淺談如何加強物資供應全過程控制工作

王志紅　閆慶　王菊鋒

摘 要：物資采購作為工程項目管理的一個重要環節，貫穿整個工程項目的全過程，物資供應部門能否實現安全、及時、經濟供應，對工程建設、生產運行起到至關重要的作用。

關鍵詞：物資采購；全過程控制；措施

物資采購是工程建設中一個至關重要的環節，不僅影響工程建設進度，還影響到工程建設的成本控制。為更好保障物資供應，控制采購成本，就要求在物資供應中每個環節都加強過程控制。

1 物資采購過程控制

物資供應過程包含計劃編制、物資采購、供應商選擇、合同簽訂、催交催運、檢驗入庫、發料結算等環節。物資供應全過程控制就是為做到安全、及時、經濟供應，對各業務環節進行的組織、協調活動，是物資管理的重要工作。過程控制不僅僅是進度控制，而是

對物資供應工作的統籌管理，是對供應風險的識別、防范、控制

和化解的工作。過程控制工作不力，很多計劃要落空，就會延遲交貨現象，到貨物資質量得不到保證，進而影響到工程項目的順利施工。

2 全過程控制的原則

對物資供應的計劃、采購、執行三個階段，包括需求計劃提出、供應商選擇、合同簽訂、質量控制、進度控制、物流控制等環節實行全過程控制。

3 建立物資供應過程控制體系

制定物資采購業務流程時間節點控制規章制度。根據有關物資管理要求、相關業務管理規定，結合工作實際，對物資采購業務流程時間節點做進一步規范，對編碼管理、價格管理、詢比價業務、急用料采購、招標采購、框架協議采購、物資催交、催運、入庫、結算等環節一一進行節點時間控制。

在物資供應計劃、采購、進度控制階段，實現對主要風險提前識別、提前采取預防措施。對問題提前預警、及時發現、迅速解決。

建立責任追究機制。對于過程控制工作中發生的問題，要分析原因，對違規行為追究單位及個人的責任。

4 如何對工程項目的物資采購進行過程控制

4.1 項目管理

按照項目管理模式，對各物資專業管理部門進行一體化管理和監督檢查，對整個供應過程進行全過程管理控制，解決了物資業務流程中的部門界線、管理缺位問題，強化了專業協作和責任落實，提高了過程控制的整體管理效率。

崗位職責方面重點工程項目指派專人負責，實行現場跟蹤服務制度，協調施工現場物資需求和供應物資質量異議的處理，按照項目交貨計劃進行物資催交催運，及時向工程管理部門、建設單位、施工單位反饋物資制造進度和到貨情況。

對重點項目建立全過程控制臺賬，對各業務環節信息進行管理，通過臺賬信息，掌握各業務環節的進度和動態，對每一項物資全過程追蹤管理，定期將進度信息通報到各崗位，執行崗建立催交催運臺賬，明確到貨期限。通過這些措施，對項目所有物資需求做到心中有數，變被動為主動。

4.2 計劃環節控制

計劃部門要牢固樹立“提前介入、協作保供、掌握主動、控制風險”的供應服務理念，通過定期與生產技術管理部門協調物資采購業務信息、與主要生產單位溝通物資供應業務信息、與主力供應商交流重點物資供需信息，提升物資供應工作效能和保障能力。

強化需求計劃的執行跟蹤和過程監控。定期從提報、采購、供應三個環節對需求計劃執行進度、工作時效、完成情況進行檢查考核通報，提高需求計劃的執行率。通過ERP系統集成應用，實現物資需求計劃執行的實時監控。

4.3 采購環節控制

做好招標采購前期準備工作，需要技術交流的，由物資供應部門牽頭組織，用戶單位、相關專業處室參與并對技術要求、技術協議等技術文件進行審核和簽字確認。對于常見物料，不僅要在網內往外詢價，還應該到市場上去了解其價格，多方面詢價，掌握真實的市場價格。這樣能更直觀地掌握第一手資料，為下一步的談判占得先機。

對供應商確定，物資供應部門牽頭組織使用單位與短名單內供應商簽訂技術協議，組織實施商務招標，并對合同履約過程和物資現場使用情況進行評價。對框架協議和重要合同擬選供應商進行風險評估，評估風險高的供應商須進行現場審查。現場審查不合格的，不得與之簽訂框架協議或合同。

4.4 到貨環節控制

執行崗接到合同（采購訂單）后，做好催交催運記錄，確保所采購的物資質量與進度在可控范圍之內。所有采購物資在超交貨期后要在24小時內，以書面形式通知供應商，并告知供應商合同條款中“違約責任”，督促供應商及時交貨。超交貨期5個工作日，應依據“違約責任”以書面的形式向供應商發出延期交貨索賠通知。所有采購合同在執行過程中若出現質量與進度風險應立即向采購科室提交預警報告，并跟蹤處理，以便及時防范供應風險。

加強采購物資驗收環節控制。建立物資供應質量保證體系，明確驗收人員相關責任。加強物資供應質量跟蹤和考核。制定采購物資質量考核指標，細化質量監督與檢查、質量指標與考核、質量信息與反饋等管理，落實各項質量考核工作。

加強計量、標準化管理工作。物資供應部門要加強對采購物資的質量檢驗，配備必要的質量檢驗設備，制定必檢物資目錄和檢驗大綱，對重要設備和關鍵材料實施質量監造，控制質量風險。強化質量監督，形成質量問題處理閉循環。認真執行質量事故定期統計報告制度，加強質量風險監測和分析評估，深入開展質量隱患排查活動，杜絕重、特大質量事故的發生。

4.5 建立責任追究機制

對于過程控制工作中發生的問題，要分析原因，對違規行為追究單位及個人的責任。加大違約合同索賠力度。對出現產品質量、延遲交貨等問題的違約供應商，嚴格按照合同條款進行索賠或扣減貨款，維護合同執行的嚴肅性。

隨著東西部采購逐步一體化，供應商之間的競爭愈演愈烈，供應商為中標違背價格規律或生產周期而造成的劣質現象時有發生，延遲交貨問題、物資質量問題呈不斷上升勢頭，物資供應風險控制工作面臨的形勢越來越嚴峻。面對保供、降本的雙重壓力，供應部門要進一步提高過程控制能力，發揮供應保障作用，緊跟工程項目施工運行節奏，認真落實供應過程控制措施，才能更好地完成物資保供各項任務。