探索醫院檔案管理信息化建設

劉芳

摘 要：近幾年來，醫院發展規模越來越大，涉及面向精、細、廣方面發展，形成的檔案數量和門類相應增多，如何使醫院檔案信息加速向數字化方面發展，構建準確及時、經濟、安全的檔案信息數字化系統，成為當前醫院檔案管理工作者認真思考和不斷探索的問題。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化

醫院檔案作為醫院管理中的一個重要組成部分，在醫療教學科研等活動中的作用日益顯著，隨著醫療衛生事業的不斷發展，檔案的綜合管理水平勢必成為評估一家醫院管理水平高低的重要依據之一。飛速發展的社會信息化決定了必須加速醫院檔案管理的信息化進度。

一、樹立科學的檔案管理信息化觀念

以信息化建設提升和改造傳統的醫院檔案管理和利用方式，帶動和促進醫院檔案業務基礎工作和檔案室工作，這既是指導思想也應該成為一種觀念。長期以來傳統的檔案工作已經形成了一整套適合手工作業、實體檔案的工作方法和模式，這在今后信息化建設中肯定碰到對傳統的檔案工作模式進行改革的問題。檔案信息化管理必須以高性能的軟、硬件基礎設施來保證。加強資金投人，引進現代化的技術和設備是實現檔案信息化管理的必要條件。應配備先進的互聯網等辦公設備，利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加快檔案信息數字化處理步伐。另外，醫院檔案部門要加強檔案信息資源的合理配置與科學管理，充實和完善檔案數據庫，有計劃地進行室藏檔案數字化工作。積極介人本單位電子文件管理工作，探索規范化的管理方式。做好電子文件歸檔管理工作，制定出相應的電子文件歸檔管理制度。對新產生的電子檔案，要采取科學的管理方法和技術手段，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。

二、實行醫院檔案信息一體化管理

醫院運作和管理的過程是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫院作為一個綜合的管理系統，檔案管理系統就是一個信息資源子系統。但醫院現行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理，相互之間也缺乏必要的協調和聯系。因此，建議將檔案管理這個子信息資源融入醫院整體信息化工作中，這樣就不但可以節約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫。醫院實行信息、檔案管理一體化，建立一個結構合理、功能齊全、高效的信息中心，就可適應當前醫院加快信息現代化建設的需要。

三、醫院檔案管理信息化建設的重點

首先，文書工作是檔案管理工作的基礎，文書處理過程的好壞直接影響著檔案的內在質量。為適應新形勢下的工作需求，應該把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。發文處理過程也可通過網絡進行，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。

另外，隨著醫學事業的發展，疾病譜的不斷擴大和新技術、新項目的開展，應將各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況一一列出，通過局域網反饋到各臨床科室，使醫務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱。同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結經驗，找出問題，及時改進，進一步提高醫務人員的醫療服務水平。

四、建立有特色的數字化信息資源庫

數字化信息資源庫包括數字檔案管理系統、數字目錄中心管理系統、數字文檔管理系統、數字文件管理系統等。檔案數據庫是檔案室網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國內標準為依據，集中力量建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫；另一方面，檔案資源數字化整理也要與之配套進行，即使用數字模擬整合技術將室藏各種檔案數字化，其有以下三個基本途徑：一是檔案室把固化在紙質載體中的檔案信息開發匯集成系統文獻檔案信息，并以數字化方式輸入計算機：二是利用數字照相、掃描等技術將檔案原件進行數字化處理；三是直接在辦公自動化過程中形成規范的電子文件信息。

五、加快醫院檔案管理軟件的開發

加快醫院檔案管理軟件的開發是優化醫院檔案管理信息化建設的重要環節。醫院檔案管理軟件是醫院檔案管理信息化建設的重點和難點，對醫院而言，檔案管理軟件的開發要結合醫院的實際情況進行選擇，根據醫院的基本情況和特點，建立適合醫院檔案管理的系統軟件。一般來說，醫院檔案管理信息化為加快醫院檔案管理軟件的開發，要選用經過國家鑒定的正規軟件，在此基礎上要進行第二次開發，建立適合醫院管理的軟件系統，又可與醫院的行政辦公系統相接，實現文件形成、報送、接收、分類編目、整理等全過程的計算機管理。

六、建立具有醫院特色的資料庫以及信息交互平臺

醫院特色的資料庫是指結合當地情形以及醫院情況建立完善的資料儲存系統，例如地方醫院及小型衛生單位可將片區居民信息以及工作日常等進行納入，方便地區工作的開展；綜合醫院則全面納入各患者就診記錄、醫院研究科室成果、院內知識、工作經驗等，方便醫院發展。而信息交互平臺則是利用多媒體技術以及網絡技術，解除地域的束縛，吸收更多的當代新技術項目，與多方進行資源共享以及交流，贏得共同發展。提升全院醫療服務水平以及醫療技術水準，為院內工作人員提供豐富的學習資料。

七、結語

總之，檔案信息是經濟發展的重要保證，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展的醫療工作中發揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現代化管理進程，逐步實現醫療檔案的信息化建設，為利用者提供優質的服務。

參考文獻：

[1]李玉霞.醫院檔案管理中的問題與對策[J].醫學信息，2008，2.

[2]夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案，2010，03.