淺談人事檔案管理的重要性

郗旭莉

中圖分類號：G632 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 文章編號：1002-7661（2016）10-011-01

人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等情況。它可以證明一個人從學(xué)校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄。現(xiàn)在很多人誤認(rèn)為人事檔案沒用，要不要都可以。而在現(xiàn)代勞動用工管理中，人事檔案的作用包括以下幾方面：對職工個人而言，人事檔案管理部門可以據(jù)此為員工提供辦理護(hù)照、港澳通行證的政審手續(xù)；提供婚姻狀況證明；為流動人員提供身份認(rèn)定和辦理社會保險；為員工代辦申報職稱；根據(jù)檔案確定退休年齡；根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整；出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等。

一、當(dāng)前人事檔案管理中存在的不足

1、普遍對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。

2、硬件設(shè)施解決不完全到位。

3、檔案管理人員管理水平不專業(yè)，管理手段落后。

4、人事檔案收集工作力度不夠。

二、檔案管理的意義和任務(wù)

1、檔案管理工作的意義

隨著社會的發(fā)展和時間的推移，一方面檔案的數(shù)量和成分在日益增加和不斷豐富，另一方面檔案又處在不斷損毀的過程中。對于不斷形成和增加的檔案，通過加強(qiáng)檔案的收集工作來解決這一矛盾，而對于處于不斷損毀的檔案，則通過加強(qiáng)檔案的保管工作來解決。檔案工作的實踐，向我們提出了一個很尖銳的問題：一方面要求我們把檔案長期保管下去，為了維護(hù)集體和個人歷史真實面貌服務(wù)；另一方面檔案的“壽命”是有限的。為了解決這些急迫的問題，必須加強(qiáng)檔案的保管工作，無論對于現(xiàn)在還是將來的事業(yè)，都是一件任重道遠(yuǎn)的工作。

2、檔案管理工作的任務(wù)

檔案管理工作的具體任務(wù)是：（1）防治檔案的損壞：要了解和掌握檔案損壞的原因和規(guī)律，通過經(jīng)常性的具體工作，采取專門的有的放矢的技術(shù)措施和方法，最大限度地消除各種可能損壞檔案的不利因素的影響，從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍內(nèi)。（2）延長檔案的壽命：檔案保管管理工作不僅僅在于只是一味地防治檔案的自然損壞，而且還要從根本上采取更積極的措施，盡可能最大限度地延長檔案的壽命，或者說，盡可能延長檔案被自然損壞的時間。（3）維護(hù)檔案的安全：維護(hù)檔案的安全，一方面是指檔案作為一種物質(zhì)存在的形態(tài)必須最大限度地使其安全存在下去；另一方面是指檔案作為一種社會現(xiàn)象，要在整個政治斗爭范圍內(nèi)，不致因為保管的不當(dāng)或條件的低劣使檔案丟失而發(fā)生泄密，造成政治上的不安全。

3、檔案管理工作的基本要求

（1）以防為主、防治結(jié)合。

（2）加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般。

（3）自力更生、勤儉節(jié)約。

（4）立足長遠(yuǎn)、保證當(dāng)前。

三、職工檔案管理中存在的主要問題

1、現(xiàn)行企事業(yè)職工檔案管理體制與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)。

2、企事業(yè)單位檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。

3、檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。

四、職工檔案管理的發(fā)展趨勢

在中國，人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果某人想調(diào)到更適宜于發(fā)揮自己專長特點(diǎn)的地方和單位工作，原單位領(lǐng)導(dǎo)若不同意調(diào)走，其人事檔案和戶口就不能轉(zhuǎn)走，那么，即便是這個人調(diào)走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，與戶籍制度、人事代理制度協(xié)調(diào)運(yùn)行，那么許多問題都會迎刃而解。可見，在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。市場經(jīng)濟(jì)的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制應(yīng)運(yùn)而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質(zhì)。人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使，該機(jī)構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補(bǔ)充，與傳統(tǒng)人事檔案管理模式處于并存發(fā)展階段。市場經(jīng)濟(jì)條件下的新模式，與計劃經(jīng)濟(jì)時代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應(yīng)更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現(xiàn)代人事檔案管理模式的補(bǔ)充。這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護(hù)，方便本機(jī)構(gòu)使用具有優(yōu)勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大；新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會各種機(jī)構(gòu)和人員利用，宜采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。

干部人事檔案在組織人事工作中扮演著重要角色，隨著干部人事制度改革的不斷深入，我們應(yīng)該在新的時期加大力度管理好干部人事檔案，充分發(fā)揮其作用，讓干部人事檔案工作更好地為組織人事工作服務(wù)。通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更有效，檔案管理工作必將上一個新臺階。