄露秘密，避免說者無意，聽者有心。無論在什么時間什么場合，檔案管理者都要把維護檔案安全視作自己的第一要務。

六、結論

綜上所述，我國經濟建設的飛速發展，促進了現代化高科技的普及應用，一方面給我們的生活與工作帶來了很大的便利，另一方面，也要求檔案管理工作面臨著新的形勢與新的考驗，其中最嚴峻的考驗就是檔案保密工作難度加大了。只有立足于以人為本的基礎之上，完善制度建設，更新管理設備與手段，才能充分保障檔案的保密工作。

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