如何幫助政協(xié)委員做好企業(yè)文化檔案工作的探討

林芳

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)文化檔案的相關(guān)工作顯得尤為重要，特別是對企業(yè)具有重大保存價值的各種檔案資料，應引起相關(guān)部門的重視。幫助政協(xié)委員做好企業(yè)文化檔案工作也關(guān)系到社會主義市場經(jīng)濟的良性發(fā)展，且意義重大，但相關(guān)研究仍然較少。本文即從企業(yè)文化檔案的歸檔范圍、歸檔要求、檔案保管期限、檔案的保管工作與檔案利用等幾方面探討如何幫助政協(xié)委員做好企業(yè)文化檔案工作，希望為相關(guān)工作提供科學的經(jīng)驗借鑒。

關(guān)鍵詞：政協(xié)委員；企業(yè)文化檔案

一、問題引入

“管理好一個企業(yè)，務必抓好三件事：企業(yè)政治、企業(yè)經(jīng)濟、企業(yè)文化，這是搞好企業(yè)的三個支撐點。作為培植積極向上意識和風尚的企業(yè)文化，在企業(yè)科學管理中，它的現(xiàn)實意義愈來愈顯得重要?！雹倨髽I(yè)文化是企業(yè)在長期發(fā)展過程中形成的精神財富，是企業(yè)員工智慧的結(jié)晶。現(xiàn)代企業(yè)數(shù)量眾多，市場競爭激烈，企業(yè)文化更是對于企業(yè)特色品牌宣傳、企業(yè)凝聚力鞏固、企業(yè)價值提升具有重要意義。國外一些長盛不衰的企業(yè)，都極為重視企業(yè)文化對于企業(yè)特色品牌宣傳、企業(yè)凝聚力鞏固、企業(yè)價值提升的重要意義。我國市場經(jīng)濟雖然起步較晚，但在現(xiàn)代企業(yè)數(shù)量眾多，市場競爭激烈的市場環(huán)境下，企業(yè)文化建設更應得到重視。然而企業(yè)文化并不是憑空存在的，必須有所依托。企業(yè)文化檔案就是在企業(yè)長期發(fā)展過程中所積累的，有關(guān)企業(yè)文化的，對企業(yè)具有重大保存價值的各種檔案資料，其中包括實物資料、圖像、音視頻資源、文字資源。企業(yè)文化檔案是企業(yè)文化的外在化體現(xiàn)，也是企業(yè)文化延續(xù)的重要保證；企業(yè)文化檔案的保存和管理是不僅僅是企業(yè)檔案管理的一部分，更是企業(yè)文化建設的重要環(huán)節(jié)。政協(xié)委員做好企業(yè)文化檔案工作對于我國企業(yè)形象的確立以及社會主義市場經(jīng)濟的良性發(fā)展意義重大，近年來所受重視程度也不斷提升，但相關(guān)研究仍然較少。本文即從企業(yè)文化檔案的歸檔范圍、歸檔要求、檔案保管期限、檔案的保管工作與檔案利用等幾方面探討如何幫助政協(xié)委員做好企業(yè)文化檔案工作，希望為相關(guān)工作提供科學的經(jīng)驗借鑒。

二、幫助政協(xié)委員做好企業(yè)文化檔案工作的具體措施

幫助政協(xié)委員做好企業(yè)文化工作涉及到兩個層次，首先，企業(yè)必須做好企業(yè)文化檔案建設管理工作，這也是一切相關(guān)工作展開的基礎；其次必須針對政協(xié)委員的工作性質(zhì)提供必須協(xié)助。下面就將針對以上兩點進行具體說明。

（一）明確企業(yè)文化檔案的歸檔范圍及部門職責

一般來講，涉及企業(yè)文化的檔案資料包括以下幾類：1.企業(yè)的各種標識包括企業(yè)的標志以及企業(yè)下各子產(chǎn)品品牌的標志；2.企業(yè)精神的外化物，例如企業(yè)歌曲、箴言訓條等；3.企業(yè)的各種榮譽象征，包括榮譽證書、獎杯、錦旗等；4.涉及企業(yè)文化的實物，例如公司歷來使用的各種標牌、具有典型意義的公司用品；5.公司重要文案資料包括企業(yè)制度程序、企業(yè)要事記錄、企業(yè)重要人物會議發(fā)言總結(jié)、企業(yè)各類活動記錄、企業(yè)參加社會公益的情況記錄、企業(yè)宣傳廣告資料以及企業(yè)杰出人員履歷等。

企業(yè)文化檔案的管理離不開企業(yè)各部門明確職責分工，例如，在企業(yè)人力資源部門應該及時提供正在開展活動或辦理重要業(yè)務的部門及人員信息；檔案管理部門應在活動或業(yè)務結(jié)束后及時收集分類涉及企業(yè)文化的重要信息、資料，并進行合理分類，具體來講凡是有關(guān)企業(yè)文化的，對企業(yè)具有重大保存價值的各種檔案資料，其中包括實物資料、圖像、音視頻資源、文字資源都應成為收集保存對象；同時企業(yè)總部和各地分部應就工作做好協(xié)調(diào)，設置專門人員、調(diào)配專用資金進行相關(guān)工作，企業(yè)總部應將分部的文化檔案工作列入工作考核項目之一。

