創新高校檔案管理工作初探

胡羿

內容摘要：本文就創新高校檔案管理工作論題，指出來高校檔案含義;闡明了理清高校檔案管理工作創新思路重要性及處理好創新高校檔案工作關系必要性;論述了高校檔案管理工作模式創新措施。

關鍵詞：高校 檔案工作 管理 創新

一.高校檔案含義

2008年9月1日，國家教育部和國家檔案局頒布了《高等學校檔案管理辦法》，指出高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。學校檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學校的辦學歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績。這對于我們全面貫徹黨的教育方針，深化學校內部體制改革，優化教師隊伍，提高辦學水平都具有重要的參考價值。學校檔案還是學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動，是評價學校綜合辦學水平的“窗口”，是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。因此，檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色，常常可以從檔案中反映出來。鑒于此，高校的檔案管理在系統化、規范化的基礎上，還要從如次方面進行創新，以適應新時期教育教學的需要。

二.理清高校檔案管理工作創新思路

在管理上要有所創新，因地制宜地建立有自己特色的歸檔條例、范圍，同時也可以借鑒同類院校的檔案管理辦法，引進國外先進的檔案管理經驗，適應新時期發展的需要。

高校檔案管理思路創新具體內容十分廣泛，可以是具體檔案技術創新構想，大到全球圖書檔案管理查詢系統發展戰略，小到某個具體部門的檔案管理思路方法。

要想有創新行為，是管理工作上新的臺階。首先要有創新意識，思路決定出路，檔案工作創新的前提是管理思路的創新。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創機關報作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏，而應主要看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。觀念創新并不等到同管理思路創新，因為兩者畢竟不是一回事，觀念創新是靜態的，而思路創新是動態;觀念創新是籠統的，而思路創新是具體的，觀念創新只停留在意識上，而思路創新要把思路落實在行為上。很顯然，管理思路就是要把某種思路落實到具體的管理行為上。

三.處理好創新高校檔案工作關系

1.創新與現狀的關系。創新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，必須在原有基礎之上進行。建國以來，我國檔案事業得到了較快發展，形成了一整套理論、方法和工作經驗，這些對今后的檔案工作仍具有較強的指導意義，是創新的根基。因此，創新絕不能拋棄這個基礎，要在認真研究、總結過去的基礎上，分析現在和將來的形勢，在發展中尋求新的突破。目前，還存在社會檔案意識不強、檔案服務工作不到位、檔案事業發展后勁不足等問題。創新就要重視現實，面向未來，從實際出發，解決現實存在的問題，在打好基礎、快速發展上求突破。

2.創新與學習、借鑒的關系。創新的基礎，借鑒是創新的階梯，創新是學習的動力，也是學習的目的。檔案工作創新既要學習行業專業知識，借鑒本待業成功的經驗和方法，又要學習和借鑒相關專業、其他待業知識、經驗。要堅持“推陳出新”原則，運用批判、繼承觀念，在學習、借鑒中創新。

四.高校檔案管理工作模式創新

隨著高校檔案工作的不斷進步和發展，結合工作實際，不斷創新管理模式。我們可以在立卷制度上更新，在工作手段上改進，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。在平時的工作中，也要善于思考，針對工作中出現的問題，做一些改進和創新，這樣也可以起到事半功倍的效果。現在，社會上許多檔案館（室）雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們仍然會感到館藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理模式落后導致的利用效率不高。所以，必須在充實館藏內容，提高館藏質量的基礎上，有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

（作者單位：荊州職業技術學院）