房地產(chǎn)登記檔案的管理與利用

葉佳（南京市房地產(chǎn)檔案館，江蘇南京，221700）

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房地產(chǎn)登記檔案的管理與利用

葉佳
（南京市房地產(chǎn)檔案館，江蘇南京，221700）

自2007年《物權法》施行起，國家對不動產(chǎn)實施統(tǒng)一登記制度。房屋登記機構依法將房屋權利和其他應記載的事項予以登記。房地產(chǎn)登記檔案（以下簡稱登記檔案）就是登記機構在房地產(chǎn)物權登記活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種形式的歷史記錄。它反映了房地產(chǎn)物權設立、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅的情況，是城市建設和管理的基礎，是房地產(chǎn)物權確認的重要依據(jù)。

一、房地產(chǎn)登記檔案的管理內(nèi)容

房地產(chǎn)登記檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)專業(yè)部門，是專業(yè)性的檔案。具有真實性、完整性、動態(tài)性、專業(yè)性、價值性和法律性的特點。在檔案管理的過程中要兼顧這些特點，具備著眼整體的管理意識，嚴格按規(guī)范操作，采取合理有效的方法，為檔案的利用提供完備的基礎。

1.登記材料的接收

登記檔案的生成由登記材料的接收開始，由登記部門在登記過程結束后將其移交到登記檔案管理部門。接收工作要按照歸檔制度和專門的規(guī)范來進行，針對不同類型的登記材料采用區(qū)別化方法。我館接收的登記材料主要分為三大類：一是產(chǎn)權登記類，包括初始登記、所有權登記和他項權登記；二是商品房銷售類，包括許可證和樓盤資料；三是注銷類材料，包括抵押注銷和契約注銷。

各類登記材料以清冊形式移交，清冊上須注明基本信息及件數(shù)。產(chǎn)權登記和注銷類材料提供案件編號、丘權號、房屋坐落等，商品房銷售類提供許可證號、樓盤名稱等。我們對移交的材料要進行驗收，接收材料要與清冊上的內(nèi)容一致，且應當是原件，如若為復制件應當由經(jīng)辦人與原件校對、簽章，并注明校對日期。接收的材料應當是內(nèi)容規(guī)范、圖形清晰、數(shù)據(jù)準確，符合檔案保護的要求，對不符合要求的不予接收。

2.登記檔案的形成

登記材料經(jīng)過整理和數(shù)字化加工形成登記檔案，這里所指的檔案包括實物檔案和電子檔案。目前，我們采用的是以丘編號法整理材料，之前經(jīng)歷了按丘立卷整理和按戶立卷整理（2004年以后的檔案開始按戶立卷）的階段。結合工作實際，在實物檔案整理過程中要注意以下幾點：（1）對登記材料的完整性、內(nèi)容的一致性要進行仔細核對，絕不能有差錯，不準確的材料要退回上道工序。（2）在整理時不能隨便丟棄、遺失任何材料，不得損壞材料。（3）登記材料要按所有權在前、他項權在后的順序排列，如房屋發(fā)生變更登記，要按房屋登記材料形成的時間先后排列。（4）立卷過程中不能張冠李戴，檔案盒上蓋的丘權號要與登記材料上的一致，以免造成檔案調(diào)閱的不便。（5）卷內(nèi)備考表要詳細填寫，包括檔案分目號、整理人員、整理日期和檢查人、檢查日期等。

電子檔案的形成是把登記材料經(jīng)掃描儀掃描處理后，轉(zhuǎn)化為BMP格式的圖像文件，并保存至數(shù)據(jù)庫。根據(jù)工作實踐，在掃描時要核對登記材料與信息條目是否一致，包括房屋的丘權號、產(chǎn)權人姓名及房屋坐落等基本信息，不能錯點、漏點信息條目；要確保圖像的完整清晰，對于材料上字跡和表格顏色深度不同的，要進行適當調(diào)整。依照有關數(shù)字化掃描處理的規(guī)定，完善電子檔案的質(zhì)量；注重總結工作方法，在點擊信息時以案件編號為唯一索引，避免錯選信息，保證電子檔案形成的準確性。

3.登記檔案的歸檔入庫

登記檔案形成后就可以歸檔入庫了，這是登記檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)。我館庫房存放的檔案按區(qū)屬和年代劃分，將按丘立卷和按戶立卷的檔案分別擺放，方便檔案的集中管理。為了加強庫房檔案的保管，實現(xiàn)入庫檔案零差錯，在歸檔環(huán)節(jié)，由庫房管理人員對入庫的檔案進行核對，確保登記檔案與清冊上的一致。

