辦公用品的創新設計研究

文/鄧海杰

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辦公用品的創新設計研究

文/鄧海杰

現代社會商業、金融、旅游等所謂的服務行業占了絕對的比重，而傳統的工農業所用的人手越來越少，幾乎60%參加工作的人是在辦公室里度過工作生涯的。人作為辦公室里的一個必要因素，自工業革命開始就形成了。從那時起辦公室人員就在這樣的環境里工作，一直也沒有什么太大變化。競爭激烈的今天，辦公一族的壓力非常巨大，辦公空間里的所有因素都和他們的工作息息相關。毫不起眼卻又使用頻繁的辦公用品在現代辦公環境中所扮演著怎樣的角色？怎樣的辦公用品才是現代辦公人員所推崇的、辦公企業所追求的？

“創新”便是目標。創新引領辦公用品設計步人一個新的階段，創新思維，更新理念，從宏觀上把握好“人-產品-環境”之間的關系，微觀上要把技術、文化、形象、成本、市場等多方面因素協調統一到一個小小的文具上。創新將使辦公用品成為創造演繹時代、展現民族文化底蘊、體現人文關懷、孕育人們豐富情感的，并是功能性、審美性、適用性完美結合的有機整體，將舒適的無窮魅力演繹發揮到極至。

一，現代文化辦公用品的發展現狀

目前辦公用品市場的發展面臨著開發設計創新能力差、產品同質化的現狀。文化辦公用品市場廣，銷量大，根據使用對象的劃分，有學生群體和企業辦公群體。因此，文化辦公用品實質上已分為針對學生群體而設計的文具用品，以及針對現代辦公而設的現代辦公用品。在產品的設計上同樣有著很大的差別。尤其是以文具行業的發展為例，文具的生產主要以模仿為主，文具用品玩具化的現象十分嚴重，且有不少學生家長反映這類文具會影響孩子的學習。千篇一律的表面設計無法真正做到產品的創新并更好地解決現存的問題；然而針對現代辦公所需的用品設計也應該盡快從傳統向現代化轉變，以提升辦公用品的文化品位為根本，讓產品充分展現設計的魅力。在面對國外文化用品企業進軍中國市場，其一流的產品設計、產品包裝、產品研發能力都給國內的文化用品產生企業敲響警鐘，近年來，部分國內企業意識到產品創新的重要性，正努力走出產品同質化的泥潭，以實現企業的戰略轉型。

二、現代辦公用品設計的環境因素

辦公空間是人們長時間工作和生活的環境，辦公環境的合理性也在不同程度地影響著辦公人員的身心健康問題，不合理的空間環境容易造成人與人之間交流與合作的缺失，導致工作效率低下。一個好的辦公環境應該既滿足辦公效率的需要，又滿足人的精神需求以及有利于員工的身心健康，使員工在良好的溝通和人際關系的基礎上體會到歸屬感和幸福感。

不同的辦公環境決定其風格特征，所體現出的設計理念也不盡相同。政府機關的辦公環境設計表現得更為穩重與深沉，所選用的辦公用品色彩一般以深色為主，體現出嚴謹的做事風格；設計機構的辦公空間設計個性十足，能充分展現公司的設計理念，在辦公用品的選用上往往體現出設計的多樣化。而辦公用品是辦公環境中大量存在的、必不可少的用品，是用戶實現辦公環境體驗的重要載體，它對辦公環境的影響起著舉足輕重的作用。在辦公環境引導的辦公用品設計中提到從產品使用環境、美學環境、光學環境、聽覺環境、空氣環境、以及技術環境六個方面分析辦公環境，運用設計手段對辦公用品在色彩、造型、材質、結構等方面進行合理的設計，是實現產品創新的又一方向。因此，現代辦公用品的設計必須適應多元化辦公環境的發展趨勢，這不僅從產品意義上提升其功能價值，還讓用戶感受到辦公用品的情感關懷，旨在提升人們的工作效率，為員工創造更大的價值。

三、創新設計理念在辦公用品中的運用

隨著工業設計的不斷進步，以適應各類產品的創新設計理念已廣泛應用于工業設計領域，并取得一定的成效。但是，現代辦公用品的創新設計仍處于發展狀態，要擺脫傳統且單一的產品風貌，還需要不斷地創新。在眾多的創新設計理念中，如概念設計、綠色設計、仿生設計、情感化設計等也為現代辦公用品的發展創造新的活力。著名設計史論家，洛杉磯藝術中心設計學院（Art Center College of Design）教授王受之先生很早就提出設計的本質是解決問題（problem solving）。因此，現代辦公用品的創新設計應該是發現問題，分析問題到解決問題的過程，并適當運用各種設計手段進行產品的表達。這就涉及到產品的創新設計應該是多方面的綜合，比如在概念設計中融入綠色設計思想，有這么一款概念鉛筆打印機，只需要將用后的鉛筆頭插進打印機，打印機就可以自動將鉛筆的木頭和筆芯分開，然后將筆芯作為打印機的墨汁。當然筆芯打印出來的文字是可以擦除的，在這打印機的另一端設計有橡皮擦功能，只需要將打印有文字的紙插進去，就可以擦出上面的文字。這款概念鉛筆打印機充分考慮到辦公用品資源的循環利用，運用技術的優勢改變了傳統的思維方式，體現出創新設計對現代環境的思考。

