網絡時代對醫院檔案管理產生的影響分析

孫娟 袁華

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）04-000-02

摘要一直以來，醫院對檔案管理工作重視程度不足，管理標準和管理人員素質方面都存在很多問題。隨著網絡信息技術的發展，也為醫院檔案管理工作帶來了技術變革，自動化、系統化的檔案管理水平成為衡量醫院綜合能力的重要因素之一。本文將針對網絡時代對醫院檔案管理產生的影響進行分析。

關鍵詞信息技術檔案管理標準化

隨著網絡時代的來臨，互聯網技術深刻的影響著人們的生活方式和理念，人們生活越來越依賴網絡，網絡信息技術也開始進入政府機關、交通執法、醫療等各個與民生相關的領域。醫院的檔案管理也迎來了機遇和挑戰，檔案保管方式、分類模式、提供利用方式等方面均發生了巨大的改變傳統的檔案管理模式亟待改革。如何利用現代信息技術，完善檔案管理工作是醫院面臨的一項重要問題。

一、網絡時代檔案管理工作

網絡時代的檔案管理的基本工作內容可以分為行政文書的管理、病例的管理、人事檔案的管理及數字化圖書館的建設和管理等。

在行政文書的管理方面，通過對每日行政文件的電腦錄入和登記，實現了局域網內部的共享和信息傳閱，信息化的管理能夠提高管理效率，減少人力、物力的占用及浪費。在病例的管理方面，隨著醫學事業的發展和進步，很多醫療工作都可以通過計算機編碼完成，通過運用網絡的查詢和分析等功能，能夠便捷的查詢和管理病人的病例、檢查、用藥和手術情況。通過局域網內的信息共享，可以將病人的病例反饋到各個部門和科室，方便不同科室的醫生對病人情況的分析，采取恰當的治療手段，總結經驗，尋找病因，同時也簡化了患者就醫時不必要的繁瑣程序，有效的提高了醫療服務水平，實現現代化的醫院管理。在人事檔案管理方面，通過計算機和互聯網技術的應用，如管理、查閱、變更等功能，有效的實現了人事檔案的自動化、網絡化管理。

網絡時代的另一個重要應用即數字化圖書館的建設，為廣大醫療工作者綜合素質的提升提供了平臺。不但可以分享工作中的經驗和技能，還可以進行臨床等試驗的數據和信息資料的記錄和分享，此外，還可以分享國際和國內先進的醫療技術創新，強化知識儲備，同國際先進醫療技術接軌，了解最新資訊和知識，是提高醫療工作者服務水平的重要保證。

二、網絡時代醫院檔案管理的不足

（一）信息技術應用較少

就目前醫院檔案管理實踐來看，還有很多醫院對信息技術的應用不足，缺乏科學、系統的檔案管理模式。如一些醫院由于醫療用房比較緊張，檔案用房受到忽視，一用比較狹小的房間作為檔案用房，管理設備和技術落后，網絡和信息技術應用較少，不利于檔案的管理。

（二）檔案管理范圍界定不清

很多醫院的檔案管理還沒有一個明確的、系統化的管理制度標準，導致對醫院檔案內容和管理范圍界定模糊。隨著社會的發展和醫療技術水平的進步，其檔案管理的內涵和范圍也應隨著外部的變化而更新。由于沒有統一的管理標準，各級醫院根據自己的理解和經驗進行管理，使很多應該被納入檔案管理范圍的內容沒有得到有效的管理。

（三）檔案利用率較低

由于對檔案的重視程度不足，檔案信息資源的利用率較低。甚至有的醫院領導認為，檔案工作只是為了應付檢查，對資料信息進行簡單分類歸檔就可以了，忽視了信息資源的利用和檔案管理的設備的投入。由于這種自上而下的集體忽視，使檔案管理人員對工作失去信心和責任感，認為檔案管理崗位是一個可有可無的閑職，沒有什么實際用途，越發的使檔案管理工作被邊緣化。

（四）管理人員素質低下

由于檔案管理工作長期處于被忽視的地位，因此檔案管理人員的素質水平也沒有得到應有的重視。很多管理人員由于缺乏計算機、互聯網知識和技能，未能將現代化的知識運用到檔案管理工作中，在工作中只懂得收集，查找相關文件等，無法掌握現代化的管理技術和設備的操作。很多醫院甚至采用兼職或代理的檔案管理人員，不僅不能將全部精力放在檔案的管理上，還會造成頻繁的更換、交替，使很多文件的查找和實際使用變得越來越困難，最終被束之高閣。

（五）傳統紙質檔案和電子檔案的定位

電子檔案的應用給醫院的科研工作和各種日常工作都帶來了很大的便利，使用電子檔案記錄科研進展、臨床病歷以及日常工作，可以方便、快捷地在醫院不同部門之間傳遞，以前很耗時的工作現在能夠瞬間完成。然而，受到保存紙質檔案傳統觀念的影響，在完成研究和工作后，除了電子檔案的歸檔，這些檔案還需要打印成紙質檔案，而后再次歸檔。在使用電子檔案后，并沒有摒棄紙質檔案，這就使得兩類不同形式的檔案同時存在，不僅沒有降低檔案管理的成本，反而還使信息管理平臺沒有起到原本的作用。在檔案信息數字化管理的過程中，工作人員并沒有完全摒棄使用傳統的紙質檔案，只是將電子檔案的管理當作日常工作的一部分來完成。傳統低效率的檔案使用、管理依然是主要的工作方式，使得人力成本沒有降低，反而將用于信息化平臺的資金白白浪費。