庫房管理嚴格按照有關規(guī)定，以丘為單位歸檔并進行排列，檔案按丘號從小到大的順序豎排于檔案架上，脊背朝外，使丘號一目了然，便于今后的查找和利用。管理人員在工作中總結了一系列經(jīng)驗：（1）檔案上架時排列要疏密適度，要留出一定數(shù)量的空架、空格，以便隨時插入新入庫的檔案，力求避免經(jīng)常倒架。（2）為了掌握檔案的存放情況和迅速取放檔案，要編制檔案存放位置索引，一般是以丘號排列的范圍為索引，來指明檔案的存放位置。（3）工作中，為了掌握檔案的調(diào)閱情況，加強對庫房的管理，保管人員可填制卡片放在被暫時調(diào)出檔案的位置上，以說明此檔案何時、何因、經(jīng)何人手被借出。

庫房用于長期存放檔案，所以它的溫濕度控制、防火防盜設備、照明設備，以及定期的檢修、保養(yǎng)都必須符合規(guī)定。包括檔案柜的排列和檔案的擺放，也須符合紙質(zhì)檔案保管的要求。

4.登記檔案的維護保管

登記檔案具有法律性，它擁有翔實的憑證材料，是確認房屋權利歸屬、處理房地產(chǎn)糾紛的主要依據(jù)。登記檔案的維護與保管必須嚴格遵守有關規(guī)范。

登記檔案的保管是實現(xiàn)維護檔案完整和安全的重點環(huán)節(jié)和主要手段，登記檔案的保管期限一般來講都應該做到長期或永久保存。檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的，具體就是做到不壞、不丟、不散、不亂。保管人員要有高度的責任心，要確保檔案完好無損，不會因各種不利因素而使檔案損害；要保證檔案絕對安全，不會因工作疏忽而使檔案遺失、被竊或失密；要實行規(guī)范化管理，對被調(diào)閱的檔案有詳細記錄，填寫調(diào)檔聯(lián)系單，做到責任到人。

登記檔案的電子信息安全也是保管的重要內(nèi)容。信息安全有兩層含義：一是信息內(nèi)容的完整、準確；二是信息的保密性。建議設置信息調(diào)閱的權限，嚴格管理權限的使用，提高信息安全管理的技術含量，包括計算機監(jiān)控程序、痕跡查詢程序、存儲和安全程序等的使用。工作人員應自覺遵守權限使用規(guī)定，在有效利用檔案信息的同時，做好檔案信息的保密工作。同時提高自身的覺悟，個人電腦要設置用戶名和密碼。

南京市房產(chǎn)檔案館檔案查詢利用窗口

檔案信息數(shù)據(jù)維護聯(lián)系單

二、房地產(chǎn)登記檔案的利用工作

房地產(chǎn)登記檔案的利用是檔案管理的具體價值體現(xiàn)，對保護人民群眾財產(chǎn)利益，保證房地產(chǎn)行政管理工作正常開展，促進城市建設發(fā)展，協(xié)助公檢法部門辦案，維護社會穩(wěn)定等具有重要意義。在實際利用中要依據(jù)有關法律法規(guī)，按利用手續(xù)的要求，保證房地產(chǎn)登記檔案的安全。

1.房地產(chǎn)登記檔案的實際利用

（1）房地產(chǎn)權屬管理的重要依據(jù)

在房地產(chǎn)交易中，產(chǎn)權清楚是交易的前提。房地產(chǎn)登記人員在房地產(chǎn)登記過程中，必須充分利用登記檔案來確認產(chǎn)權，以防出現(xiàn)偽造、涂改、謊報遺失、重復申領等情況發(fā)生，維護房地產(chǎn)權利人的合法權益。在實際工作中，登記人員在審核時要依據(jù)登記檔案，對房屋的自然狀況，包括建筑年代、面積、結構、用途，以及限制信息和上手的交易情況進行核實。

（2）落實各項政策的主要憑證

房地產(chǎn)登記檔案記載了所購房屋的面積、價格和購房時間，作為主要憑證，對各項政策的落實發(fā)揮重要作用。如在2009年的首套房契稅補貼政策落實中，我館就通過查詢登記檔案提供相關購房信息，以確定應退稅數(shù)額。再如，參加單位房改面積未達標，補償差額領取房貼，也需要通過檔案來核實購房時間和面積。

