對我國企業檔案管理工作的規范化

劉保蘭

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）04-000-01

摘要隨著我國經濟的不斷發展和改革，企業的發展逐漸改變了原有的發展方向。企業檔案管理工作對于企業的建設具有十分關鍵的作用，而且可以直接影響整個企業的未來發展方向。為了對我國的企業檔案進行深入規范的全面管理，最終實現企業檔案管理的規劃化和標準化，提升企業的經營生產服務水平。筆者從企業當檔案管理工作中存在的不規范現象入手，對其中的問題進行了深入的分析。根據自身的多年企業檔案管理工作經驗，提出了解決企業檔案管理工作不規范現象的措施。

關鍵詞 企業檔案管理規范化

企業檔案管理，就是把比較散亂的大量孤立的檔案進行全面的管理并進行綜合的整理，以此獲得對對檔案的全面綜合管理，并實現社會檔案的價值。企業是我國社會主義市場經濟的重要組成部分，企業的未來發展決定了我國市場經濟的未來發展情況。在不斷發展的過程中，人們逐漸認識到檔案管理規范化在企業生產經營中的作用，并通過利用檔案規范化管理，最終實現對企業自身經濟發展的促進。

一、企業檔案管理工作中存在的不規范現象

（一）信息技術的崛起給企業檔案管理帶來的沖擊

經濟的快速發展使得很多先進的技術逐漸運用在我們的生活和生產中，信息技術的不斷利用是時代發展的必然。傳統的檔案管理方式不能夠適應現代社會的發展要求，而且在整個企業檔案管理工作中，使用信息技術管理檔案，具有十分重要的作用和無可比擬的良好效果。實用信息技術首先可以改變檔案的保管和接受的方式，并最終實現記錄加工和設計過程中原材料的全面處理，確保了檔案在歸檔前記錄信息的完整性。通過對原始材料的全面記錄和分析，并結合完整的圖紙和圖形，最終實現對檔案管理的全民信息化管理模式。從另一個方面來說，使用信息化管理方式，可以實現對檔案的統一化管理，并確保了檔案之間的相互聯系，既能統一使用，又能分庫保存檔案實體，分級負責，確保檔案管理的安全性。當且檔案載體發生變化的時候，可以利用計算機進行全面的信息管理，并逐漸實現信息數據的實時處理和共享。信息技術在檔案管理中的應用，需要從事這項事業的人員具有現代化的觀念，但是很多企業僅僅是利用計算機代替了手工的勞動，并沒有對從業人員進行全面的技術培訓。另外，由于設備本身需要更新換代，所以需要有相應的設備和資金為基礎，并全面的利用設備的資源，確保人才的培養符合要求。對于傳統的管理模式，要進行逐漸的轉變，并制定檔案的管理計劃，確保檔案管理工作的前瞻性和主動性。

（二）企業的深化改革給檔案管理工作帶來的新問題

在企業進行檔案管理深化管理的時候，傳統的企業檔案管理模式逐漸被淘汰，其中出現了很多問題。首先就是企業的檔案和規章通過改革進行了全面的創新，很多企業的管理人員依舊在保持在傳統的管理方式中國，影響了檔案的開發和利用。另外有的企業本身的檔案管理水平較差，利用率偏低。企業機構的不斷改革，逐漸實現了企業下屬機構的獨立，導致很多法人資格產生一定的變化。很多檔案管理人員本身的素質偏低，隨著我國檔案事業的發展，檔案人員的自身素質有待提高，企業領導雖然一直將檔案工作看做事務性工作，但對于管理人員的管理水平要求普遍偏低。

二、提高企業檔案管理工作規范化程度的措施

（一）加快形成現代化檔案管理模式

檔案管理工作需要在現在社會不斷進步中，保持較為領先的地位，就要有良好的前瞻性和主動性。通過制定較為先進的檔案管理目標，通過對檔案管理工作目標和管理模式的全面分析，從理論角度掌握企業的現代化過程，探究企業的檔案管理工作的特色。只有保證檔案管理本身具有一套較為有效的規章制度，才能讓企業的檔案管理工作真正有制可循，全面保證企業檔案管理工作的健康運行。

（二）統一規范，建立檔案管理現代技術標準

對檔案管理進行統一的管理，能夠全面實現相關法規的建設，并確保知識產權符合要求。想要實現這個目標，首先要進行信息的獲取，然后確保檔案保密和利用的協調統一。然后對企業的工作進行全面的檔案管理保密培訓，確保工作人員能夠盡快完成自身的工作，并確保對檔案信息的嚴格保密。

三、結語

自1949年我國實行改革開放政策以來，社會主義市場經濟正在逐漸的快速發展，企業的檔案管理受到較大的重視。隨著信息技術和企業的逐漸深化改革，對檔案管理受到了較為嚴重的影響。我國企業的檔案管理工作逐漸走向規范化，進而全面實現了從理念到制度的全面改革和創新。隨著計算機網絡的逐漸應用，傳統的管理模式已經被逐漸應用到網絡管理中，并實行了檔案管理的保密和利用雙向管理，通過這種現今的管理方式，最終實現了資源利用的充分性。雖然傳統的檔案管理工作中有很多的問題，但通過對這些問題的分析和及時解決，最終實現了對企業檔案管理的規范化。

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