如何做好檔案管理工作

劉巖堅

摘要：檔案管理的政策性、機密性、專業性都比較強，所以在對檔案進行管理的時候應該要對這些特性給予重視。做好檔案管理工作，需要對工作中出現的各方面問題進行解決，提供人力、財力和物力的支持。檔案作為信息載體要迎合時代發展的需求，這需要完善檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理服務意識現代化管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）06（a）-0000-00

現代社會發展快速，檔案管理在社會發展中的重要性也日益凸顯。社會新形勢發展以及新時期的工作需求是檔案管理工作繼續前進的基礎，同時檔案管理事業的發展對社會和經濟的發展起到了推動作用，兩者相輔相成，為了讓檔案管理工作標準化、規范化、制度化，應該要從以下幾個方面來做好檔案管理工作。

一、提升服務水平和意識，取得領導重視

單位工作的開展必須要獲得領導的重視，這樣才能夠保證工作的順利進行，檔案工作亦是如此。領導重視檔案工作，對檔案工作的價值有正確的認識，是檔案工作發展的前提。檔案工作納入單位的日常議事內容，對檔案規范管理有非常大的幫助。檔案管理者要能夠發揮自己的主動性，用行動來讓領導對檔案工作給予重視。為了檔案工作的發展，領導以及檔案工作者都需要對其重視。管理者的態度和效率是檔案工作質量高低和工作好壞的主要影響因素。領導重視是外因，工作是內因，兩者共同對檔案管理工作產生影響。要發揮出檔案工作者的主觀能動性需要做到以下的要求。

1、做好檔案宣傳工作，增加領導對檔案管理的認識。部分領導對檔案管理工作的重視度角度，這其中的主要原因就是因為不具有檔案管理意識，對檔案管理的重要性不了解，所以增加檔案管理工作的宣傳，將相關文件以及材料讓領導看，領導就會增加印象，特別是一些材料和單位有較大的聯系，領導閱覽后能夠從中獲得啟發，對其進行利用。檔案管理者常向領導匯報工作，多提及檔案工作對單位利益的具體事項，這樣可以提升領導的重視度。

2、有責任心，做好自己的工作，取得領導的認可。領導對檔案工作的重視和檔案工作者的情況也有聯系，如果檔案工作能夠讓領導滿意，檔案工作者就會取得領導的信任，闡述檔案工作的重要性也就有說服力，所以檔案工作者要愛崗敬業，有責任心，能夠給領導好的印象。

二、增長見聞，合理利用資源，使用現代管理方式

改革不斷深入，檔案管理中的很多問題也需要去解決，比如檔案的數量增加，讓檔案的管理和利用難度增加。管理方法落后對檔案管理質量產生了極大的影響，現代化的檔案管理方式能夠解決新形勢下的需求。

1、增強責任感，提高管理意識。檔案管理工作專業性要求比較高，管理人員要求有責任感和職業道德，樂于奉獻，自身的當那管理技能扎實。所以，檔案管理工作者的自身知識要廣，視野要寬，知識結構優化，綜合素養高，這樣才能夠擔任現代檔案管理工作。

2、努力學習，強化技能水平。學習新技術，強化技能水平。現在電子計算機技術應用于檔案管理是非常常見的事情，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，現代化的管理方式和技術手段需要檔案管理者具備相關的技能和知識。檔案管理數字化、信息化是現代檔案管理工作的發展方向。檔案管理著需要對自己的崗位工作進行總結，邊做邊學，提升自己的業務能力，注重計算機知識的學習，讓自己成為現代復合型檔案管理人才。

3、對現有資源進行利用。檔案包含的信息量非常巨大，是豐富的信息資源。檔案管理工作繁瑣，重復性的內容比較多，勞動強度比較大。使用計算機來進行檔案管理，可以事半功倍。在人工立卷時，要根據自己的理解來進行分類，雖然標準統一，但是個人理解能力不同，同樣的文件就有不同分類，這樣可以避免分類不準，對案卷質量產生影響，造成工作的不便。所以，計算機管理的優勢就比較明顯，能夠降低手工操作強度，提升效率。

三、做好檔案管理教育培訓，提升檔案管理者的自身素質

檔案管理者的素質對檔案工作會的影響是直接而深刻的，我們要調動檔案管理者的積極性和創造性，讓他們能夠滿足檔案管理的要求，增加自己的業務能力和知識水平。現代設備在各行各業使用較多，檔案管理工作也不例外，各種類檔案載體的出現讓檔案管理工作需要進行改革，檔案管理者必須要面對新的事物和內容，所以要去提升自己，擴寬自己的知識面，對檔案業務以及科學知識，管理操作等等進行學習。

1、提升自我，繼續學習。檔案工作者在檔案管理過程中會不斷遇見新的問題，這些問題都是函待解決的，所以必須要不斷積累自己的經驗，提升自我，不斷去學習新內容，通過解決這些問題不僅檔案工作更加熟練，自己的水平也更高。首先，應該要有正確的思想認識，檔案工作者要認識到繼續教育中的問題，對檔案事業發展的基礎惡化關鍵進行了解，能夠提升服務質量，打造高水平的管理隊伍。其次，要有專業的檔案管理人才來完成檔案管理工作，把提升檔案管理工作者的素質作為重點工作來抓。

2、完善制度建設和運行機制。制度建設是檔案管理工作順利開展、有序開展、健康開展的基礎，檔案管理工作者的教育培訓也離不開制度的建設。首先，制度要求健全，檔案工作者的培訓要求登記、統計、考核、評估、獎懲等等。此次要使用約束和激勵機制。約束是為了讓檔案管理者有緊迫感，能夠積極主動的去參與培訓和教育，提升自己的能力和水平。像是崗前和崗后的培訓工作，檔案專業技術人員可以獲得專業技術職務，將其變成動態管理內容，這樣能夠督促檔案管理者主動去參與培訓，提升自己，而不是取得相關資格后就不再學習。

3、加強綜合培訓，提高業務水平。以實際情況和崗位需求進行培訓，展開多渠道培訓和多形式培訓的方式。遵循學以致用的原則來進行培訓。首先，檔案專業人員要有全面學習檔案專業知識的機會，提供提升專業水平的途徑。讓專業人員能夠有提升和學習新知識的理念，對一次性教育的弊端進行糾正。其次，融合相關學科知識。檔案工作涉及的范圍比較廣，所以需要對多方面的知識有所涉獵，比如哲學、歷史、行為學等等，檔案工作者要注重相關學科的學習和知識補充。最后要掌握現代科技知識。現代科技知識應用是檔案工作的特征，也是現代化檔案管理的標志，檔案工作者要熟悉信息技術、計算機技術和軟件科技等等新知識，靈活的和實際工作相結合。

4、建立獎懲機制，細化考核監管。進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《中華人民共和國檔案法》和國家有關檔案工作規定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創造條件。做好檔案材料的控制、積累審查工作，獎懲分明。建立完善的領導體系，對檔案工作進行領導、指導和考核，提升檔案管理工作的水平。

檔案管理工作的未來發展道路不一定平坦，但是只要我們檔案工作者能夠不斷的尋找問題，解決問題，提升檔案工作的質量，那么檔案管理事業的未來是光明的，因為檔案是信息的載體，對社會發展、經濟發展具有非常大的推動力。

參考文獻

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