高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)探究

王瑋

摘要：健全完善的高校檔案管理體系，是高校管理的重要基礎(chǔ)，也是高校管理的重要組成部分。加強高校的檔案管理工作，能夠科學(xué)而全面地收集與整理高校發(fā)展及教學(xué)中的各項信息及記錄，幫助高校更加針對性地推動學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展及教學(xué)的長足進(jìn)步。隨著高校對檔案管理越來越重視，高校的檔案管理日趨完善，但同時檔案管理本身的預(yù)見性及指導(dǎo)性等功能并沒有得到體現(xiàn)，因此加強高校檔案管理質(zhì)量保障體系的研究，具有重要的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：高校檔案 檔案管理 質(zhì)量保障體系 建設(shè)探究

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）04（a）-0072-02

在高校日常管理及教學(xué)管理中，科學(xué)有效的檔案管理具有非常重要的作用。相比初高中學(xué)校，高校生源覆蓋面廣，同時隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校的市場化軌跡也越來越深刻。在這種情況下，高校在發(fā)展及教學(xué)管理中會出現(xiàn)越來越多的信息記錄。通過科學(xué)的檔案管理工作，將這些信息記錄分析與整理出來，能夠為高校未來的發(fā)展及教學(xué)管理提供經(jīng)驗和方法。因此，高校應(yīng)該重視檔案管理的重要價值，積極更新檔案管理方式，積極運用計算機手段來優(yōu)化檔案管理工作，不斷構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，推動高校檔案管理水平的提升。

1.當(dāng)前高校檔案管理中存在的問題

高校檔案既是高校事業(yè)發(fā)展和教學(xué)等各項工作的真實歷史記錄，又是總結(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、處理問題、改進(jìn)管理的依據(jù)。當(dāng)前高校檔案管理中存在嚴(yán)重的問題，這些問題嚴(yán)重制約著高校檔案管理的質(zhì)量與水平，同時也影響著高校檔案管理作用及功能發(fā)揮。

1.1缺乏對檔案管理的重視

檔案管理雖然是高校日常管理工作的重點內(nèi)容，但長期以來，高校領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理的重視程度不夠。一方面，高校檔案管理工作明顯滯后于高校其他工作，高校領(lǐng)導(dǎo)干部并沒有針對高校的特點及特色開展針對性的檔案管理工作，這就使得高校檔案管理質(zhì)量低下，更遑論質(zhì)量保障體系。另一方面，在高校檔案管理中，存在著一人身兼數(shù)職的問題，這使得檔案管理人員無暇抽身來從事專業(yè)化的檔案管理工作，一些重要的信息未能及時地輸入檔案數(shù)字庫，這就影響后續(xù)的檔案管理。

1.2檔案管理體系不健全不規(guī)范

在高校檔案管理的過程中，健全有效的檔案管理體系能夠指導(dǎo)和規(guī)范高校的檔案管理工作，同時還能夠規(guī)范檔案管理人員的工作。但在高校檔案管理工作中，檔案管理體系不健全，檔案管理制度不科學(xué)，這在很大程度上影響高校的檔案管理工作。特別是在檔案信息化的過程中，由于缺乏明確的檔案管理體系，使得管理人員在錄入信息或收集信息時，往往錯誤連篇，工作責(zé)任心不強。檔案管理的質(zhì)量是檔案管理的最首要的環(huán)節(jié)，只有明確檔案管理制度，才能從根本上杜絕因人為失誤造成的信息混亂。

1.3檔案信息化程度較低

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作越來越注重信息化的建設(shè)，一些高校組建了檔案信息數(shù)字庫，一改過去繁瑣的文案管理的方式。但從總體來看，高校檔案管理的信息化程度仍比較低，高校檔案信息數(shù)字庫的建設(shè)規(guī)模仍比較低，同時一些已經(jīng)建立起來的數(shù)字庫，無法壘方位地體現(xiàn)當(dāng)前形勢下高校發(fā)展及教學(xué)管理工作中存在的信息及內(nèi)容。此外，作為高校檔案管理的重要組成部分，高校學(xué)生的個人檔案意識淡薄，沒有有效地發(fā)揮好檔案在就業(yè)中的重要作用。

2.高校檔案管理質(zhì)量保障體系的建設(shè)

高校檔案管理是高校管理的重要組成部分，更是高校發(fā)展及教學(xué)管理的基礎(chǔ)。針對當(dāng)前高校檔案管理中存在的問題，為了凸顯高校檔案管理的功能及價值，應(yīng)該針對高校檔案管理中凸顯的薄弱環(huán)節(jié)，運用科學(xué)有效的質(zhì)量保障體系，從而提升高校檔案管理的水平與質(zhì)量。