（3）住房拆遷管理工作的有效憑據(jù)

房地產(chǎn)登記檔案詳細記載了每戶的居住狀況、房屋年代、人均面積等，為房屋拆遷、制訂建房規(guī)劃、建設保障性住房等提供了依據(jù)。我館的拆遷查產(chǎn)部門主要協(xié)助相關部門完成拆除違建、小區(qū)出新、危舊房改造等工作，通過查閱登記檔案來核對拆遷戶的房屋信息，截止到2015年9月份共完成拆除項目30處，面積達549429.1平方米。

（4）公檢法辦案及稅收工作的有力依據(jù)

房屋交易、房產(chǎn)繼承，以及民間抵押借貸等行為，不可避免地會引起一些糾紛。公檢法部門處理這些糾紛，需要預先查閱房地產(chǎn)登記檔案，了解房地產(chǎn)權屬關系、房屋坐落、房產(chǎn)面積等產(chǎn)權情況，并確認房屋是否已有查封、抵押等限制記錄。我館協(xié)助司法部門執(zhí)行房產(chǎn)查封，提供房屋登記簿，并在登記檔案上作查封標記，限制房產(chǎn)交易，方便了公檢法部門辦案。同時，由于房地產(chǎn)登記檔案記錄了每戶每處房地產(chǎn)的面積、價值，可以作為稅務部門開征房地產(chǎn)稅及契稅的計稅依據(jù)。

南京市房產(chǎn)檔案館館藏2004年以前按棟立卷檔案

（5）其他方面的利用情況

房地產(chǎn)登記檔案還有其他方面的利用價值。2015年上半年，我館協(xié)助完成了城市近現(xiàn)代重要史跡及代表性建筑調(diào)查工作，此次普查總共涵蓋了8個區(qū)近700處老建筑。這些建筑年代久遠，基本上是解放前（1949年）的，產(chǎn)權情況也比較復雜，有國家經(jīng)租或經(jīng)營公司代管和接管的，有很多房屋已經(jīng)拆除或已翻建，如果不是依據(jù)檔案中有關歷史沿革和房屋狀況的詳細記載，我們就無從得知這些建筑的產(chǎn)權來源等情況。

2.房地產(chǎn)登記檔案的利用要求

（1）登記檔案利用者的范圍要求

房地產(chǎn)登記檔案涉及產(chǎn)權人的隱私，具有保密性，對利用者有嚴格的限制。個人利用者可以是房屋權利人及其配偶，房屋繼承人、受贈人和受遺贈人。單位利用者，國家安全機關、公安機關、檢察機關、審判機關、紀檢監(jiān)察部門、證券監(jiān)管部門、公證機構和仲裁機構等。

（2）登記檔案利用的手續(xù)要求

房屋登記辦法中規(guī)定登記檔案的利用應符合相關手續(xù)，如房屋權利人的配偶，應出示夫妻關系證明；繼承人、受贈人和受遺贈人應當提交發(fā)生繼承、贈予和受遺贈事實的證明材料；國家安全機關、公安機關、檢察機關、審判機關、紀檢監(jiān)察部門、證券監(jiān)管部門應當提交本單位出具的查詢證明，以及執(zhí)行查詢?nèi)蝿展ぷ魅藛T的工作證件；公證機構、仲裁機構應當提交本單位出具的查詢證明、當事人申請公證或仲裁的證明，以及執(zhí)行查詢?nèi)蝿盏墓ぷ魅藛T的工作證件。

參考文獻

［1］房屋登記辦法釋義［M］.人民出版社，2008.6.

［2］吳浩，李杰梅.房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)的構建［J］.市場論壇，2006.8.

［3］房地產(chǎn)登記技術規(guī)程［M］.中國建筑工業(yè)出版社，2012.6.

［4］房地產(chǎn)交易與權屬登記相關知識［M］.人民出版社.

檔案的維護一般有兩種情況：在原檔基礎上進行修改覆蓋；對原檔進行替換、添加和抽出等。結合相關業(yè)務規(guī)范和上述兩種情況，我館專門設計了檔案信息維護聯(lián)系單，對檔案維護項目、原因和時間都有詳細記錄，使檔案維護有據(jù)可查、有憑可依，有效加強了檔案維護管理工作。（修改聯(lián)系單示例見下表）