銷售定金在用友U8 V10.1軟件中的信息化處理流程分析

宋紅爾　吳爽

[摘要] 銷售定金在用友U8 V10.1軟件中的信息化處理流程與預收款不完全相同，本文通過一個案例對其進行介紹。

[關(guān)鍵詞] 銷售定金；用友U8 V10.1；信息化處理

定金，是以確保合同的履行為目的，由當事人一方在合同訂立前后，合同履行前預先交付于另一方的金錢或者其他代替物。本文的銷售定金專指買方向買方收取的定金。在用友U8.72軟件中，銷貨方收取定金時直接在應收款管理系統(tǒng)中填制收款單，將表體的款項類型改為“預收款”，也就是說將收取的定金視同預收款處理。從法律角度講，定金具有預先給付的性質(zhì)，可以抵作價款，但是定金與預付款有完全不同的效力。所以上述信息化處理有些不妥。用友U8 V10.1軟件增設了定金管理業(yè)務模式，其流程更加符合法律規(guī)定。本文通過一個案例對銷售定金在用友U8 V10.1軟件中的信息化處理流程進行分析。

案例：2016年1月1日，我公司（遼寧中創(chuàng)實業(yè)有限公司，以下簡稱中創(chuàng)實業(yè)）與遼寧宏達商貿(mào)有限公司（以下簡稱宏達商貿(mào)）簽訂購銷合同，合同編號GX003。以下為合同約定。我方向宏達商貿(mào)銷售女褲200條，無稅單價500元，增值稅稅率17%，價稅合計117000元。交貨日期為1月2日。開票日期為1月5日。付款日期為1月8日，付款方式為電匯。簽訂合同當日宏達商貿(mào)向我方支付總貨款的10%作為定金。

1月1日，我方收到電匯，票號13728658，金額為11700元。1月2日，我方發(fā)出全部貨物，宏達商貿(mào)收到貨物后全部驗收合格并入庫。1月5日，我方開具增值稅專用發(fā)票，票號87013025。1月8日，我方收到宏達商貿(mào)的電匯，票號13728659，金額1053000元。

該案例在用友U8 V10.1軟件中的信息化處理流程如下：

1. 執(zhí)行【基礎設置→單據(jù)設置→單據(jù)格式設置】命令，打開【單據(jù)格式設置】窗口，為“銷售訂單”增加如下表頭項目：“必有定金”、“定金比例”、“定金原幣金額”、“定金本幣金額”、“定金累計實收原幣金額”以及“定金累計實收本幣金額”。用同樣方法為“收款單”增加表頭項目“訂單號”。

2. 填制銷售訂單。執(zhí)行【業(yè)務工作→供應鏈→銷售管理→銷售訂貨→銷售訂單】命令，打開【銷售訂單】窗口。單擊【增加】按鈕，填制銷售訂單。表頭項目中除定金相關(guān)項目外其他項目正常錄入，然后錄入表體項目，再次錄入表頭中定金項目。選擇“必有定金”為“是”，在“定金比例”處錄入“10”，單擊【保存】按鈕，則“定金原幣金額”、“定金本幣金額”自動計算出“11700”元。此時該銷售訂單還不能進行審核。

關(guān)于定金比例，也可事先在“客戶檔案”中設置其定金比例，填制銷售訂單時會將此比例帶入到訂單上，但用戶仍可對其進行修改，最終以訂單上確定的定金比例為準。另外，如果定金為某一固定金額，則“定金比例”為空，直接在“定金原幣金額”錄入該固定金額。

3. 填制收款單。執(zhí)行【業(yè)務工作→財務會計→應收款管理→收款單據(jù)處理→收款單據(jù)錄入】命令，打開【收款單】窗口。選擇【增加→銷售定金】命令，打開【查詢常用選擇-參照訂單】窗口。單擊【確定】按鈕，在“銷售定金列表”，選中“GX003”那一行，單擊【確定】按鈕，補充錄入表頭項目“結(jié)算方式”、“結(jié)算科目”及“票據(jù)號”等。保存并審核該收款單。

4. 審核銷售訂單。再次回到【銷售訂單】窗口，此時訂單表頭項目“定金累計實收原幣金額”、“定金累計實收本幣金額”顯示“11700”元，單擊【審核】按鈕。

5. 生成發(fā)貨單。執(zhí)行【業(yè)務工作→供應鏈→銷售管理→銷售發(fā)貨→發(fā)貨單】命令，單擊【增加】按鈕，系統(tǒng)自動彈出【參照訂單】窗口，單擊【確定】按鈕。選中“GX003”號訂單后單擊【確定】按鈕。在表體選擇貨物所在倉庫后保存該發(fā)貨單，對其進行審核。

