住房公積金檔案的特點及管理措施

李竹瀅

摘 要：住房公積金業(yè)務(wù)檔案是繳存單位和職工住房公積金賬戶設(shè)立繳存、提取、使用、變更、注銷等活動中形成的，具有參考利用價值的原始記錄。住房公積金業(yè)務(wù)檔案在檔案類別中屬于專門檔案范疇，其檔案來源具有廣泛、內(nèi)容豐富、保存長期、隨時整理、開發(fā)利用等諸多特點。

關(guān)鍵詞：住房公積金；業(yè)務(wù)檔案； 特點； 對策

住房公積金制度從無到有，從小到大，經(jīng)歷了資金量和業(yè)務(wù)量的飛速發(fā)展。住房公積金檔案作為記載其發(fā)展歷程的原始記錄，體現(xiàn)出越發(fā)重要的歷史作用。住房公積金檔案的管理規(guī)范與否直接關(guān)系到業(yè)務(wù)的發(fā)展和資金的安全。作為住房公積金檔案的管理者，要學(xué)會分析其特點，不斷加強檔案管理工作，促進住房公積金事業(yè)的發(fā)展和進步。

一、住房公積金檔案的特點

住房公積金檔案是住房公積金管理機構(gòu)在辦理歸集、提取、貸款等業(yè)務(wù)過程中形成的，具有參考利用價值的原始記錄。隨著住房公積金業(yè)務(wù)的發(fā)展、延伸和完善，其內(nèi)容更加豐富，數(shù)量不斷增長。它具有如下幾個特點：

（一）檔案形成者眾多

住房公積金的管理機構(gòu)、經(jīng)辦部門、繳存單位和繳存職工，都是住房公積金檔案的形成者。住房公積金的管理機構(gòu)包括住房公積金管理中心、分中心、管理部和派出機構(gòu)，經(jīng)辦部門包括委托銀行、公證處和擔(dān)保公司等。住房公積金的繳存單位和職工則為辦理貸款、提取、歸集等業(yè)務(wù)的單位和個人。

（二）種類和內(nèi)容豐富

住房公積金檔案目前主要有歸集、提取、貸款三大類，每類業(yè)務(wù)檔案之下具體還有很多層次的細(xì)分。如貸款檔案包括樓盤檔案、貸款檔案和抵押檔案三類，其中的貸款檔案又分為新房貸款檔案、二手房貸款檔案、組合貸款檔案及以貸還貸檔案等類型。因業(yè)務(wù)類型的不同，其內(nèi)容有很大不同，具有種類和內(nèi)容豐富的特點。

（三）留存材料基本相同

住房公積金的業(yè)務(wù)檔案，是繳存單位或職工提供的與業(yè)務(wù)辦理相關(guān)的各種材料，經(jīng)住房公積金管理機構(gòu)審批合格后留存的紙質(zhì)或數(shù)字載體資料。因住房公積金的政策具有相對的穩(wěn)定性，同一業(yè)務(wù)的留存材料和審批材料基本相同。

（四）保存期限長且存在變化

住房公積金檔案的保存期限全部在15年以上，其中貸款檔案的保存期限更長。一個借款人的檔案，從貸前審查、貸款審批、簽訂合同、發(fā)放到全部還清，需要最長三十年的時間，期間還會遇到貸款變更或提前結(jié)清的情況，其檔案保存的期限很長且存在變化。

（五）整理立卷具有時效性

住房公積金檔案是前臺窗口留存的業(yè)務(wù)資料，因每個業(yè)務(wù)辦理環(huán)節(jié)緊密相連，環(huán)環(huán)相扣，每種業(yè)務(wù)的辦理數(shù)量又具有不確定性，必須隨時進行整理、立卷、復(fù)核，材料不能積壓，以免影響下一步的業(yè)務(wù)工作。因此，其檔案整理具有時效性。

（六）查閱和使用具有針對性

住房公積金的業(yè)務(wù)檔案，因其職能性質(zhì)，一般為上級監(jiān)管部門和本單位業(yè)務(wù)部門查閱和使用，同時也為繳存職工本人提供檔案查閱服務(wù)。住房公積金檔案有嚴(yán)格的保密制度，除上述使用者之外的任何單位和個人均不得隨意查閱檔案。

二、加強住房公積金檔案管理

住房公積金檔案管理起步較晚卻發(fā)展迅速，特別是近年來，隨著住房公積金制度的日趨完善和住房公積金資金量、業(yè)務(wù)量的快速增長，其檔案數(shù)量呈現(xiàn)出飛速增加的趨勢。如何建立安全、規(guī)范、高效的住房公積金檔案管理體系，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和系統(tǒng)化，成為住房公積金事業(yè)發(fā)展的一個重要課題。

首先，要加強制度建設(shè)。結(jié)合《檔案法》及《住房公積金管理條例》的有關(guān)規(guī)定制定住房公積金檔案管理實施細(xì)則，使檔案的整理、分類、歸檔、立卷、保管、借閱和利用等管理明細(xì)化、規(guī)范化和制度化，建立健全檔案管理人員的崗位責(zé)任制和檔案保密制度，檔案管理做到有章可循，保證檔案管理工作安全有效地開展，確保檔案的準(zhǔn)確、完整和安全。

其次，要加強對管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。由于人員編制的限制，住房公積金的檔案管理缺乏專業(yè)的工作人員，多數(shù)單位都是兼職管理，達不到檔案管理專業(yè)、系統(tǒng)、高效的目標(biāo)。面對這種實際情況，一要加強檔案管理人員專業(yè)知識的培訓(xùn)，積極學(xué)習(xí)《檔案法》以及近年來檔案管理的新理論、新方法、新觀念，增強檔案管理知識，提高檔案管理水平；二要加強住房公積金各項業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，提高住房公積金檔案管理的業(yè)務(wù)水平和工作技能。

第三，要加強檔案的信息化建設(shè)。數(shù)字化是檔案管理的未來趨勢。一方面，對紙質(zhì)檔案進行掃描，實現(xiàn)文書檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換，有利于保管和查詢。另外，充分利用現(xiàn)有的住房公積金管理系統(tǒng)，把檔案管理工作前移，在住房公積金業(yè)務(wù)前臺把歸集、提取、貸款的原始檔案掃描入電腦，避免重復(fù)輸入信息，對檔案資料可以實現(xiàn)快速、高效的管理。

三、結(jié)束語

住房公積金是老百姓的血汗錢，“取之于民，用之于民”是住房公積金事業(yè)的根本宗旨。加強住房公積金的檔案管理，是住房公積金規(guī)范管理的需要，更是防范和化解住房公積金風(fēng)險的需要。住房公積金的檔案管理不是單純的檔案模式管理，更是具有現(xiàn)實意義的、可操作的、可利用的動態(tài)管理，在加強檔案管理的同時，一定要遵循住房公積金檔案的特點，使其檔案管理向更高的層次邁進。

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