基于信息化的社會組織能力建設探索

張琪　魯俊宏

摘要：目前我國社會組織的內部管理水平不高，這直接影響了我國公益事業的健康快速發展。文章所述項目在對社會組織的業務流程進行調研的基礎上為社會組織量身定做ERP系統，幫助社會組織提高內部管理水平和信息公開透明度。該項目以“牽手上海”為例，調研并分析慈善組織在信息化方面的需求，最終解決社會組織缺乏信息化管理的問題。

關鍵詞：社會組織；能力建設；信息化；內部管理水平；公益事業 文獻標識碼：A

中圖分類號：C916 文章編號：1009-2374（2016）20-0195-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.20.097

1 概述

社會組織一般是指非政府、以公益事業為首要追求目標而不是利潤最大化的社會組織。社會組織的發展與發達也標志著一個文明的進步，是當今社會中一個非常重要的組成部分。隨著我國社會組織數量的空前增長和投身公益的人的大幅增加，社會對社會組織的需求也越來越大。如今我國的社會組織還處在一個初期發展階段，社會組織的內部管理水平欠缺，并普遍缺乏公信力，這直接影響了我國公益事業的健康發展。我們認為，要解決這一問題，可以從各類企業身上借鑒方法，因為從根本上說運營一家社會組織和一家公司除了終極目標不同外，其內部架構和運營模式還是大同小異的。當今各大企業幾乎無一例外都采用ERP對企業各大模塊進行整合、實現全面信息化，進而提高企業整體運行效率。而這樣一套系統同樣可以運用到社會組織中來解決其內部的管理問題，但對于不以利潤最大化作為終極目標的社會組織來說，引進ERP系統無疑將耗費一筆其無法承受的巨資，所以我們只有尋求其他解決途徑。好在如今網絡上有像ODOO這樣的開源軟件，其本身是免費并且公開下載的，ODOO的研發初衷就是為了提供商業ERP的開源替代品，任何人都可以對ODOO進行自由使用并修改。這對于社會組織來說是再適合不過了，只要有相關的技術人員，就可以借用ODOO根據社會組織自身特性為其量身打造一套信息化管理系統。

2 社會組織現狀

2.1 社會組織面臨的問題

社會組織，在我國是指相對于政黨、政府等傳統組織形態之外的各類民間性的社會組織。通過實地調研發現，社會組織在信息化方面存在很多問題，最重要的是，由于社會組織的特殊性、信息的不透明將會直接導致善心人士對于捐助事宜無法建立信心，進而導致社會組織的日常事宜很難進行。在調研和相關采訪中，總結出如下三種問題：第一，社會組織的財務信息透明度很難得到提高。社會組織基本上都建立了自己的網站，但是往往無法保證及時更新；第二，在較大型活動中，志愿者的管理會出現混亂情況。社會組織的志愿者人數較多，地域分布較廣。常用的Excel已逐漸無法滿足社會組織在志愿者管理上的需求。志愿者的管理一旦出現混亂，將會直接導致大眾對該社會組織的專業度產生懷疑；第三，項目管理方面常出現不及時性。往往一項事宜在即，卻出現各方面都沒有準備到位的情況。

2.2 社會組織現有的需求

通過對社會組織所存在的問題進行分析，得出如下三個方面的需求：第一，提高募捐等財務信息透明度。對社會組織來說，募捐款項和物資信息的徹底公開是提升其公信力的有效方式；第二，合理管理志愿者的信息。志愿者從側面反映出項目的專業化程度。有秩序的活動流程無疑會美化大眾對社會組織的印象；第三，將項目管理進行流程化，有效率、專業地做好每一個項目，及時地更新項目動態。

2.3 牽手上海現狀及問題

牽手上海是一個在上海成立于2004年的社會組織，并于2010年在上海正式注冊為非盈利社會組織。牽手上海目前的公益項目主要分為三大類，分別是教育項目、兒童健康項目、老年關懷項目。牽手上海現已建設自己的官方中英網站，各類基本信息幾乎都能體現。存在的問題主要出現在其內部的管理上。

牽手上海內部的管理基本上都是采用Excel來完成的，這對實現信息同步化帶來諸多不便。在項目管理中，使用Excel進行管理就十分繁瑣且容易造成混亂；在捐贈管理上未實現信息公開化，并且缺乏信息公開透明化的意識；在財務管理上，由于是采用Excel管理，歷年的財務數據難以整合并服務于新項目；在人力資源管理上，包括志愿者的管理及培訓以及數據的更新都非常的耗時耗力。

為了解決牽手上海社會組織以上的問題，我們選取了ODOO（前OpenERP）對其進行信息化的初步嘗試，以幫助牽手上海內部管理上可以快速便捷的實現信息錄入、數據實時更新和分享，從而實現全面信息化，進而有效整合并利用組織的資源、整體的提高組織的運作效率。

