發揮信息技術優勢與促進班組建設深化發展的探索

吳鴻

[摘要]班組信息化管理是指發展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力，并使之作用于班組日常管理的過程，其核心要素是數據平臺的建設和數據的深度挖掘，通過信息管理，系統地把班組的生產業務、日常管理等各個環節集成起來，共享信息和資源，達到降低內耗、提高工作效能和質量、快速應變的目的，增強班組管理水平。文章通過分析班組管理信息化的意義和實現的前提條件，闡述了班組管理信息化的實施辦法。

[關鍵詞]信息技術；班組建設；信息管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201619129

在現代企業中，班組是最小的單位，班組建設的好壞直接關系到一個企業的發展。班組管理的強弱往往反映出企業是否具有活力、生機，科學有效的管理是現代企業賴以生存和發展的重要基礎。班組管理的核心是決策，而決策的過程實際上是對信息掌握的過程。因此，班組管理的本質就是對信息的掌握、控制和有效利用。

隨著信息技術的不斷發展和我國企業改革的不斷深入，班組管理方式正在向創新管理和知識管理轉變。為適應新時期企業管理方式的變革，必須加強管理信息化建設。班組管理信息化建設是一場革命，在提高企業管理水平、促進管理現代化，轉換經營機制、建立現代企業制度、有效降低成本、加快技術進步、增強市場競爭力、提高經濟效益等方面都有著現實和深遠的意義。

1傳統班組管理模式的弊端

傳統的班組管理模式存在著幾個重要弊端，主要表現在以下方面。

11班組資料手工錄入效率低下

傳統班組管理模式下，班組資料的管理采用如下模式：班組員工根據A2標準，結合班組實際工作，制定班組建設的標準資料目錄，編制相關資料、記錄的電子文本，并打印之后分類保存在班組管理資料盒，在完善了基礎資料之后班組員工再根據班組日常工作對相關資料、記錄進行修改和更新。這種傳統模式最大的弊端是資料錄入速度緩慢、不全面、不及時，同時在需要查詢資料時操作不便、效率較低。

12班組管理資料不易保存

傳統班組管理模式下，班組管理基礎資料雖然按照標準目錄進行歸檔保存在班組管理專用檔案盒，但是相關紙質資料需要經常人為翻閱、錄入信息等，不利于保存；并且隨著班組管理工作的持續開展，相關資料累積越來越多，其檔案盒管理、年度資料歸檔保存、歷年資料查詢等工作全靠人工執行，不僅效率很低，而且難度大、易出錯；若在更新紙質資料的同時對電子資料也同步更新雖然能解決紙質資料不易保存的難題，但是重復勞動會形成較大的人力資源浪費，也不利于班組管理的常態化進行。

13班組星級評定工作開展效率低，不易形成常態機制

傳統班組管理模式下的班組星級評定一般采用這種模式：班組管理職能部門帶領相關專業人員（少則五六人，多則十幾人），在受檢班組人工查閱資料、電子資料、錄音文件等，并且需要受檢班組員工全程陪同，其整個檢查工作要耗費大量的時間和人力。每年的班組星級評定工作幾乎要占用班組管理職能部門及相關專業人員一個月以上的工作時間，星級評定后幾乎沒有時間安排復查工作，對基層班組管理工作開展情況的掌握不及時、不準確。

由于以上幾個弊端，造成了班組管理基礎資料的原始積累存在著速度慢、資料不易保存、資料查閱難等諸多問題，很難真正起到應有的積極作用，不僅未能切實為班組減負，反而增加了班組的工作負擔。

2班組信息化管理的意義

通過班組管理信息系統實施，可以實現先進的管理思想與現代計算機網絡技術的完美結合，為企業創造更加強大的競爭優勢。

（1）加強班組管理信息化建設，可以提高班組管理、決策的效率和水平在企業管理信息化過程中，通過建設班組信息系統，可以對班組的業務流程和組織機構進行改革和簡化，使得信息流動更為順暢，從而提高班組管理決策的效率和水平。

（2）加強班組管理信息化建設，可以提高班組成員的整體素質。班組管理信息化的主要特征是計算機技術廣泛而深入的應用。為此。要求必須制定嚴格的操作規程和工作規范，對員工進行經常性的培訓和教育，使員工逐漸摒棄舊的工作方式，學習掌握先進的操作規程和技術，并按先進的規程進行操作，從而可以提高班組成員的整體素質。

（3）加強班組管理信息化建設，可以增強對外交流。班組信息化工程的實施，特別是Intranet和Extranet網絡環境的建立，為宣傳自己提供了條件。網絡環境的建立，極大地方便了班組的對外交流。目前，信息技術、電子數據交換、電子商務等技術得到大量采用，如不加強信息化建設，就無法實現對外交流，無法全面深入地了解和更好地介入國內外市場。