2.1不斷完善檔案管理體制

在高校檔案管理的過程中，科學(xué)的檔案管理體制是高校檔案管理工作的基礎(chǔ)，更是高校檔案管理工作開展的前提。首先，不斷完善高校檔案管理的各項制度，建立檔案評查制度，完善檔案歸檔審查機制和借卷登記審批制度。通過完善的檔案管理制度，來提升高校檔案管理的質(zhì)量及安全，強化高校檔案管理的效率，優(yōu)化高校檔案管理的整體效益。其次，成立專門化的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。當(dāng)前高校檔案管理中，高校領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理重視程度不夠，缺乏檔案管理意識，使得高校檔案管理水平較低。鑒于此，在高校檔案管理中，應(yīng)該構(gòu)建完善的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確各自的職責(zé)，提升高校檔案管理的效益，進(jìn)而保障高校檔案管理的質(zhì)量。此外，在檔案管理中，還應(yīng)該制定檔案管理的監(jiān)督機制。完善的監(jiān)督保障機制，是提升高校檔案管理質(zhì)量的重要保障。高校應(yīng)該成立監(jiān)督小組，制定監(jiān)督機制，確保高校信息的及時而準(zhǔn)確地錄入。最后，制定科學(xué)的檔案管理保密制度。高校檔案管理中涉及諸多的隱私，這些隱私如果得不到保障，那么高校檔案管理的安全性將得到侵犯。

2.2不斷推動高校檔案的信息化建設(shè)

在高校檔案管理的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方法，容易耗費大量的人力和物力，同時也容易增加檔案信息分析與整理的差錯性，難以提升檔案管理的質(zhì)量。因此，為構(gòu)建檔案管理的質(zhì)量保障體系，必須注重檔案管理的信息化進(jìn)程，有效推動檔桿管理的數(shù)字庫建設(shè)。首先，將檔案管理的信息化建設(shè)擺在重要的位置，并構(gòu)建完善的預(yù)算管理制度，從而保障充足的資金來推進(jìn)檔案的信息化進(jìn)程。在高校檔案的管理中，信息化建設(shè)需要投入大量的資金，因此必須加強預(yù)算管理，通過檔案管理的信息化來推動檔案管理的質(zhì)量與安全。其次，構(gòu)建完善的人才培訓(xùn)及引進(jìn)制度，推動高校檔案管理工作的高效與規(guī)范。高校檔案信息化或數(shù)字庫建設(shè)，需要專業(yè)人才來針對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與管理。因此，高校必須加強檔案管理人才的培養(yǎng)，加強培訓(xùn)力度，同時引入計算機專業(yè)的高素質(zhì)人才，整體提升高校檔案管理的質(zhì)量。最后，加強檔案管理的檢索及標(biāo)注。檔案不是塵封不動的東西，而應(yīng)該充分發(fā)揮檔案信息的指導(dǎo)作用。因此，檔案信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該對以往的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子錄入，同時完善檔案的目錄及檢索功能，以便于檔案的及時取閱。此外，為了強化檔案的安全性，應(yīng)該在檢索及調(diào)閱的過程中，設(shè)置電子密令。

2.3加強檔案信息的深入挖掘

在高校檔案管理的過程中，強化檔案管理的質(zhì)量，還必須充分挖掘檔案管理的力度，不斷深入地開發(fā)與利用檔案信息，只有這樣才能提升人們對檔案信息重要性的認(rèn)知，也才能保障檔案管理的質(zhì)量。首先，加強檔案的分類與規(guī)劃。根據(jù)檔案的內(nèi)容及性質(zhì)的區(qū)別，將不同的檔案劃分為不同的種類，以便于人們在取閱檔案的過程中，增加檔案的利用率。其次，在高校檔案管理的過程中，還應(yīng)該注重對檔案信息的修復(fù)及補充完善。一些過往的檔案信息在收集與整理的過程中，可能存在破損或殘缺，如果對這些內(nèi)容不加以補充就盲目地錄入，那么檔案管理的質(zhì)量將無從談起。因此，必須注重完善和補充檔案內(nèi)容，對檔案進(jìn)行重新理清和清查。最后，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，逐步建立起覆蓋全校科研和教學(xué)改革、全體師生的檔案資源體系。此外，在高校檔案管理的過程中，還必須有效地提升高校學(xué)生的檔案管理意識，使得他們注重保護(hù)自身的檔案。

3.結(jié)語

高校檔案管理是高校日常管理的重要組成部分，在高校檔案管理的過程中，領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理不夠重視，檔案管理的信息化程度較低等，都影響著高校檔案管理的質(zhì)量。為提升高校檔案管理的水平，應(yīng)該構(gòu)建完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，制定完善的檔案管理體系，加強檔案管理的信息化水平，不斷深入挖掘檔案管理的力度，積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，綜合性地提升高校檔案管理的整體質(zhì)量。