（六）信息安全問題

醫院的電子檔案里包含了很多有價值的信息，電子檔案的信息安全問題也是檔案信息化管理中的一個重要問題。隨著信息技術的不斷發展，網絡中信息安全的威脅也越來越多，黑客的惡意入侵會導致數字檔案信息的泄露、系統不穩定，甚至會使一些重要的記錄被惡意篡改；網絡病毒對信息化管理平臺的安全穩定運行威脅更大，如果信息平臺遭到網絡病毒損壞，會對醫院的正常工作、秩序造成嚴重破壞。

三、加強網絡時代醫院檔案管理工作

（一）加強標準化建設

規范檔案管理制度，統一管理標準，是實現醫院檔案管理自動化、網絡化的前提和關鍵。相關醫療檔案管理協調機構應當加強溝通、討論，制定檔案管理標準化流程，明確管理內容和范圍，設定相關業務、技能和設備的使用原則和規范。醫院檔案管理標準的制定需要同國際慣例和標準接軌，充分考慮到行業的發展趨勢和實踐要求，加快網絡時代醫院檔案管理工作信息化進程。

（二）提高檔案管理人員素質

醫院檔案管理信息化平臺是一個新技術、新方法，除了醫療工作者需要學習系統的使用外，對檔案管理人員也提出了更高的要求。檔案管理人員首先是要有信息時代的思維方式，以及過硬的專業知識和學識水平，除了要有一定的計算機操作水平外，還需要檔案管理的技能。這種具備多種專業能力的人才在中國醫學領域非常少見，是目前緊缺的人才類型。目前醫院內負責檔案管理員工的專業技能和職業素質都不能滿足基本的要求，雖然引進的信息管理平臺運行了很久，但是其優越性沒有被充分體現出來，這還進一步阻礙了檔案數字化管理的進程。具體來說，醫院里管理現代化信息平臺的人才，應該能夠對醫學類的技術文檔有深刻的理解能力，并且能夠根據文檔的信息將其分類歸檔，并且每個電子文檔能夠通過不同的檢索方法被搜索到。因此醫院需要做好檔案信息平臺長期的人才、建設培養工作。

通過開展培訓、繼續教育等多種形式，提高檔案管理人員的綜合素質。一方面，要恢復檔案管理人員對崗位的信心和責任感，提高認識水平，了解檔案管理工作的意義和作用，在意識層面鼓勵檔案管理人員學習現代化知識和技能，提高管理水平。另一方面，檔案管理人員還應具備基本的計算機及互聯網操作技能，通過崗位培訓和繼續教育等形式，提高檔案人員的應用和操作水平，適應計算機網絡、信息技術的發展需要，發揮網絡時代的管理優勢。因此將檔案管理人員的培訓納入醫院管理培訓計劃是提高網絡時代檔案管理水平的重要舉措和有效途徑。

（三）加強相關領域的信息整合

數字化檔案管理系統應該作為醫院辦公自動化大系統的一個部分，醫院需要將日常工作中涉及到的各個部門，同檔案資料管理系統密切結合起來，在信息平臺中將這些系統連同檔案管理系統都整合為一個大系統，全面實現辦公系統的信息化管理。這樣可以實現對整個醫療過程中的信息、電子文檔進行集中管理，避免出現某些環節需要兩種文檔之間的對接。對于暫時還不能實現完全信息化的環節，要建立兩種文檔之間的對接系統：把紙質文檔以掃描文件、電子照片的形式與電子文檔一起存儲，同時對不同的檔案，采用不同的管理方案。通過合理的管理方法確保兩類文檔之間能夠實現無縫對接，并且還能夠保證檔案資料的安全。

（四）加強信息的優化整合

在文件檔案管理方面，針對網絡環境下增加的電子文件，如電子文檔、照片、錄音、視頻等多種形式的檔案，進行優化整合。同時完善信息檢索體系，為查詢提供便利的條件和環境。健全查詢體系，可以采用現代圖書館的管理方式，通過對電子信息的分類、檢索，找到需要資源的存放位置，進行查閱；還可以在不需要紙質文檔的情況下，加強電子文檔的使用，完善電子文檔的信息整合，最大程度的提高檔案信息的利用率。

在建立醫院信息平臺的過程中，需要根據醫院日常工作的實際情況和要求來制定管理軟件系統，在此基礎上搭建能夠滿足系統要求的服務器平臺。例如為了保證檔案資料歸檔的快捷、完整以及安全性，并且在軟件、硬件系統有一定損壞的情況下仍然能保證資料能夠完整無損，就需要檔案的信息化平臺架設兩個服務器，存儲設備采用能夠自動保存備份的磁盤陣列系統，還要進一步配備光盤刻錄設備和紙質檔案電子化設備。在此基礎上，還應該定期維護檔案信息化平臺，經常升級、優化系統，以適應新的網絡安全需要。

四、結語

現代網絡技術的發展對醫院檔案的管理起到了積極的促進作用，同時也對檔案管理人員提出了更高的要求。作為醫院檔案管理人員，必須不斷提高自己的專業水平，充分意識到網絡時代對檔案管理產生的影響，并積極采取相應的對策，適應時代發展的需要，促進檔案管理水平的提升。

參考文獻：

[1]彭雅君.網絡時代對醫院檔案管理產生的影響研究[J].科技展望，2015.25.

[2]周娟.網絡對醫院檔案管理的影響及對策[J].中國保健營養（下旬刊），2014.24.

[3]施桂珠.淺議網絡時代對醫院檔案管理的影響及對策[J].才智，2013（15）.

[4]劉少德.檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用探討[J].哈爾濱醫藥，2012（25）.

[5]趙雪玲.創新醫院綜合檔案在信息化環境中數字化管理的應用[J].科技創新導報，2012（21）.