四，現代辦公用品創新設計方法的思考

創新設計理念貫穿于產品設計的全過程，它還需要通過有效的方法實踐得以運用。目前針對產品創新設計的方法有三類：技術創新設計、文化創新設計和人本創新設計。技術是構成產品的關鍵要素，是產品創新設計的核心；文化是產品的內涵，通過在產品中巧妙地融入文化藝術元素以實現創新，已經成為產品設計和創新的主流思想；人本創新是更加關注用戶，要求設計從用戶的需求出發并最大限度地滿足消費者的需要，同樣地，功能是技術創新的表現，外觀設計是展現文化內涵的手段，使用方式是關注用戶需求的結果。那么在辦公用品的創新設計上，我們可以嘗試將三者有機結合，設計出與環境相協調，與用戶體驗相適應的產品。

現代辦公用品的種類繁多，但大部分辦公用品所涉及的技術領域并不復雜，基本上屬于功能結構方面，而針對辦公用品方面的功能結構的創新在很大程度上能解決現代辦公存在的問題，以滿足用戶的需求，再者融入文化藝術元素提升辦公用品的整體形象。

五、現代辦公用品創新設計實踐

1、市場調查與用戶分析

這個項目是以現代辦公用品為研究對象的，在開展市場調研前須明確現代辦公用品的分類以及所使用的人群。而在各類工作環境中，桌面辦公用品是使用最為普遍且不可缺少的類別，如：文件夾、筆、訂書機、膠帶、尺子等，根據使用人群的特征，他們基本為現代辦公人士，對于辦公用品的選擇會偏向于產品的實用性，能有效提高工作效率為首選，再次考慮產品的美觀性，再結合這個課題是以舒適辦公體驗為主，我們不僅要在功能上進行創新以解決現代辦公存在的問題。還要給產品融人新的設計理念，讓辦公用品真正做到與環境相協調，與用戶體驗相響應，實現“人-產品-環境”的和諧統一。

我們將會從兩個方面對辦公用品進行分析研究，一方面從辦公用品的使用環境進行分析，了解用戶對辦公用品的選擇一現代辦公環境按性質分類基本為：政府機關、企業類、藝術設計類：不同的辦公環境決定了辦公用品的整體風格，對于辦公用品的整體造型設計有很好的指導作用。

（1）政府機關，特點：工作環境較為嚴肅，傳統風格，以深色為主，色調偏冷二體現出嚴謹的做事態度。其辦公用品在形態上往往比較傳統，顏色以黑、白、灰等中性色彩為主，并具有一定的文化品位。

（2）企業類，特點：環境比較自由，大多以明亮色調為主，而且不同的企業所體現的設計風格也不盡相同。因此，對辦公用品的選擇體現出隨意性，色彩造型多樣化。

（3）藝術設計類，特點：藝術設計類的辦公空間設計相對個性化，能充分展現公司的設計理念，無論在色彩造型還是空間布局上都有獨特的見解。所以，辦公用品的色彩造型應該與整體環境風格相協調，或用以裝飾，或體現藝術品位。

另一方面會深入用戶的使用情況，尋找辦公用品存在的問題。此外，我們了解到桌面辦公用品中訂書機使用存在的問題較多，我們以桌面訂書機為例進行詳細分析：一般訂書機主要是用來裝訂文件資料的，當用戶在使用時通過會因為某些情況的出現而降低了辦公的效率，此時，我們便要考慮到產品的設計是否完善，功能是否滿足用戶的需要等。

（1）訂書機在裝訂頁數較多時，就需要非常大的力氣才能使用，不但不方便使用，而且容易造成訂書機的損壞。

（2）一般的桌面訂書機的裝訂量較小，紙張太多時會出現裝訂不全的情況。

（3）無法觀察訂書機內部訂書釘的具體情況，在使用過程中經常出現釘子打空的現象，大大降低了工作效率。

（4）現有的帶起釘片的訂書機，起釘片位于底座側面或尾部，它們的共同缺陷是：只能從一個方向起釘，也就是說，起完一只釘腳后，要轉動訂書機或紙張，才能起另一只釘腳。

（5）裝訂的位置、方向只能靠使用者目測，易使裝訂歪斜，影響裝訂美觀。

2、定位分析及創新設計方案

通過對辦公環境的初步了解適應現代辦公環境的發展趨勢為目標，體現出時尚與高效的設計理念：在這個設計中我們將“風帆”的設計元素融入其中，通過提煉帆船形態中富有動感的線條，并結合人機工程分析來塑造產品的外觀造型，整體設計更具現代感，符合現代白領年輕與時尚的風格，線條和細節所表現出的美學意境為人們辦公帶來激情與活力。

另外，通過用戶的需求分析，我們主要圍繞訂書機以下的問題展開設計：現有的訂書機一般釘槽上只有一個出釘口，只能針對規定范圍內厚度的紙張進行裝訂，當紙張厚度超出此書釘的裝訂范圍時，就會出現書釘無法完全穿透紙張的情況。當需要更換不同規格的書釘進行裝訂時，其操作過程會大大降低了人們的工作效率，造成不便。

經過方案構思，對現有訂書機在功能結構上提出了一種解決方案：一種具有旋轉式釘槽切換訂書機。此創新結構將原有訂書機的儲釘槽分為兩個獨立的儲釘部分.能分別安裝兩種不同規格的書釘，當其中一種書釘不能滿足紙張的裝訂，便可通過旋轉釘槽180度切換到另一個釘頭進行裝訂。

目前，對于辦公領域，業界在辦公環境方面的設計關注較多，而對于這個空間環境里面的辦公用品的設計研究仍然不足。現代辦公用品作為人們創造效益的媒介，其設計創新的重點應該落實到產品的實用功能上，提高人們的辦公效率為目的。其外觀功能和象征功能的創新應具備一定的藝術文化品位。隨著國外的辦公行業入侵中國市場，國內的辦公用品行業將面臨更大的挑戰，國內企業應將設計創新提升到企業發展戰略的高度，在分析用戶及市場需求的基礎上，提供具有文化特色的辦公用品，滿足現代辦公的需要。