6. 自動生成銷售出庫單。執(zhí)行【業(yè)務工作→供應鏈→庫存管理→出庫業(yè)務→銷售出庫單】命令，打開【銷售出庫單】窗口，單擊【末張】按鈕，系統(tǒng)顯示一張已經(jīng)自動生成的銷售出庫單，對該銷售出庫單進行審核。

7. 確認預收款。根據(jù)案例資料，貨物交付已經(jīng)完成，此時可將所收取的定金轉(zhuǎn)作預收款。執(zhí)行【業(yè)務工作→財務會計→應收款管理→收款單據(jù)處理→收款單據(jù)錄入】命令，打開【收到款】窗口。單擊【末張】按鈕，調(diào)出原收到定金的收款單。執(zhí)行【轉(zhuǎn)出→轉(zhuǎn)貨款】命令，系統(tǒng)彈出【銷售定金轉(zhuǎn)出】窗口。在“款項類型”處選擇“預收款”，單擊【確定】按鈕。系統(tǒng)提示轉(zhuǎn)出生成一張新的收款單，單擊【確定】按鈕。在【收款單】窗口，單擊【刷新】按鈕，再單擊【下張】按鈕。此時的收款單即為確認收到預收款的收款單。修改此收款單，錄入表頭項目的“結(jié)算科目”為“100201”，對該收款單保存、審核后進行制單處理，生成如下記賬憑證：

借：銀行存款/中國工商銀行 11700

貸：預收賬款 11700

8. 生成銷售發(fā)票，確認銷售收入。執(zhí)行【業(yè)務工作→供應鏈→銷售管理→銷售開票→銷售專用發(fā)票】命令，打開【銷售專用發(fā)票】窗口。將表頭項目“發(fā)票號”修改為“87013025”，參照發(fā)貨單生成銷售專用發(fā)票，保存該發(fā)票后對其進行復核。到應收款管理系統(tǒng)對該發(fā)票進行審核，然后制單處理，生成如下會計憑證：

借：應收賬款 117000

貸：主營業(yè)務收入 100000

應交稅費/應交增值稅/銷項稅額 17000

9. 結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。到存貨核算系統(tǒng)，進行正常單據(jù)記賬。進行財務核算，生成如下記賬憑證：

借：主營業(yè)務成本 32000

貸：庫存商品 32000

10. 預收沖應收。到應收款管理系統(tǒng)，進行“預收沖應收”操作，生成如下記賬憑證：

借：預收賬款 11700

貸：應收賬款 11700

11. 收取貨款，核銷往來賬。到應收款管理系統(tǒng)填制一張105300元的收款單，對該收款單進行審核、核銷，合并制單生成如下記賬憑證：

借：銀行存款 105300

貸：應收賬款 105300

以上是該案例的具體操作流程。我們發(fā)現(xiàn)與預收貨款的處理非常相近。但是，收到定金的當天并沒有直接將定金確認為預收款，而是等到交付貨物完成后才確認的預收款。一般情況下，交付貨物完成后該筆銷售交易很可能實現(xiàn)，此時將所收定金確認預收款符合會計的謹慎性原則。而收取預收款則在收到時直接去填制收款單，將表體“款項類型”改為“預收款”。

本案例中，如果發(fā)貨的當天開具了銷售專用發(fā)票，且宏達商貿(mào)收到貨物后全部驗收合格并入庫。此時從會計角度銷售交易已經(jīng)實現(xiàn)，中創(chuàng)實業(yè)收到的定金可以直接作為收到宏達商貿(mào)償付的貨款，此時的銷售定金在用友U8 V10.1軟件中應該作如下處理：

