淺談云存儲技術在人事檔案管理應用中面臨的挑戰與實踐

朱　峰

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淺談云存儲技術在人事檔案管理應用中面臨的挑戰與實踐

朱峰

本文通過對云存儲技術的分析和在國際上的應用情況，結合我國當前人事檔案管理中存在的問題，指出云存儲在人事檔案管理中運用的優勢和價值，分析了面臨的問題和挑戰，并在實踐提出中相應的解決方案。

云存儲技術;人事檔案管理;挑戰與實踐

近年來，世界先進國家為節約經費投入，提高服務效率而在政府部門推行“云優先”(Cloud First)戰略，即在未來政府部門信息化業務采購和更新時，優先考慮使用云計算模式。云計算，指的是一種“支持無處不在、便捷、按需網絡訪問可配置計算資源共享池(例如網絡、服務器、儲存器、應用程序和服務)”的模式，這種模式可以在最少化管理支持和與服務商交互的情況下迅速配置和發布。采用云計算可以大幅度降低信息化方面的投資費用、提供更高的數據安全保護和更大的數據存儲容量，因而各國開始在政府部門大力推行使用云計算服務，其中美國、澳大利亞、英國走在前列。而云存儲是在云計算概念上延伸和衍生發展出來的一個新的概念。通過集群應用、網絡技術或分布式文件系統等功能，對外提供數據存儲和業務訪問功能的一個系統，保證數據的安全性，并節約儲存空間。簡單來說，云存儲就是將儲存資源放到云上供人存取的一種新興方法。使用者可以在任何時間、任何地方、透過任何互聯網的裝置連接到云上方便地存取數據。

一、人事檔案管理的現狀

目前我國的人事檔案普遍使用紙質檔案存儲，需要耗費大量的精力和時間進行檔案材料的收集、整理、裝訂、歸檔，以及空間存放和后續維護，而且存在檔案資料保存不齊、記載不實、內容填寫前后不一等問題，使得人事檔案的真實性、完整性、動態性、機密性功能逐漸趨于弱化，不能有效的為人力資源管理者提供參考憑證。隨著檔案數字化的發展，電子人事檔案的儲存逐步完善，具體有：紙質檔案的掃描，數碼相機的拍攝；縮微拷貝片的掃描、微機、縮微照相，音頻、視頻檔案的數字化采集，激光三維立體掃描。傳統手工操作的人事檔案工作存儲、處理和控制信息的能力比較差，查詢和利用信息的速度不快，不能有效開發利用人事檔案信息，很難完全做到檔案統一、完整、實用、精準，無法高質量高效能地提供人力資源服務。

二、云存儲技術在人事檔案管理中的作用

人事檔案存儲管理的最基本出發點是向需求者，也就是人力資源管理者提供資源共享服務，云存儲的出現使得我們不需要再在卷帙浩繁的紙質檔案——“死的檔案”中艱難查詢。云存儲就是提供資源共享和服務的，人事檔案利用云存儲進行管理，能夠有效地減少無檔、“死”檔和棄檔的情況。還可以存儲原始的完整的檔案信息，杜絕內容遺失、資料損毀等現象。將云存儲技術應用于人力資源管理工作中，可以更好地開展人事檔案信息服務工作。

三、云存儲技術應用的優勢

(一)節約費用

云存儲技術從長遠來看為單位減少成本。傳統的存儲模式不斷的產生大量的歷史資料和數據，需要不斷的增加存儲空間(檔案庫房)、配備密集柜，同時必須不斷增加移動硬盤設施，以對數據資料進行保存和備份。云存儲服務可以快捷便利地在原來的基礎上擴展存儲服務空間，滿足更大的存儲需求，持海量數據管理。

(二)存放更安全

現有人事檔案資料在保存時，如果碰到自然災害，極易丟失或損毀原始資料。即使使用移動硬盤、光盤對資料進行備份，但這些設施時間長了也極易出現損壞或讀不出的情況。紙質人事檔案在保存過程中，由于受氣候影響，易脆裂或發霉而導致無法永久保存。云存儲保存突破傳統保存的弊端，即使發生自然災害或是計算機出現故障，因為人事檔案數據早已儲存在云端，可以完整快速地恢復在新的服務器上，從而不影響人事檔案信息的使用。

(三)提高檔案管理效率

傳統的存儲系統不能滿足多種類型的檔案存儲，只能進行簡單的事物處理的應用，而云存儲服務面向高性能計算，可以面向多種類型的人事檔案存儲，包括電子文檔、文字、視頻錄像、錄音、圖片等類型檔案。還能提供互聯網在線查詢服務，能夠把“死的檔案”變成“活的檔案”，使得人事檔案靈活運轉、開發、利用，做到真正的“檔隨人走”，以提高檔案管理工作效率，延長人事檔案壽命。

(四)資源共享

通過云存儲可以消除“信息孤島”現象，為人力資源管理者提供無縫連接的“一站式”跨庫利用和檢索，實現人才檔案信息資源匯集共享，提供統一訪問接口，滿足人事檔案查詢、檢索和利用的請求。

四、云存儲在人事檔案管理應用中面臨的挑戰

經過短時間內的發展，“云”理念已經被運用到了各個領域。但這并不是說云計算的發展已經暢通無阻，它不但在技術層面上存在著挑戰，而且在運營模式以及管理模式上也存在著不少困難，如何把本身孤立的子集進行有機結合本就需要各個部分進行良好的溝通，與此同時，通信與安全協議不可或缺，共享要在一定范圍內實施共享，溝通也要在特定的情況下進行溝通，保密協議與安全問題顯得尤為重要。在涉及到信息安全和機密問題的人事檔案方面更是這樣，任何事情都是利弊共存的，在充分認識到云存儲在人事檔案管理上發揮其優勢的同時也要看到其發展中的技術、理念等難題。

