論如何提高地籍檔案管理效能

劉祿

【摘 要】在新的歷史條件下，更加科學(xué)有效地管理好土地，充分合理地用好每一寸土地，已經(jīng)成為基層國土資源管理部門面臨的重要課題。創(chuàng)新土地檔案管理，提高地籍檔案利用效能，是科學(xué)管好、用好國土資源，更好地服務(wù)社會經(jīng)濟發(fā)展的重要保證。

【關(guān)鍵詞】地籍檔案；管理；效能；提高

土地是有限而不可再生的寶貴資源，是人類生存和經(jīng)濟社會發(fā)展的重要基礎(chǔ)。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，土地管理已經(jīng)成為宏觀調(diào)控的重要手段。如何在新的歷史條件下，更加科學(xué)有效地管理好土地，充分合理地用好每一寸土地，已經(jīng)成為基層國土管理部門面臨的重要課題。土地檔案管理是土地管理的基礎(chǔ)性工作。創(chuàng)新土地檔案管理，提高地籍檔案利用效能，是科學(xué)管好、用好國土資源，更好地服務(wù)社會經(jīng)濟發(fā)展的重要保證。

1 地籍檔案工作的新特點

1.1 地籍檔案信息量大幅度上升

地籍檔案是在地籍管理活動中形成的，具有保存、查考、分析價值的文字、圖表、磁盤等資料，是各級土地行政管理部門及其事業(yè)單位土地管理活動的真實歷史記錄，主要由土地登記表、宗地實地勘測丈量圖表、土地權(quán)屬調(diào)查表等要件組成，簡單地說，地籍檔案是一宗土地的身份證明，上面記載著這宗土地的產(chǎn)權(quán)歸屬、權(quán)屬變更、開發(fā)利用歷史等詳細(xì)信息。土地檔案本身就有庫藏量比較大的特點，一個普通的縣區(qū)，檔案庫存量一般不會低于四萬卷。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，城市化的推進，對土地的開發(fā)利用也更趨頻繁，在原有基礎(chǔ)檔案量大的基礎(chǔ)上，導(dǎo)致了地籍檔案信息量的大幅上升。

1.2 地籍檔案的利用率明顯提高

土地是財富之母。社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，使得土地的財富效應(yīng)也更加凸顯。使得人們越來越多地參與到土地利用活動中來。房屋拆遷、買賣、贈與等土地權(quán)屬登記、變更，土地收儲利用，土地開發(fā)整理，土地權(quán)屬糾紛，違法用地查處等工作的開展，都需要對相關(guān)土地檔案進行查閱，土地檔案的利用率不斷提升。

1.3 地籍檔案的服務(wù)功能越來越突出

地籍檔案從原來以國土資源管理部門及相關(guān)部門調(diào)閱為主，逐漸向服務(wù)對象多元化轉(zhuǎn)變。各國有企事業(yè)單位，私營企業(yè)乃至個人，或因發(fā)展生產(chǎn)的用地需要，或因經(jīng)濟活動中的用地糾紛等原因，均需要對土地檔案進行查閱，因此，地籍檔案工作也從做好土地檔案信息搜集管理，服務(wù)上級行政主管，業(yè)務(wù)部門向更廣泛的社會化服務(wù)推進。

1.4 地籍檔案存儲方式和處理、檢索正在消然發(fā)生新的變化

隨著土地管理活動現(xiàn)代化的發(fā)展，計算機處理的數(shù)字信息數(shù)據(jù)越來越多，信息存儲設(shè)備的更新和配備，使得土地檔案的存儲方式消然發(fā)生變化。計算機檢索，統(tǒng)計分析的便捷將推進土地檔案的信息化進程，紙質(zhì)檔案將逐漸、更多地被數(shù)字檔案所替代。

2 地籍管理工作存在的問題

2.1 地籍檔案保護管理措施仍不夠健全

目前在基層，地籍檔案保護管理條件并不是很理想。很多業(yè)務(wù)科室存在“重業(yè)務(wù)輕檔案”的傾向，一些檔案沒有及時移交檔案管理部門，導(dǎo)致地籍檔案不齊全。由于庫房條件的限制，常常存在地籍檔案和辦公用房同在一室，不利于地籍檔案的保護和管理，且檔案安全存在隱患。檔案的借閱制度不完善，借出檔案沒有及時歸檔等現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.2 地籍檔案處理的技術(shù)水平較低

