別小瞧特種設備的檔案管理

■文/呂亞林

別小瞧特種設備的檔案管理

■文/呂亞林

隨著社會的進步和工業(yè)化水平的提升，特種設備日益增多，特種設備的檔案管理和利用也越來越重要。所謂特種設備檔案是指各種特種設備，如鍋爐、壓力容器、壓力管道、電梯、起重機、場內(nèi)機動車在投入使用前及整個使用過程的全部歷史記錄。它是各單位特種設備管理工作的重要組成部分。特種設備管理對各單位的管理經(jīng)營、安全生產(chǎn)、群眾的生命財產(chǎn)安全的保障起著重要的作用，其安全運行，關系到企業(yè)的效益和發(fā)展，關系到人民群眾的生命財產(chǎn)安全。為加強對特種設備的管理，確保安全生產(chǎn)，國家頒發(fā)了《特種設備安全監(jiān)察條例》，各地也制定了相關規(guī)范和辦法，加強特種設備的管理。特種設備檔案管理是特種設備管理的重要手段，也就是必須配備了特種設備檔案專門管理人員，通過對特種設備檔案管理，有效地加強了特種設備的綜合管理，防止了重大安全事故，保障了人民群眾的財產(chǎn)安全。

特種設備檔案包括設備購進檔案和設備檢驗、維修檔案。平時工作中，要較為重視建立和整理設備購進檔案，如何把設備的需求、論證、驗收、檢測、運行、維修等情況真實地反映在設備檔案中，需要我們進一步建立、健全和完善特種設備檔案管理工作。在設備檔案具體管理工作中，通過特種設備檔案定期和不定期的檢測報告，特種設備質(zhì)量、運行狀況和檢測維修情況，使特種設備檔案管理真正地融入設備購進、安全使用全部過程，最大限度地發(fā)揮特種設備檔案在服務生產(chǎn)經(jīng)營活動中的積極作用。

制定特種設備檔案管理制度

特種設備的高效有序管理離不開規(guī)范完善的規(guī)章制度，為此，我們結合特種設備使用管理，制定配套的特種設備檔案管理規(guī)章制度：

一是明確特種設備檔案應收集歸檔的基本內(nèi)容，使檔案收集齊全完整。特種設備檔案內(nèi)容包括：設備全套圖紙，產(chǎn)品出廠合格證書、質(zhì)量證明書，安裝和使用證明書，強度計算書等技術資料，省或市勞動部門簽發(fā)的使用證、檢驗報告和審批意見等。

二是檔案人員要參加特種設備安裝總體竣工驗收，要深入了解特種設備安裝及設備實體分布情況，要求施工單位按檔案歸檔要求，提供齊全的設備技術資料，否則不予驗收結算。通過制度規(guī)范和經(jīng)濟約束，確保了特種設備檔案收集工作的順利進行。

三是要向本單位各部門宣貫管理制度，設定兼職檔案員，定期移交特種設備檔案，以達到及時匯總歸案，防止檔案遺失。

四是要明確規(guī)定特種設備管理的直接領導責任，并把特種設備的管理納入經(jīng)濟責任制的考核、獎懲內(nèi)容。

五是要明確規(guī)定，特種設備管理人員有協(xié)助檔案管理人員搞好特種設備運行狀況的登記和保管好檔案資料的責任。技術管理人員在進行安全檢查的同時，注意將每臺在用特種設備進行編號登記，及時記錄反饋設備運行情況。

六是檔案專管人員要采取運態(tài)管理的方式，建立健全設備檢修記錄、改造記錄、每年的檢驗鑒定記錄等，以不斷充實特種設備檔案內(nèi)容。實現(xiàn)檔案資料運轉設備的真實對應，真正使特種設備檔案為特種設備使用、檢修提供準確依據(jù)。

提高特種設備檔案利用效率

特種設備檔案在企業(yè)的管理經(jīng)營中利用率很高，每次的定期監(jiān)督檢驗，日常維護保養(yǎng)等都要參考相關檔案資料。為了提高利用效率，在檔案管理中，要把特種設備檔案提取出來，單獨組卷、分類、編號，形成條目，系統(tǒng)排列。根據(jù)特種設備檔案資料匯編特種設備檔案專題目錄，并將目錄下發(fā)給特種設備管理人員、生產(chǎn)技術人員共同檢索、查閱，使他們利用檔案資料，及時處理潛在隱患，提高運行設備的可靠性和安全性，降低事故率，保持正常的生產(chǎn)生活秩序。

發(fā)揮特種設備檔案管理工作的監(jiān)督指導功能

特種設備檔案是以“購置、驗收、使用、定期和不定期檢驗、維修、報廢”等方面為基本內(nèi)容整理和建檔的。特種設備檔案管理的積極作用在于發(fā)揮它的有效監(jiān)督指導功能，變存放在檔案柜里的“死”檔案為走出檔案柜的“活”檔案，直接為生產(chǎn)服務。

設備檔案一般分為，特種設備臺購置臺賬、特種設備監(jiān)督檢驗部門定期檢驗記錄、特種設備的維修記錄。特種設備在實際的使用過程中，最先反映在設備狀況的是設備日常運行狀況的記錄，因此要編制設備日常運行記錄表格，讓特種設備使用管理部門每天交接班時登記設備運行狀況，檔案員定期收集整理歸檔，為特種設備正常運行提供可靠、有用的依據(jù)。設備一旦出現(xiàn)故障，通過查閱設備日常運行記錄檔案，根據(jù)設備運行過程中的數(shù)據(jù)變化情況，查找原因采取有效的方法及時排除故障。因此特種設備檔案管理對設備安全運行發(fā)揮有效的監(jiān)督指導作用。

特種設備的正常運行是企業(yè)安全生產(chǎn)，社會和諧穩(wěn)定，人民健康生活的保障，而特種設備檔案對特種設備有重要的指導監(jiān)督意義，因此，做好特種設備檔案的管理工作是檔案工作者的重要職責和光榮的使命，愿廣大的檔案工作者繼續(xù)為做好特種設備檔案工作而努力。

（作者單位：山東省煙臺市特種設備檢驗研究院）