(一)信息安全問題

人事檔案是機密且重要的檔案，在開發利用的過程中必須要按照國家相關要求來對檔案進行保管。云存儲的人事檔案和系統保管都面臨著一定的安全性問題。云存儲是建立在互聯網基礎上的，只要是和互聯網有所關聯，那么就會存在著被黑客攻擊、機密泄露、木馬病毒等不安全的問題。云服務還會或多或少的存在有服務中斷的時期(比如網絡中斷或者是遭到病毒攻擊等)，在這樣的一段時間內，無法對文件進行及時的利用，這對使用的單位來說產生的影響比較大，因為文件無法使用可能導致嚴重的業務中斷，是否能夠有效的解決信息在存儲過程中的安全性問題，也就成為了云存儲是否能夠進入到人事檔案領域的一道門檻。解決這些問題的主要辦法就是需要進行多方位的協調，制定出云存儲安全的相關協議，對使用單位不適合共享的資源進行保護。

(二)訪問限制問題

隨著單位對人事檔案重視程度的加深和開發力度的增加，難以避免的是更多的個人信息被泄露出去，讓眾人所知，造成一些個人權益的侵害問題。云存儲服務在帶來更多便利的同時也帶來了一些不可避免的安全性問題。既然進行資源共享，那么就不得不考慮到安全性的問題，對人事檔案的共享進行加密、限制訪問等措施能夠真正杜絕人事檔案的安全性和準確性的問題嗎？在限制訪問方面的技術是否真的能夠限制不可訪問者的訪問，避免安全風險？而如果設置嚴格的訪問權限，對檔案的開發利用程度是否會造成影響？在云存儲加密技術上還沒有制定出比較規范和完整的體系，需要用戶訪問權限等問題進行深入的研究，以便于更好的進行規范和管理，讓云存儲服務既要具備靈活性又要具備保密性。所以，需要對其進行不斷的探索和研究，讓云存儲服務能夠更好的運用到人事檔案管理中。

(三)數據更新備份問題

由于受到財力、物力以及技術水平等多個方面的因素限制，云存儲的檔案更新管理還處于初級的水平階段，更多的技術還有待提升；在人事檔案的信息存儲和數據備份方面需要計算機擁有更加強大的空間，在目前階段云存儲還不能夠有效解決檔案的分析和處理等問題：沒有宏觀科學的云存儲系統對人事檔案進行及時的更新和檢測管理。

(四)執行標準化問題

全球相對統一的標準是任何一項技術得以發展和推廣的重要保障之一，因為不同檔案之間存在著不同的多種因素，所以服務器配置以及系統操作等方面都會存在著一定的差異，這在技術層面上給云存儲帶來了麻煩。與此同時，云服務提供商針對不同的平臺設計了不同的軟件接口，如果遇到接口不適用的情況時，那么就會影響到云存儲的使用。云存儲在為人事檔案提供方便的同時，需要制定統一規范的制度和標準，同時還需要一定的政策作為保障。云存儲在開發的同時已經逐步認識到了協議和標準存在的問題，但是在人事檔案管理界并沒有對云存儲進行相關標準的制定。所以，需要建立在服務用戶為根本的基礎上，共同對協議、標準等問題進行研究。

五、云存儲在人事檔案管理應用中的實踐

云存儲在人事檔案管理的應用就是以檔案學的文件生命周期理論為指導，構建一個統一的系統性的云存儲服務平臺，利用擁有超強計算能力和數據處理分析能力的云計算后臺高效高質地對人事檔案進行收集、鑒定，分類、編目、保存和利用，把所有人事檔案存儲在云端的檔案管理新模式。

(一)建立健全人事檔案云存儲的管理體系

建立以組織部門為主導、人事部門為主體、檔案部門為業務指導的領導體制，還有制定相對應的政策和法規，建立完整規范的管理體系使得“云存儲’在人事檔案中的應用有法可依、執法有據。

(二)加強云存儲基礎設施建設

通過大規模、大協作來對人事檔案相關的社會各個行業的服務器、存儲器等設備加以整合，逐步滿足部署“云存儲”環境的各項要求，實現向各級人事檔案相關部門提供基礎設施服務的最終目的。這樣既可以利于國家戰略的高度上，對我國人事檔案管理整體情況進行統籌規劃、合理安排、避免重復性建設所帶來的大量經費損耗，又使得原來技術力量較為薄弱的人事檔案管理部門得以應對“云”時代所帶來的技術挑戰，妥善處理好日常各類運維工作。

(三)建立統一的云存儲平臺

國家或者是省市各級單位的人事檔案管理工作可以在建立在現有的存儲設備上，充分利用計算機技術的便利性，建立起全國統一的或者是區域性的“云存儲”平臺。各級的人事檔案管理部門可以依靠云存儲服務建立起遠程的存儲服務系統。把各個地方和地區的人事檔案進行有效的集中。促進人事檔案的共享水平，為訪問者提供統一的入口，以便于人事檔案進行查詢和檢索。

(四)加大投入研究云存儲在人事檔案存儲管理的應用技術

加強其理論研究，從人事檔案信息和存儲所具有的特殊性質出發，建立起一項量身定做的云存儲服務的方案，增加系統的方便性和快捷性。對“云存儲”的加密技術進行科學的改進和完善，并建立起有有效的管理體系，對各項技術進行深入的挖掘和研究，有效對非法訪問、越權訪問等情況進行防范，以促進人事檔案管理的工作效率，使人事檔案管理工作更加高效和快捷。加大投入力度，探索解決數據存儲的安全保管、檔案數據的訪問限制等問題。(作者單位：臨海市道路運輸管理局)

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