海外工程項目文控管理軟件應用現狀的調查研究

吳宏雷 于江強

摘 要：隨著現代科學技術的發展，計算機技術和信息技術已經廣泛應用到各個領域。計算機技術和信息技術的應用給社會發展帶來了極大的便利，大大節省了人力、物力、財力和時間。諸多國際大中型公司已經將計算機技術和信息技術應用到工程項目管理之中，本文就工程項目管理中的文件控制管理與現代計算機及信息技術的結合與運用展開調查，旨在通過調查及對結果的研究分析，找到適合海外工程項目文件控制管理的軟件，提高公司的文件控制管理水平，樹立公司的良好形象。

關鍵詞：海外工程；文件控制管理；軟件應用；調查研究

1 問題研究和提出的背景

隨著IT行業突飛猛進的發展，文控管理軟件也正在溶入各個企業的管理中，他逐漸成為影響項目管理水平的關鍵因素之一。然而，文控管理軟件在國內大中型企業中沒有得到很好的應用，不僅不符合現代快速發展的計算機技術，也不符合經濟新常態下構建綠色消費模式的要求。文檔管理軟件的應用實際上是一種綠色消費與管理模式，它不僅能夠提高工作效率，降低人工成本，而且能夠降低紙張的使用和浪費，減少污染，保護環境。

對于國際性央企和國企，我們從事海外工程項目的目的不僅僅是獲取利潤，提升國際品牌，加強與國際大公司的合作和融合也應該是我們從事海外項目的重要目標。

因此我們的文控管理層次也應與國際接軌，不斷接受新的理念和技術，提高我們的服務水平和能力。

與國內工程文控管理相比較，海外工程文控管理還要考慮到業主國家不同的地域文化環境、國家法律法規、項目合同模式及管理模式等。許多大的國外公司如ARAMCO，WORLEYPARSONS等都已經在使用ACONNEX，IDMS，DOCSVISION，IBIS PAGE諸如此類的文控管理軟件了。我們只有跟上他們的步伐，才能適應他們的合作方式及管理模式，只有這樣，才能在激烈的競爭中利于不敗之地，爭取更多的合作機會，獲得更大的經濟利益。

在海外項目文控管理過程中，我們應以國際項目文控管理方法論為基礎，結合項目文控管理實際情況，采用合適的文控管理軟件，才能將工作做到極致，展現我們的實力和水平，不斷積累海外項目文控管理經驗。

隨著公司的發展壯大和海外市場業務范圍的不斷拓展，工程管理水平和管理技巧在項目執行和提高公司國際競爭力方面起著不可忽視的作用，而文控管理是整個工程管理中牽一發而動全身的一部分。

本課題在充分了解國際國內文控管理經驗的基礎上，結合當前經濟發展模式和消費模式，利用現代計算機、信息技術以及現代工程項目管理技術為基礎，在文控管理系統軟件的使用現狀及發展方向等方面做了一系列的實踐性探索和研究。通過對文控管理系統軟件的研究和使用，做好文控管理經驗教訓積累和總結，提前開展文控管理人才的培養和儲備，為公司成功轉型，獲取更多的EPC項目的成功打下堅實的基礎。

通過對文控管理系統軟件的研究和實際應用，最終建立高度統一、全面共享的文控管理平臺，提高文控管理人員的管理效率，充分發揮文控管理軟件的基本功能，研究和探索文控管理軟件值得借鑒的方面，從而優化工作流程，降低人力財力成本，提高團隊協作能力，縮短文件傳遞周期，節省文檔審批時間，更好地配合設計和采購等其他部門的工作，最終促使項目順利完成，這是本課題研究的最終目的。

2 海外工程項目文控管理的現狀及存在的問題

2.1 海外工程文控管理信息化觀念薄弱

文件控制管理在國際大型工程中被重視程度不夠，有的項目甚至沒有獨立的文件控制部門，在整個工程管理中往往被邊緣化。很多項目往往會把主要精力放在工程的成本控制、進度控制等，認為文件控制的好壞沒有太大的區別。

2.2 文控管理人員配備不足，水平參差不齊

中國的大多數企業中并沒有專門的文件控制管理人員，文控管理人員是海外工程中業主的要求之一，然而業主對文控管理卻沒有很明確的要求，在中國高校的專業設置中也沒有相應的對口專業。在實際的文控管理人員配備中沒有具體的要求，甚至將崗位調整中的不適合原崗位的人員安排在文件控制崗位，導致現有的文控人員在專業背景、能力水平、工作方法和態度等方面存在很大的差異。

2.3 文控管理中信息化技術應用不夠

目前中方文控管理信息化技術應用與否以及應用程度的高低取決于業主方。筆者經過對ATKINS，CPPE，CHINAPOWER 等多家公司旗下的項目進行了調查，一個項目文控管理中現代信息技術的應用與否在很大程度上完全取決于業主方的要求，同一公司旗下不同項目文控管理軟件使用不統一，有的項目借用業主方的管理軟件，完全按照業主方的要求執行文控管理工作，本公司沒有形成統一的相對成熟的文件控制管理平臺。

3 海外工程項目文控管理的對策與建議

3.1 樹立文件控制國際化管理理念

海外工程項目文件控制水平是一個項目乃至整個公司的整體管理水平的縮影。作為國際性EPC承包商，不僅要在設計、采購、施工等方面與世界接軌，體現國際化要求和水平，在整個工程的管理特別是文件控制上也要精益求精，以提高文件控制質量和水平來推動設計、采購、施工乃至整個工程的順利進行，

3.2 提高文控管理人員配備整體水平

首先要提高文控管理者的責任意識，文件控制事小但責任重大，應選配責任心強、能吃苦肯擔當的人員；

其次在人員專業背景上也要盡量選用與文秘、計算機信息技術等相近專業的人員；

再次，要加強文控管理者的培訓和考核，根據不同項目的具體要求優化相關的文控管理程序，加強對文控管理知識的在學習。

3.3 加強文控管理的信息化理念

當今社會是信息化時代，以計算機和網絡為核心的現代技術正在越來越深刻的改變著我們的生活，海外工程項目文控管理中現代信息技術的應用也將會大大提高文件控制管理的效率和質量。這就要求我們在文控管理中不斷加強信息化管理理念，提高自身信息化管理水平，從而提高文控管理的整體水平。

4 不同廠家文控管理軟件的選用對比情況

基于其他項目文控管理經驗與存在問題，結合MGS 二期的實際情況，項目部在廣泛征集意見額基礎上，對目前應用較廣的Levtech、 CMCS、Aconex、Commit、青島鴻利等五家軟件公司及代理商進行了考察和對比，并從安全、成本、標準、效率和人性化等方面，對各家軟件進行了評估，從中選取了澳大利亞軟件供應商Arconex在線文檔管理系統，具體如下表：

參考文獻：

[1] 崔秀民.海外核電建設項目文檔管理的思考[J].中國檔案，2016（04）：44-46.

科研項目：

名稱：海外工程項目文控管理軟件的應用與探索

編號：TP201611