建筑工程中檔案資料管理的重要性及策略研究

劉華

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）04-000-01

摘 要 檔案資料作為建筑工程的重要組成部分，發揮著無可取代的作用，因此加強對建筑工程檔案資料的管理十分重要。本文就建筑工程檔案資料管理的重要性進行了分析，并指出了現階段檔案資料管理存在的問題，針對這些問題提出解決辦法。

關鍵詞 建筑工程 檔案資料 管理 重要性 策略

一、建筑工程施工資料管理的重要性分析

（一）管理施工資料是建筑企業發展的客觀需要。在建筑行業不斷發展的過程中，其行業標準和技術日益上升，建筑企業在管理模式方面逐漸與國際接軌，施工資料己經作為建筑企業管理體系的一部分。施工資料的管理就應當跟上企業發展的速度，實現規范化、信息化、真實化管理。

（二）施工資料是建筑企業內涵建設的重要材料。建筑企業的技術、經驗的積累，在不斷形成的過程中演變為了建筑企業的施工資料，其可作為建筑企業內部員工技術交流的重要參考材料。與其他資料相比較，建筑施工資料更具有案例性，可作為建筑企業的其他工程項目的指導，進而提高企業的生產水平和工程質量。

（三）施工資料反應工程的質量。施工資料是施工中形成的有保存價值的文字、圖表、圖紙等不同形式的歷史記錄。其中包括了施工的基礎資料、質量的保證資料、隱蔽的工程驗收記錄等，是整個工程施工過程的第一手資料。

（四）施工資料是施工企業管理水平的綜合體現。建筑工程的施工資料是施工過程中技術文件的轉化，是工程合同的重要組成部分。同時，其客觀反應和記錄了施工的過程，是施工單位施工成果的直接體現，施工資料與施工主體具有同樣的重要性。管理施工資料在一定程度上其體現了施工企業的綜合管理水平，可作為工程質量等級的重要依據。

二、建筑工程檔案資料管理存在的問題

（一）檔案資料管理模式不統一

建筑工程檔案資料管理機構比較多，有的機構會形成專門的檔案處理室，有的機構礙于資金方面的問題，并沒有建立單獨的檔案管理室，而有的機構的檔案管理工作比較雜亂，檔案資料管理工作是交給其他業務部人員進行管理，這就阻礙了對檔案資料有效查閱。

（二）檔案資料存在缺失。建筑工程項目的工期長，對于相關檔案資料如果沒有進行及時的歸檔管理，極大可能的失去相關的資料，并且每個工程項目單位的歸檔情況也不相同，對于檔案歸檔并不重視。

（三）建筑工程中檔案資料管理人員的職業素質偏低。建筑工程中檔案資料管理的從業人員應該具有相應的專業基礎，接受過正規的職業訓練。但建筑工程中檔案資料管理工作起步較晚，這些從業人員根本沒有接受過對口教育，只接受過一些簡單的短期訓練，文化程度一般偏低，即使接受訓練，職業素養的形成也很緩慢。 這些問題導致建筑工程中檔案資料管理從業人員的工作受阻，對于問題的掌控能力較差，從而不利于對建筑工程中檔案資料的高效管理。

三、如何加強建筑工程檔案資料管理的有效策略

（一）優化檔案資料管理制度

要進行檔案管理制度的優化，首先要對檔案管理的范圍做一個界定。建筑工程中的檔案資料主要包含了建筑工程資料、設備檔案、有關工程建設的內部資料等，其機密程度很高，對于這些資料的管理必須要嚴格保密。作為一個合格的建筑工程檔案資料管理從業人員，必須要有良好的職業道德和扎實的專業基礎，對企業的檔案資料根據企業制度進行妥善保管，并且實施嚴格保密制度，不得有任何故意泄露公司機密的行為。對于需要借閱檔案資料的人員要進行嚴格盤查，不得讓其他人員直接接觸檔案資料。對于整理好的檔案資料要排列整齊有序，不要把不相關的雜物和檔案資料放在一塊，確保檔案查找方便、快速。要注意檔案資料的外借時間，對于借閱期限已滿但是還未歸還的檔案資料要及時追回。為了保證檔案資料的完整性和清晰度，對容易破損的資料要加以保護。

（二）利用現代化技術對檔案信息進行統計

在計算機技術和互聯網技術不斷發展的今天，建筑工程單位應該積極利用這些技術來對建筑檔案資料進行統計管理，可以構建一個記錄檔案信息的系統，及時的記錄建筑工程中各個環節的真實情況，全面保證建筑工程檔案資料的完整性，并且進行嚴格的控制。

（三）加大對檔案資料管理人員的培訓力度

檔案資料管理人員是整個建筑工程檔案資料管理工作的核心所在，加強對檔案資料管理人員的培訓工作，能夠有效的保證工程檔案的質量，提高檔案管理人員的素質和職業素養。建筑單位應該積極的開展相關的會議，或者是聘請專業人員來對其進行培訓，全面提高管理人員的素質。還應該積極提高檔案資料管理人員對于建筑工程方面的知識，以便在具體的檔案資料管理中能夠真實的將檔案歸檔。

四、結語

總之，建筑工程的檔案管理對于城市的建設和城市后續的維護工作有著重要的作用，所以要完善建筑工程檔案的管理就要從工程的各個方面加大投入，引進人才，形成數字化的管理模式，從而不斷完善檔案資料管理工作。

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