3 ODOO

3.1 ERP軟件

3.1.1 ERP介紹。ERP（Enterprise Resource Planning）又稱為企業資源計劃系統，是指對企業資源進行有效共享與利用的系統。

3.1.2 開源ERP。隨著時代的發展，ERP的使用率越來越高，企業基于市場競爭的壓力，在IT方面有持續投入，但是以上這些投入需要極其高昂的費用支撐，這使得諸如社會組織這類的組織機構無法進行實施。開源ERP軟件ODOO的出現很好地解決了這個問題。免費且開放，源代碼的完全公開和網絡上詳盡的安裝使用信息，都使其更加適合社會組織的屬性。除此以外，ODOO的操作界面友好、可操作性強，對非IT人員來說一般只需稍作培訓便可上手操作，所以ODOO對員工的時間成本及社會組織的資金成本要求不會苛刻。

3.2 ERP實施

3.2.1 需要注意的問題：

第一，選擇適合社會組織的ERP產品。由于社會組織性質的特殊性，不是所有ERP產品都可以直接適用于社會組織。選擇合適的ERP的產品，必要的前提是對組織的需求理解深刻。選擇合適的ERP產品更有利于在具體實施過程中員工更易上手。因為ERP產品的每一項功能都和實際工作流程是吻合的，這對于員工合理的使用ERP產品都是非常有利的。

第二，確保能正確實施ERP的IT人員。有了合適的優秀的ERP產品并不是成功實施ERP的終極一步，幫助社會組織對ERP產品進行實施的IT人員也影響著最終實施的成敗。好的實施顧問需有相關的實施經驗。雖然書本中也有實施ERP的所有流程和相關的所有的知識點，但是書本里教的畢竟只是基本的知識，在現實世界中，在實施過程中的可能性很有可能是書本中無法預料到的。優秀的有經驗的實施顧問在面對全新的不同領域公司的問題時，以往的經驗會提供靈感，想出合適的解決策略或者能夠更快地找到相關案例中的解決策略作為參考，這對于首次想要將ERP系統運用到社會組織中，也可以提高實施的成功率。

3.2.2 具體實施：

第一，項目管理。項目管理模塊主要包括任務、計劃和技術支持等。這幾塊分別細分為記錄每個任務的時間表線，使用集成的協作記事本任務，允許任務委派；管理任務的估計時間，記錄工作活動的任務；追蹤問題和錯誤，提供時間表支撐項目的問題管理。將每一次社會組織舉辦的項目中的每一個流程都單獨處理，除了確保每個流程的合理性之外，更容易發現細節問題，為項目的成功實施增加了一份把握。

第二，財務管理。財務管理模塊在社會組織中是除了項目管理外最重要的模塊。社會組織每年都會收到來自社會各方的捐助款項，除了社會組織內部的日常開銷外，如何對各款項合理的分配使用，并保證財務透明，這一重責則通過財務管理模塊進行管理。

第三，人力資源管理。人力資源管理模塊主要包括人才管理、附加特性、考勤跟蹤、合同列表等。這幾項分別細分為管理招聘流程，組織員工定期評估；管理假期、請假和分配請求，管理員工的費用；管理計工單，允許管理人員核準工時單，出勤率；記錄每個員工的合同，管理工資單。該模塊可以應用到志愿者管理模塊上，已在社會組織登記的長期志愿者和針對每一場活動的臨時志愿者的詳細信息都可以在這個模塊中詳細記錄，并且可以通過軟件定期給志愿者發布近期活動動態。

第四，社交通訊模塊。社交通訊模塊主要包括微會議、及時分享、文件共享等。微會議模塊可提供一個線上人員溝通交流的平臺，一些小型遠程會議可通過此模塊完成；及時分享即每個內部成員可及時上傳志愿者活動的最新進展和活動總結，或者分享活動中有趣的故事和自己的感想，分享形式文字、圖片和視頻等形式不限；文件共享即內部成員之間可通過此模塊共享文件。

3.2.3 實施后續跟進：

第一，對員工進行ERP培訓。ERP作為新技術，高品質的培訓活動才是ERP實施成功的最后一步。尤其是軟件型產品，成功地安裝調試好并上線遠不是評價其是否成功的所有因素。若操作者不能正確地操作好ERP系統，那就只會是前功盡棄。故而對員工開展ERP的相關培訓可以幫助員工認識ERP產品，并且幫助員工學習在實際工作中如何使用ERP產品完成自己的工作相當重要。在培訓中，培訓師有必要告訴員工操作中可能出現的問題，這樣在未來的工作中即使遇到問題，員工也可以自己解決或是尋求專業幫助。

第二，持續改進ERP。社會在不斷進步，社會組織也在不停成長。在不停變動的氛圍中，要保持對ERP系統的實時更新，以吻合現實的發展步伐。順應時代發展，及時調整自身，ERP系統的實施才算是真正的成功了。

參考文獻

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