事業單位專業技術人員檔案管理探析

王芳

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）04-000-01

摘 要 專業技術人員是事業單位最重要的人力資源，是事業單位發展壯大的基拙和保證，要做好這部分人群的檔案管理工作，為他們的人才培養、流通、配備等提供依據，保證他們檔案的完整性、延續性、可靠性是事業單位檔案管理工作的重點和難點。本文就事業單位專業技術人員檔案管理進行了分析，以供參考。

關鍵詞 事業單位 專業技術人員 檔案管理

當今社會最激烈的競爭是人才競爭，事業單位專業技術人員檔案管理是促進人才合理流動、合理配置和合理使用的源泉，是保證人才隊伍素質的重要措施，所以加強專業技術人員檔案的管理具體重要的意義。

一、事業單位專業技術人員檔案管理的特點

（一）真實性

專業技術人員檔案是反映本人思想品行、業務能力、所掌握技能等情況的真實表現，是真實可靠、來不得半點弄虛作假的個人成長經歷。是為人力資源管理服務的，為考察、了解和合理安排員工的崗位，實現人力資源的優化配置。

（二）動態性

專業技術人員檔案是一個不斷變化的有機體，它伴隨專業技術人員一次次職稱晉升、業務考核、進修學習、科研活動等，表明個人工作能力和業務水平逐步提高過程中產生的主要資料。

（三）完整性

專業技術人員檔案的內容概括了本人全部歷史。為了保證專業技術人員檔案的完整性、連續性，要及時地、經常地將反映專業技術人員檔案材料收集歸檔。做到完整、真實、條理、精練、實用。

（四）機密性

因為專業技術人員檔案是個人參與社會活動和個人自然情況的真實反映，是記載人生軌跡的重要依據。只能由組織上掌握和保存，任何人都不得泄露檔案內容或私自保存他人的檔案材料。

二、事業單位專業技術人員檔案管理中的不足

（一）專業技術人員檔案管理意識較弱

目前事業單位在專業技術人員檔案管理方面，意識薄弱，重視度不足領導沒有意識到專業技術人員檔案管理對單位人力資源配備的重要性，沒有明確的制度對專業技術人員檔案管理進行規范檔案管理人員也沒有重視對檔案的管理，造成專業技術人員的檔案斷節、缺項、內容凌亂、查閱不便等對單位的日常人員管理造成了很大的不便。

（二）專業技術人員檔案管理信息化有待進一步提高

目前，專業技術人員檔案的存儲介質多為紙質，很少形成電子文檔。除此以外，由于紙質檔案容易破損和變質，還提高了檔案管理的成本，使查閱過程繁瑣、復雜。因此，隨著計算機技術的普及和應用，檔案管理工作的形勢也在發生著變化，檔案信息化建設也應融入到人們的工作中。

（三）缺少專業的專業技術人員檔案管理人才

由于新老工作人員更替、機構科室重組等原因，難免造成專業技術人員檔案管理崗位的變動。而接任的管理人員往往沒有經過專業的檔案知識培訓，僅能將相應材料裝入檔案盒，缺乏對檔案重要性的專業認識，不具備檔案學、檔案管理學以及檔案著錄、標引、檢索、修裱等有關檔案管理的專業知識和基本技能，對檔案材料的收集、管理、歸檔、裝訂等業務也不了解，嚴重影響了檔案管理工作的水平。

三、如何加強事業單位專業技術人員檔案管理

（一）提高事業單位對專業技術人員檔案的管理意識

要把事業單位專業技術人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強化對專業技術人員檔案管理的創新和建設工作，落實檔案管理的人員和機構，安排具備專業知識和技能的檔案管理人員，明確他們的責任和義務，要讓專業技術人員認識到檔案的重要性，主動配合參與開展自身檔案歸檔工作。

（二）提高事業單位專業技術人員檔案管理的信息化水平

計算機技術和網絡的發展也為檔案管理帶來了新的機遇和變化，要改變事業單位專業技術人才的檔案管理模式，將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案，建立人員信息采集系統，定期維護和更新專業技術人員的檔案檢索也會由傳統的手工檢索轉化為計算機檢索，提高了檔案的利用率還要利用計算機和網絡技術，與社保局等檔案管理單位進行信息共享和借閱，擴大檔案內容的信息量。

（三）加強檔案管理人員技術培訓，提高其管理水平

現在檔案管理工作處在由傳統向數字化、網絡化轉變階段，因此，對檔案管理人員的知識能力提出更高的要求。各事業單位應適應新形勢下發展的需要，在檔案管理人員專業術培訓方面，采用分專業、分學科的方法，開闊檔案管理人員的視野，更新檔案人員的觀念，不斷充實其專業理論知識，使檔案管理人員具備合理的知識結構和現代化管理素質，既有較高的檔案管理能力，又精通計算機應用和網絡信息管理，切實擔負起專業技術業務檔案管理的重任。

四、結語

總之，專業技術人員檔案是人力資源信息的重要渠道，所以重視專業技術人員檔案管理工作是事業單位提升其競爭力的必要條件之一，在今后的工作中，事業單位要充分發揮專業技術人員檔案在人力資源管理中的積極作用，促進單位的管理體制更趨完善，從而不斷提高企業的市場競爭力。

參考文獻：

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