有關(guān)歸檔紙質(zhì)文件與電子文件整理的思考

周小蕾

摘 要：隨著辦公現(xiàn)代化技術(shù)的普遍使用，產(chǎn)生兩類需歸檔文件即電子文件和紙質(zhì)文件。這就要求我們正確認(rèn)識(shí)二者的特性，在電子文件歸檔的同時(shí)，不應(yīng)忽視紙質(zhì)文件的歸檔。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)文件；電子文件；歸檔管理

電子文件的出現(xiàn)，對(duì)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。電子文件對(duì)檔案工作產(chǎn)生多種影響，應(yīng)通過實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略解決好電子文件的保存問題，使檔案管理向立體化方向發(fā)展。同時(shí)，建立電子文件歸檔制度以及選擇適合的歸檔方式，以推動(dòng)電子文件歸檔工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

一、電子文件難以歸檔的原因

與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作。主要原因是大多數(shù)電子文件形成者囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作；或由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔。這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒。筆者認(rèn)為，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，推動(dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)。應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，摸清信息產(chǎn)生的源頭，并對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作一步步進(jìn)行改革。這樣，才會(huì)促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理工作程序，建立歸檔制度。

二、歸檔電子文件的整理

歸檔電子文件的分類與機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案綜合管理分類方案的類目相同。分類可根據(jù)具體情況選用到一級(jí)類目、二級(jí)類目、三級(jí)類目。歸檔電子文件以件為單位整理。同一全宗內(nèi)的電子文件在大類類目下按照年度一保管期限一機(jī)構(gòu)（問題）或保管期限一年度一機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類。歸檔電子文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。歸檔電子文件編號(hào)：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字的流水號(hào)，不足四位的在前補(bǔ)“0”或在捕獲前將設(shè)備設(shè)置為“0001”的原文件名流水號(hào)。歸檔電子文件夾編號(hào)：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字的流水號(hào)，不足四位的在前補(bǔ)“0”。歸檔電子文件光盤編號(hào)：由檔案大類類目號(hào)、屬類（項(xiàng)目）類目號(hào)、電子文件類別代碼、光盤序號(hào)、套別組成。即在分類方案的最低一級(jí)類目后加上電子文件類別代碼。

其形式以及填寫方法如下：

把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至一次性只讀光盤上，存儲(chǔ)二種以上類目或類別的電子文件時(shí)應(yīng)將所包含的類目編號(hào)或類別都寫上。

文本文件：用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件，以及各種管理活動(dòng)中形成的公文、報(bào)表和軟件說明等；

圖像文件：用掃描儀、數(shù)碼設(shè)備等獲得的圖像文件；

圖形文件：用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形文件；

影像文件：用視頻設(shè)備獲得的視頻文件；

聲音文件：用音頻設(shè)備獲得的聲音文件；

三、紙質(zhì)、電子檔案雙重管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）提高工作效率

按《規(guī)則》整理文件的方法，是以計(jì)算機(jī)管理檔案為軸心運(yùn)轉(zhuǎn)的，計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能，使我們的調(diào)卷速度、效率可以大幅度提高。文件材料整理、歸檔、保管的目的是便于查找，為各部門提供利用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。在時(shí)間就是金錢，時(shí)間就是效率的今天，提高檔案調(diào)卷速度、效率，就是為企業(yè)生產(chǎn)、企業(yè)各方面的建設(shè)贏得寶貴的時(shí)間。所以，大大提高工作效率是《規(guī)則》的最大優(yōu)點(diǎn)。

（二）實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理

按《規(guī)則》進(jìn)行管理，充分地發(fā)揮了計(jì)算機(jī)管理檔案的優(yōu)勢(shì)。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件和電子文件雙重管理，也就是說任何一份紙質(zhì)文件的標(biāo)題下都附有相對(duì)應(yīng)的電子文件，任何一個(gè)部門，只要向檔案室發(fā)送檔案借閱申請(qǐng)，檔案管理員就可以把電子文件通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到需求者手中，避免了反復(fù)使用對(duì)紙質(zhì)檔案造成的無形損傷，保證了檔案原件的安全，同時(shí)方便了各業(yè)務(wù)部門，提高了檔案利用效率。檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理，并不是說網(wǎng)絡(luò)中的任何一個(gè)成員都可以隨心所欲的調(diào)出檔案室檔案庫里的任何一份電子文件，在檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中，不同的部門被授予了不同的權(quán)限，對(duì)于檔案室，被授予了一項(xiàng)特殊的權(quán)力，可以通過電腦查看到各個(gè)部門到期應(yīng)歸檔而沒歸檔的電子文件，檔案管理人員可以讓這部分電子文件強(qiáng)行歸檔；保證了應(yīng)歸檔文件的及時(shí)歸檔。網(wǎng)絡(luò)授予檔案室的權(quán)限是特殊的、多向性的，它讓檔案管理員能及時(shí)了解公司各部門檔案歸檔情況，督促各部門檔案及時(shí)歸檔。對(duì)于其他的部門，不可能查看到檔案室電子檔案庫里的任何一份電子文件，除非他向檔案室發(fā)出的申請(qǐng)被批準(zhǔn)，他向檔案室借的這份文件僅限于他本人的電腦閱覽，其他電腦是根本無法看到的。檔案管理網(wǎng)絡(luò)授予各部門的權(quán)限是單向性的，這保證了檔案借閱過程中的保密性。

