計算機軟件在企業辦公自動化管理中的應用

陳紅

摘要：辦公自動化、無紙化是當今企業高效辦公的發展大趨勢，為更好的提升企業辦公自動化管理，加強計算機軟件的應用有著重要的意義，本文簡單分析了辦公自動化管理與計算機軟件的關系，并給出了常見計算機軟件（文字處理、通訊軟件、數據存儲軟件以及一些新興軟件技術）在辦公自動化管理中的應用，為進一步提升企業辦公質量以及辦公效率發揮其應有的作用。

關鍵詞：計算機；軟件；企業；辦公自動化；管理

中圖分類號：TP31 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）006-0000-01

一、辦公自動化管理與計算機軟件簡介

辦公自動化管理，通常是指面向企業或者機構日常運作以及管理的計算機應用。可見，辦公自動化管理與計算機應用有著密切的關系，常見的辦公自動化軟件應具備文字處理模塊、郵件模塊、人員考勤模塊、通信網絡共享模塊以及視頻會議等模塊，另外受限于企業或者機構組織的具體業務都不盡相同，不同辦公自動化管理往往包含一些特殊的功能，例如理財公司和家政服務企業必然對于辦公自動化管理必然有著不同的要求，理財公司往往對于人員財務管理方面應更加側重，而家政服務公司對于服務對象的信息管理則更為側重。因此，鑒于不同行業和服務對象的不同，計算機軟件的選用應符合企業業務特點，除去通用的規范性功能，還應做到軟件開放性和適應性的相統一。

二、計算機軟件在企業辦公自動化管理的應用

（一）文字處理軟件

常見的文字處理軟件有office系列、國內的WPS辦公軟件和基于web的文字處理軟件。office系列辦公軟件功能強大，尤其是word、ppt、excel這三個組件的應用最為廣泛，另外office系列還提供了小型的數據庫access，也為辦公自動化管理提供了諸多方便，由于office與windows操作系統都出自Microsoft公司，因此office有著良好的兼容性和拓展性；國內WPS軟件相較于office系列，同樣提供了強大的文字處理功能，并且其體積相對較少、占用的內存小同時有免費版本，在國內的辦公軟件占據了很大的市場份額；除此之外，還有一些web類型文字處理應用，如常見的FCKeditor，不需要計算機系統提供額外的軟件支撐，僅僅只需要有瀏覽器即可進行文本的操作，但其功能相對于上述兩種處理軟件相對不足，對于一些復雜的編輯任務往往難以勝任。

文字處理軟件在企業辦公自動化方面有著重要的意義，一方面，利用文字處理軟件能夠極其方便的進行文字編輯、排版、校對、打印；另一方面，文字處理軟件占用的存儲空間較小，通過便攜式的移動存儲空間即可進行文件的轉存、備份等工作，有利于工作效率的提升。總之，作為辦公自動化管理最為常見的計算機軟件——文字處理軟件，是提高辦公質量、提升辦公效率、無紙化辦公的重要工具。

（二）通訊以及網絡共享軟件

通訊軟件也是辦公自動化管理常見的計算機軟件，如傳統的E-Mail電子郵件軟件、企業QQ以及IPMsg即時通訊軟件等都是常見的進行信息溝通的應用軟件，尤其是一些跨地區、跨國家的大型企業，E-Mail作為一種廉價的企業通訊工具被廣為應用，IPMsg類的軟件則更是進行企業內部進行交流的通訊軟件，這類應用軟件，除了文字信息的發送，同時還具備文件共享、遠程協助等功能，對于信息及時溝通、提升辦公效率都有著非常大的優勢。

另外，一些企業還提供了文件傳送服務應用如FTP、版本控制應用SVN等計算機軟件，企業員工通過簡單的操作能夠獲取企業共享的文件；另外，隨著云計算技術的快速發展，一些基于云平臺的應用，如云盤等軟件，也使得辦公文件存儲更加方便，為了提升數據的安全性，許多企業搭建了的私有云集群，為企業更加高質量辦公奠定了堅實的軟件基礎。

（三）數據存儲軟件

常見的企業辦公自動化管理存儲軟件大致有三種方式，第一種是利用各類軟件進行數據存儲，這種方式的優勢在于操作簡單，但是數據分析、查找等工作往往難以進行；第二種是利用數據庫進行數據存儲，常見的數據庫系統有oracle、SqlServer、mysql等，通常數據庫系統通過一定的編程軟件進行訪問如Java、.net等，運用數據庫存儲，除了節省存儲空間以外，對于數據備份、數據分析、數據安全保障等方面都有著得天獨厚的優勢；第三種是通過軟件存儲并將文件放入一定的存儲空間，如云盤、文件服務器，以便于統一管理。這三種數據存儲方式都有自身的應用范圍，例如對于日常辦公文件起草類的數據，通過第一種方式進行數據保存就可以了，而對于日常考勤、數據報表等需要通過一定時間積累的數據則利用數據庫存儲則更為有效，對于一些歸檔文件存儲，則應采取第三種方式。總之，在具體的企業辦公自動化管理工作中，應結合具體的辦公業務選擇軟件的應用，以便更好的服務于企業日常辦公管理。

（四）其他方面的計算機軟件應用

除了上述常見的計算機應用軟件，還有一些相對應用較少的應用軟件，如VPN應用軟件，應用VPN技術可以使得在外地出差或者集團企業進行極其方便的進行會話管理，VPN類軟件相對安全，廉價，再加之視頻會議軟件能夠進行及時有效的信息轉達和公司企業決策傳達。另外，隨著無線網絡的發展，一些基于無線網絡的應用也在企業自動化辦公管理過程中發揮著重要的作用，例如，微信、騰訊QQ等，利用該類軟件，可以靈活的進行各類終端設備文件傳輸、信息交換，對于提升辦公效率有著重要的作用；除此之外，一些NFC碰觸式應用通過手機接觸就可以實現員工考勤簽到、二維碼掃碼應用等都是新興的辦公自動化軟件。當然，還有一些軟件公司推出了具有通用功能的辦公自動化軟件，盡可能的為企業辦公提供了一站式的解決方案，企業可以根據自身的需求進行合理的選擇。

綜上所述，豐富多彩的計算機軟件為企業實現辦公自動化管理提供了多種選擇，企業應結合自身的實際情況進行各類軟件的組合應用，努力做到工作效率、工作質量以及軟件成本多方面的統一性。

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