地籍檔案管理還處在手工半手工階段，由于信息量大和人力不足的矛盾，一些土地檔案管理工作人員只是把檔案信息往檔案室一放就了事，大量的國土資源檔案信息閑置。地籍檔案的存儲檢索設(shè)施能力差，基本還是以人工檢索為主，檢索難度大，耗時長，效率低。對土地檔案的分類分析及綜合分析工作開展的不夠，跟不上經(jīng)濟社會發(fā)展對土地檔案信息利用的需求。

2.3 地籍檔案管理隊伍的素質(zhì)不適應(yīng)工作發(fā)展的需要

基層檔案管理工作人員有的是半路出家，只經(jīng)過簡單的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，沒有系統(tǒng)的經(jīng)受過檔案管理的教育，缺乏專業(yè)檔案工作人才。在一些基層，沒有相對固定的管理人員，檔案工作往往由其他業(yè)務(wù)人員兼任，由于人員變動大，專業(yè)人員缺失，人員結(jié)構(gòu)不合理，一職多崗等，檔案工作被忽視。一些基層單位連檔案裝訂等工作都要委托檔案局等專門單位進行。

3 提高地籍檔案利用效能的途徑

創(chuàng)新地籍檔案管理工作，提高地籍檔案利用效能的幾個途徑：

3.1 強化檔案管理意識，推進檔案管理理論創(chuàng)新

檔案管理是一項系統(tǒng)工程，良好的檔案管理，既要檔案管理工作人員的努力工作，也離不開各業(yè)務(wù)科室的配合，因為，各原始資料、原始檔案都是從各項具體業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的。因此，要加強各業(yè)務(wù)科室中的《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《土地管理檔案暫行規(guī)定》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，增強從領(lǐng)導(dǎo)到具體工作人員的檔案意識和檔案法制觀念，推進依法治檔。同時，要推進檔案管理人員的知識更新，鼓勵他（她）們掌握檔案管理的前瞻性，創(chuàng)新性的理論。

3.2 加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進檔案管理技術(shù)創(chuàng)新

一方面要加強基層土地檔案管理部門的硬件建設(shè)，解決一些基層單位地籍檔案和辦公用房混雜一室的現(xiàn)象。為地籍檔案配備專用庫房等。另一方面，要通過管理技術(shù)的創(chuàng)新，來彌補基礎(chǔ)設(shè)施方面的短板。例如加大電子數(shù)據(jù)的應(yīng)用，減少紙質(zhì)媒介的使用，就能夠節(jié)省出大量的存儲空間，彌補庫房的不足，簡化管理難度。要通過以加大計算機應(yīng)用，存儲技術(shù)革新為核心，推進現(xiàn)代信息技術(shù)在土地管理方面的應(yīng)用，為土地檔案管理開拓新的領(lǐng)域和空間。

3.3 完善各項管理制度，推進檔案服務(wù)工作創(chuàng)新

土地檔案的開發(fā)利用是土地檔案管理的最終目的。要健全有關(guān)土地檔案的立卷歸檔、登記借閱、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計、保管利用、移交管理以及檔案管理人員崗位責(zé)任制等一整套的管理制度，提高檔案管理、利用的規(guī)范性。通過推進土地檔案的信息化，完善土地信息數(shù)據(jù)的電子檢索，計算機統(tǒng)計分析，緩解人力不足的難題。同時，要加強土地檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，通過人工錄入，掃描等方式，逐步實現(xiàn)歷史土地檔案的數(shù)字化。

3.4 重視干部隊伍建設(shè)，推進檔案管理人才教育創(chuàng)新

干部隊伍的建設(shè)是土地檔案管理工作規(guī)范化，科學(xué)化的切入點。土地檔案工作者應(yīng)當(dāng)是掌握計算機技術(shù)，通曉檔案信息專業(yè)知識，有較強的規(guī)劃能力，能夠承擔(dān)多項專業(yè)工作任務(wù)的復(fù)合型人才。要有計劃、有目的地引進有相關(guān)專業(yè)教育程度的專門人才，逐步優(yōu)化土地檔案管理干部隊伍結(jié)構(gòu)。同時，應(yīng)該注重對檔案管理干部的培訓(xùn)工作，通過培訓(xùn)提升檔案管理干部的工作能力與綜合素質(zhì)，使崗位上的各位干部能盡職盡責(zé)、高效有力地完成各項工作。

針對當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的新發(fā)展以及檔案管理工作的新特點，創(chuàng)新檔案管理工作，積極探索高效務(wù)實的檔案管理新方法，充分利用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)和新興事物，將其融入到檔案管理工作中，才能真正提高地籍檔案管理的效能。

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[責(zé)任編輯：楊玉潔]