（三）便于做檔案專題和檔案統(tǒng)計(jì)

檔案專題和檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案管理不可缺少的工作環(huán)節(jié)。檔案專題可以是職稱認(rèn)定、機(jī)構(gòu)設(shè)置、重大決定事項(xiàng)、干部職務(wù)任免等多個(gè)專題；文書檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、科技檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，都是檔案工作人員必須花大量時(shí)間、大量精力去做的工作。用計(jì)算機(jī)管理檔案，計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能可以在幾分鐘內(nèi)完成所有專題的檢索工作，各類檔案的保管、利用情況，計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，也就是說，幾年甚至幾十年以來，檔案工作人員必須花費(fèi)大量的時(shí)間、精力才能完成的工作，利用電腦，有可能在幾分鐘之內(nèi)就完成了。

（四）簡化工作環(huán)節(jié)

在《規(guī)則》發(fā)布實(shí)施以前，傳統(tǒng)的檔案整理程序是：分類、組卷、卷內(nèi)文件排列、裝訂檔案、擬定案卷標(biāo)題、編文件頁號(hào)、抄寫卷內(nèi)目錄、填寫案卷封面、上檔號(hào)、案卷號(hào)、抄寫案卷目錄。按《規(guī)則》整理檔案的程序是以件為單位的文件裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒、上架。從環(huán)節(jié)上，按《規(guī)則》來整理文件就比傳統(tǒng)的方法省去了填寫案卷封面、抄寫案卷目錄等環(huán)節(jié)。

（五）便于保管、利用

比起傳統(tǒng)的以“卷”為管理單位組卷的管理方式，按《規(guī)則》的要求，以“件”為單位整理、保管的檔案管理方式.有便于保管、利用的優(yōu)點(diǎn)。以“件”為單位整理的文件，每件文件的右上角必須加蓋件號(hào)章，件號(hào)章的內(nèi)容包括室編著件號(hào)、年度、全宗號(hào)、館編件號(hào)、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）。對(duì)于企業(yè)檔案室，室編件號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等四項(xiàng)是必須填寫的項(xiàng)目，它是辨識(shí)其在檔案庫房位置的四個(gè)主要特征，所以，一份被借出的文件，我們根據(jù)其件號(hào)章的內(nèi)容，就可以難確的判斷出它所存放的位置。按“件”整理檔案，比按“卷”整理檔案便于保密。如果借閱者確實(shí)需借用檔案原件，以“卷”為單位保管的檔案，提供給檔案借用者的檔案原件是一卷，它包括借用者需要的那份文件，但大部分是借用者不需要的文件。這就產(chǎn)生了借一份文件卻把大量文件帶出檔案室的現(xiàn)象，不利于保密。以“件”為單位管理檔案，從根本上解決了這個(gè)問題。每個(gè)文件都是單獨(dú)保管，檔案室只對(duì)借用者（部門）提供他們需要的單份文件就可以了。如果，借用者需要的是復(fù)印件，以“件”為單位進(jìn)行保管也比傳統(tǒng)的以“卷”為單位進(jìn)行保管復(fù)印起來方便得多。

四、結(jié)束語

《歸檔文件整理規(guī)則》的發(fā)布，是檔案管理工作一次重大改革，是告別傳統(tǒng)的檔案管理方式的一次創(chuàng)新，它對(duì)進(jìn)一步提高檔案管理工作效率起到了決定性的作用，隨著檔案利用效率的提高，檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的重要地位、重要作用將越來越被人們所認(rèn)識(shí)。按《規(guī)則》以“件”為單位整理檔案、電子檔案保管納入企業(yè)檔案管理范疇、檔案管理現(xiàn)代化，對(duì)檔案工作者提出了更高的要求。時(shí)代的發(fā)展要求檔案工作者對(duì)檔案這項(xiàng)默默無聞的“蘭臺(tái)”事業(yè)要有無私的奉獻(xiàn)精神、認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度、能大能小的工作能力和業(yè)務(wù)技術(shù)，能大，就是能熟練地運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行檔案管理，能熟練地運(yùn)用現(xiàn)代化管理網(wǎng)絡(luò)對(duì)各業(yè)務(wù)部門提供優(yōu)質(zhì)、快速的服務(wù)；能小，就是即使是編一個(gè)流水號(hào)，也能事無巨細(xì)，認(rèn)真對(duì)待，做到最好。

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