人力資源檔案管理中存在的問題及對策分析

丁曉紅

摘 要：在社會經濟快速發展的形勢下，人才成為了企業競爭的重要所在。企業要想得到長遠、穩定的發展，就要做到人盡其用、才盡其用。所以，人力資源檔案管理受到了社會各界的廣泛關注。然而，隨著科學技術的不斷進步，社會的不斷發展，人力資源檔案管理問題越來越突出，必須結合實際情況，提出有效的解決對策，從而提高管理水平與效率，為社會可持續發展提供人才保障。

關鍵詞：人力資源檔案管理；問題；對策

在市場經濟發展過程中，人力資源指的就是一個國家或者地區處于勞動年齡、未到勞動年齡與超過勞動年齡但具勞動能力的人口。一般而言，人力資源數量就是具有勞動能力的人口數量，在社會生產發展中，具有一定的人力資源數量是十分必要的。隨著社會的快速發展，科技的不斷進步，人力資源發揮的作用越來越重要。所以，為了提高人力資源質量，加快人力資源流動，一定要重視人力資源檔案管理。

一、人力資源檔案管理中存在的問題

（一）缺乏完善的檔案管理制度體系

在人力資源檔案管理中，人力資源信息收集難度大是導致檔案管理制度體系不健全的重要原因。因為缺少明確的人力資源檔案歸檔范圍標準，造成很多人力資源信息未得到有效收集，并且對于不同行業歸檔標準而言，也缺少明確的規定，導致歸檔不正確。倘若只是按照不同行業的需求予以明確，這樣不僅具有很大的難度，還無法達到預期的工作效果。人力資源檔案形成途徑非常多，并且相對復雜，進而為檔案管理工作帶來了很大的難度，加之各部門之間缺乏有效的協調合作，互相推卸責任，以此降低了工作效率，影響了人力資源檔案管理工作的全面落實。

（二）檔案管理方式滯后

檔案管理方式指的就是在檔案管理過程中檔案資料的形成方式以及檔案存放與調用的方式。現階段，依然沿用傳統管理方式對人力資源檔案進行管理，并且檔案資料大部分均為紙質，在整理這些檔案資料的時候，非常耗時，查閱難度也比較大。除此之外，在利用人力資源檔案資料的時候，經常因為查閱慢而被忽視，從而也就降低了檔案利用效率，使得檔案管理工作未受到了高度重視，也就缺少對檔案管理方式的研究。

（三）檔案管理人員素質較低

如果檔案管理人員熱愛檔案工作，那么就會積極學習與掌握更多的檔案管理方式，從而顯著提高了檔案管理工作的效率；同時，如果檔案管理人員可以充分認識到工作的服務型，那么就會顯著提高檔案應用性。然而，在實際工作中，大多數從事人力資源檔案管理工作的人員年齡都較大，其管理觀念還停留在“幫群眾管理檔案”、“為政府服務”等方面，缺乏對檔案管理工作服務性的認識，掌握的信息技術有限，從而導致檔案管理工作的服務性較差，影響了檔案資料的有效利用。

二、人力資源檔案管理問題的解決對策

（一）完善檔案管理制度體系

在人力資源檔案管理工作中，加強檔案管理制度體系的完善，對管理工作的順利展開有著十分重要的作用。首先，建立正確、合理的人力資源管理制度，確保檔案管理工作有效，以免在實際工作中出現不認真、怠慢等現象，影響管理工作效率。其次，保證檔案管理制度簡明扼要，以此激發從業人員的積極性，提高管理工作質量與效率。再次，保證檔案管理制度公平、全面，從而對從業人員的工作行為進行規范，要求從業人員嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作能夠保質保量的完成。最后，在檔案管理制度中明確獎懲，提高檔案管理工作的嚴肅性，從而確保檔案管理工作高效完成。

（二）采用信息化管理方式

在人力資源檔案管理工作中，因為檔案管理方式比較落后，造成檔案管理工作效率較低，為此，一定要對檔案管理方式進行改進，提高檔案管理信息化。在人力資源檔案管理中，信息化管理方式可以用較小的空間與較快的速度完成對檔案資料的系統、統一的管理，并且實現紙質檔案資料與電子音像檔案資料的結合，顯著提高了檔案管理工作效率。在人力資源檔案管理工作中，要想全面實現信息化管理，就要注意以下內容的落實：其一，在人力資源檔案管理中加入資金投入，購置檔案管理工作所需的硬件設施與軟件設施，如電腦、掃描儀、打印機等；同時，檔案管理部門一定要對工作所需設備進行了解，以此做好相關準備工作，保證檔案管理工作全面落實。其二，結合工作實際情況，制定適合的檔案管理信息化策略，并且予以全面落實。在開展相關工作的時候，必須設立專門的監督部門，以此對工作全程進行全面掌控，保證檔案管理信息化得以全面實施。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質

在人力資源檔案管理工作過程中，管理人員是最為核心的部分。事實上，在人力資源檔案管理工作中，因為管理人員工作態度不認真或專業技術知識匱乏，致使檔案管理人員綜合素質較低，對人力資源檔案管理工作的全面展開造成了很大的影響。為此，提高檔案管理人員的綜合素質非常必要，是提高人力資源檔案管理工作效率的重要手段，必須予以高度重視。隨著網絡技術、信息技術的不斷發展與進步，傳統管理方式已經逐漸被淘汰，檔案管理人員一定要學習與掌握計算機技術，熟練利用計算機開展檔案管理工作，以此提高檔案管理水平，保證檔案管理工作全面落實，達到預期的工作效果。除此之外，引進一些優秀的專業人才，從而確保檔案管理先進方式得以有效推行。

三、結束語

綜上所述，在市場經濟快速發展的形勢下，人力資源檔案管理工作越來越重要，關系著社會的可持續發展。然而，在實際工作中，人力資源檔案管理工作還存在著一些不足，需要根據具體情況，提出切實可行的解決對策，以此保證人力資源檔案管理工作得以全面落實，并且有效提高檔案管理水平，為提高人力資源檔案的利用率打下堅實的基礎。

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