（二）遵循企業(yè)文化檔案的歸檔要求

總的來講，企業(yè)文化檔案歸檔要注意以下幾點：首先必須明確不同來行檔案資料的特點及價值，既要使各種檔案資料圍繞企業(yè)文化這一主題有機聯(lián)系，又要明確不同類型資料的特點及價值，廣泛收集與重點保存并重，資料保護與方便利用并重。

參照檔案管理工作的先進經(jīng)驗，具體可以采取以下措施：1.歸檔的企業(yè)文化資料必須做到檔案種類齊全、資料數(shù)量完整、質(zhì)量可靠，例如文件資料的印刷效果、音視頻資料的錄制效果；2.歸檔材料的整理必須細致認真，既要保存資料主要內(nèi)容也要同時保存重要附件，例如手稿與最終文件、文件答復及處理情況、文件原件與后期復制資料、各種文字的刊印發(fā)行版本，不能有所遺漏；3.文件包含材料較多的應注意保存的邏輯順序，保持文件保存的已執(zhí)行與邏輯連貫性，一般來講要遵循先批復文件后請示文件、先正件后附件、先初稿后定稿的順序；4.文件整理應注意序號化和層次化，做到文件序號明確、頁碼明確。若是需要進行裝訂的文件，要在文件有文字面統(tǒng)一位置編寫頁碼，一般是在材料正面右上角與背面左上角；如文件不需要裝訂，也應注意文件右上方進行明確編號，其他類型的企業(yè)文化資料，例如音視頻資料也應有單獨的種類號與資料號；5.企業(yè)文化資料分類必須做到精細化，具體來講，不同保存期限、保存價值、保密程度的文化資料應做到分級管理，同時做好目錄登記。整理分類過程中，不可隨意更改資料內(nèi)容，不可隨意簡化、增刪資料目錄信息；對于目錄信息缺失的要在認真調(diào)研基礎上重新擬寫，并將考證過程詳細記錄隨之收錄；6.音視頻資料也應配以必要的文字說明，例如主題，主要內(nèi)容，錄制地點、時間、人員等等。

（三）對文化檔案信息分類設立檔案管理期限與保密級別

企業(yè)文化檔案分類管理的最重要兩個方面便是檔案重要程度與檔案保密程度。

企業(yè)文化檔案重要程度直接決定檔案保存期限，企業(yè)文化檔案可以分為永久保存類、長期保存類、短期保存類三種。根據(jù)檔案管理的一般經(jīng)驗，保存時間15至50年的為長期保存類，短期保存類則是保存時間3至15年的檔案資料。一般來講，永久保存的企業(yè)文化檔案是指涉及企業(yè)文化主體和企業(yè)基本歷史沿革、對企業(yè)未來發(fā)展具有重大價值的檔案資料。長期保管類檔案材料則是指企業(yè)的一般性業(yè)務及活動，對企業(yè)較長時間發(fā)展有一定參考借鑒意義的企業(yè)文化檔案材料。其余的有一定文化價值意義的資料則是短期類企業(yè)文化檔案資料。

其次還應區(qū)分企業(yè)文化檔案資料的保密程度。根據(jù)檔案的保密程度，可將企業(yè)文化檔案分為一般檔案與密級檔案。一般來講，密級的企業(yè)文化檔案分為機密和絕密兩類。企業(yè)文化檔案密級設定必須遵照嚴格程序，一般首先是檔案提交者提出密級參考意見，企業(yè)的總部相關(guān)機構(gòu)負責最終決策。不管是機密檔案和絕密檔案都必須在規(guī)定場合進行調(diào)閱，不得私自帶離；且必須在相關(guān)部門同意的基礎上才能進行檔案復制；且調(diào)閱人身份職位等必須達到調(diào)閱要求才可以。密集檔案經(jīng)相關(guān)部門審核后可以進行解密，作為一般檔案保存。

（四）嚴謹?shù)钠髽I(yè)文化檔案管理與高效的企業(yè)文化檔案利用并重

企業(yè)文化檔案管理的最終目的在于企業(yè)文化檔案的合理高效利用，幫助政協(xié)委員做好企業(yè)文化檔案工作的基礎是實現(xiàn)企業(yè)文化檔案的良好管理，但同時應注意方便政協(xié)委員對企業(yè)文化檔案的利用。政協(xié)委員對企業(yè)文化檔案的調(diào)閱可以給予一定方便，但也必須在企業(yè)上級有關(guān)部門，一般是人力資源管理部門的批準下進行。企業(yè)必須為政協(xié)委員提供高效便捷的企業(yè)文化檔案借閱手續(xù)辦理，為政協(xié)委員提供詳實、充足的企業(yè)文化檔案供其研究，同時如果企業(yè)條件允許可以派熟悉企業(yè)文化檔案的人員協(xié)助政協(xié)委員開展相關(guān)工作。

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