（4）加強班組管理信息化建設，可以提高各方面效益。班組建立信息系統需要投入一定的資金，包括硬件購置、軟件購置或開發、系統運行及維護費用等。班組管理信息系統的建設是關系到企業生死存亡的長遠大計，它的效益更主要的是體現在戰略效益方面，但這并不意味著企業管理信息化就不會產生直接的經濟效益，因為機構和業務流程的精簡不但可以提高工作效率，而且可以節省大量勞動力；實現無紙化辦公、無紙化設計與創造后，可以節約大量的紙張和相關費用，效益也非常顯著；采用信息技術后，可以大量壓縮庫存，減少流動資金的占用，縮減人員及設備數量，進而降低成本和投入，提高經濟效益。

3實施班組信息化管理的前提

如何利用好班組信息化管理系統，推廣班組信息化管理，筆者認為應保證好四個前提。

1做好班組信息化管理的宣傳工作

使用班組信息化管理系統雖然優點眾多，但在生產一線許多班組還沒有真正落到實處，很多還流于形式，其主要原因是宣傳沒有到位造成的。保持班組信息化管理系統的使用率，首先要讓一線員工從內心接受班組信息系統的先進性，并把它作為提高和宣傳班組和展示自我才華的一種途徑。

2激勵班組成員的使用熱情

提高班組信息化系統使用率另一個手段，是要建立“以獎代罰”的獎勵機制，大力度獎勵班組中熱衷使用系統和撰寫、宣傳本班組管理經驗和事跡的員工。通過一種常態的獎勵機制，起到先進帶后進的方法，從而逐漸帶動和激發班組每一個成員對信息化系統的使用熱情。

3增強班組成員之間的交流

班組信息化系統作為展示班組標準化建設的平臺，匯集了眾多的精英班組，所以要利用好這個優秀平臺，或以班組或以個人的名義廣交朋友，互相交流。并盡可能與其他同專業班組結成幫教對子并通過征文、任務達標、競賽等形式，取長補短，共同提高班組管理和業務水平。

4加強班組信息化日常管理

班組信息化管理是一項需要持之以恒的工作，必須堅持按時、保質完成班組新資料、新事物錄入與更新，所以要把這項工作列入日常管理之中，同時要選派班組中的優秀員工專職負責每日數據的收集和維護，保證班組信息化系統網頁的新鮮性和時效性。

4班組信息化管理的實現

1班組長要轉換觀念，提高對管理信息化的重視

班組管理信息化，班組長是關鍵。班組長的重視、直接決策和組織實施，對班組管理信息化建設至關重要。班組管理信息化不單純是個技術問題，它涉及企業的方方面面，信息化的過程是從“人治”向“法治”轉變的過程。企業組織框架的重組、流程的再造，涉及權力和利益的再分配問題，強化管理和控制，勢必要和一些習慣勢力產生碰撞。所有這些，都需要班組長堅定信心，并能身體力行。

1對現有流程進行適當重組，建立適應班組管理信息化模型在班組管理信息系統建設中，僅僅用計算機系統去模擬原手工管理系統并不能從根本上提高班組管理的水平，重要的是重組班組管理流程。班組管理流程重組的本質就在于根據新技術條件下信息處理的特點，以事物發生的自然過程尋找解決問題的途徑，它不僅涉及技術，也涉及人文因素，包括觀念的重組、流程的重組和組織的重組。通過班組管理流程的重組，達到以新的企業文化代替老的企業文化，用新的班組管理流程代替原有的班組管理流程。班組管理流程重組是一場革命，需要班組自上而下層層貫徹和實施推進。

3 配備班組管理軟件，架構班組管理信息系統

班組管理信息化建設，首先要構筑班組管理信息化網絡。其次要對班組管理信息資源進行總體規劃并建設班組管理信息系統，對于班組管理信息系統，企業可以自行開發，也可以聯合開發。最后是做好信息資源的標準化建設，建立信息化管理體制。如數據錄入制度、數據備份制度、數據更新制度、員工培訓制度等。

4 對班組管理人員進行信息化知識培訓

班組管理信息化建設是一項復雜的系統工程，需要投入一定的人、財、物等資源，涉及班組的方方面面。必須進行統籌規劃和合理安排，否則就有可能達不到預期目標，造成巨大損失。班組必須對管理人員進行培訓，使他們了解信息化基本知識，學習掌握管理軟件的使用方法，能對企業管理軟件處理的數據進行維護，保證數據安全可靠。同時，應該培養或吸收具有相關技術的人才作為人才保障，并提供學習和培訓的平臺，打造一支信息化專業人才隊伍，更好地推進班組管理信息化建設。

總之，信息化是衡量一個企業現代化管理程度的標志，班組的現代化管理程度，直接影響到企業的整體管理水平。利用信息技術改善現有管理手段，轉變傳統管理方式，是實現企業現代化的根本途徑。因此，推進班組信息化建設是每個企業、每個班組面臨的一項光榮而艱巨的任務。