執(zhí)行【業(yè)務工作→財務會計→應收款管理→收款單據(jù)處理→收款單據(jù)錄入】命令，打開【收到款】窗口。單擊【末張】按鈕，調(diào)出原收到定金的收款單。執(zhí)行【轉(zhuǎn)出→轉(zhuǎn)貨款】命令，系統(tǒng)彈出【銷售定金轉(zhuǎn)出】窗口。在“款項類型”處選擇“應收款”，單擊【確定】按鈕。系統(tǒng)提示轉(zhuǎn)出生成一張新的收款單，單擊【確定】按鈕。在【收款單】窗口，單擊【刷新】按鈕，再單擊【下張】按鈕。此時的收款單即為確認收到應收款的收款單。修改此收款單，錄入表頭項目的“結(jié)算科目”為“100201”，對該收款單保存后審核。銷售專用發(fā)票由供應鏈系統(tǒng)生成并傳遞到應收款管理系統(tǒng)，對其進行審核后制單，生成確認收入的憑證，此處略。到應收款管理系統(tǒng)進行核銷處理，合并制單生成如下憑證：

借：銀行存款/中國工商銀行 11700

貸：應收賬款 11700

法律規(guī)定，給付定金的一方不履行約定的債務的，無權(quán)要求返還定金。本案例中，如果宏達商貿(mào)不履行合同約定的義務，給我方造成了損失。此時的銷售定金在用友U8 V10.1軟件中應該作如下處理：

執(zhí)行【業(yè)務工作→財務會計→應收款管理→收款單據(jù)處理→收款單據(jù)錄入】命令，打開【收到款】窗口。單擊【末張】按鈕，調(diào)出原收到定金的收款單。執(zhí)行【轉(zhuǎn)出→轉(zhuǎn)營業(yè)外收入】命令，系統(tǒng)彈出【銷售定金轉(zhuǎn)出】窗口。單擊【確定】按鈕。系統(tǒng)提示轉(zhuǎn)出生成一張新的收款單，單擊【確定】按鈕。在【收款單】窗口，單擊【刷新】按鈕，再單擊【下張】按鈕。此時的收款單即為將定金沒收的收款單。修改此收款單，錄入表頭項目的“結(jié)算科目”為“100201”，表體項目的“科目”為“6301”。對該收款單保存、審核后制單處理，生成如下記賬憑證：

借：銀行存款/中國工商銀行 11700

貸：營業(yè)外收入 11700

法律規(guī)定，收受定金的一方不履行約定的債務的，應當雙倍返還定金。本案例中，如果我方簽訂合同后未履行合同約定的發(fā)貨義務，給宏達商貿(mào)造成了損失。此時的銷售定金在用友U8 V10.1軟件中應該作如下處理：

1. 到銷售管理系統(tǒng)對銷售訂單取消審核。

2. 執(zhí)行【業(yè)務工作→財務會計→應收款管理→收款單據(jù)處理→收款單據(jù)錄入】命令，打開【收到款】窗口。單擊【末張】按鈕，調(diào)出原收到定金的收款單。執(zhí)行【轉(zhuǎn)出→退回】命令，系統(tǒng)彈出【銷售定金轉(zhuǎn)出】窗口。單擊【確定】按鈕。系統(tǒng)提示轉(zhuǎn)出生成一張新的付款單，關(guān)閉收款單窗口。

3. 執(zhí)行【業(yè)務工作→財務會計→應收款管理→收款單據(jù)處理→收款單據(jù)審核】命令，對該付款單進行審核。以將原收取的定金退回。

4. 因為定金罰則是雙倍返還，所以還需在應收款管理系統(tǒng)填制一張金額為“-11700”元的付款單，表體的款項類型為“其他費用”，“科目”為“6711”。對該收款單保存、審核后進行制單處理，生成如下記賬憑證：

借：營業(yè)外支出 11700

貸：銀行存款 11700

以上是關(guān)于銷售定金在用友U8 V10.1軟件中的信息化處理流程。此外，在用友U8 V10.1軟件中，必有定金的訂單，暫不支持先開票后發(fā)貨業(yè)務。銷售定金不參與客戶信用余額的計算，款項類型為定金的收款單記錄，不參與信用計算。

參考文獻：

[1] 中國注冊會計師協(xié)會.經(jīng)濟法[M].北京：中國財政經(jīng)濟出版社，2016：83.

[2] 牛永芹等.ERP供應鏈管理系統(tǒng)實訓教程[M].高等教育出版社，2015：34-36.

[作者簡介]

1. 宋紅爾（1981-），男（漢族），河北保定人，遼寧理工職業(yè)學院講師，碩士研究生，注冊會計師、注冊稅務師、會計師，主要從事會計信息化實務教學與研究。

2. 吳 爽（1987-），女（漢族），遼寧遼陽人，遼寧理工職業(yè)學院助教，主要從事公司文化管理教學與研究。