高校財務(wù)報銷難問題探討

孫小霞

摘要：自擴招政策實施以來，我國高等教育事業(yè)得到了飛速發(fā)展，學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模進一步加大。教育經(jīng)費、科研經(jīng)費收支逐年增加，使得高校財務(wù)管理工作更加復(fù)雜和多元。財務(wù)報賬是高校財務(wù)管理工作的重要環(huán)節(jié)，但由于財務(wù)管理制度不完善，報銷方式和流程不盡合理等原因使得高?！皥筚~難”現(xiàn)狀日益突顯，文章從高?！皥箐N難”的現(xiàn)狀入手，分析產(chǎn)生“報銷難”現(xiàn)狀的原因，最后提出解決“報銷難”問題的對策。

關(guān)鍵詞：高校；財務(wù)報賬；報銷難；對策

一、高校財務(wù)“報銷難”的現(xiàn)狀分析

1. 巨大的報賬業(yè)務(wù)需求與財務(wù)人員飽和的工作量矛盾

隨著高等學(xué)校自主辦學(xué)權(quán)的擴大，高校的資金來源也由單一的財政撥款變?yōu)槎嗲赖馁Y金籌措方式，不僅包括國家財政撥款，還有學(xué)費住宿費收入、縱橫項科研經(jīng)費撥款及校辦后勤產(chǎn)業(yè)經(jīng)營收入等，特別是隨著國家對科研投入的加大，科研經(jīng)費支出量也相應(yīng)增加。高校資金量的巨幅增長，導(dǎo)致高校需要報銷的經(jīng)濟業(yè)務(wù)量逐年增加。財務(wù)人員要對報賬人員的原始發(fā)票進行分類、核對、計算及審核；又要為報賬人員解釋報賬流程、報銷的規(guī)定，對不予報銷的原始發(fā)票要給出合理的解釋。財務(wù)人員的工作量每天都處于飽和狀態(tài)，而學(xué)校每天需要報銷的經(jīng)濟業(yè)務(wù)也是只增不減。并且學(xué)校在財務(wù)管理工作量持續(xù)增加的情況下，沒有增加相應(yīng)的財務(wù)人員，導(dǎo)致了報賬的巨大需求量與會計人手緊缺的矛盾日益凸出。

2. 高校財務(wù)報賬的內(nèi)容日趨復(fù)雜，報賬程序繁多

隨著高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校資金來源渠道廣泛，導(dǎo)致財務(wù)管理核算的內(nèi)容也日趨復(fù)雜化，高校財務(wù)管理除了要核算財政預(yù)算資金，還有大量的科研支出及其它經(jīng)營性支出，而高校財務(wù)管理不僅要依循《高等學(xué)校會計制度》、《行政單位會計制度》以及其它一些財政部、教育部下發(fā)的文件法規(guī)等，還要遵循學(xué)校制定的財務(wù)條款。以我校科研報賬為例：首先經(jīng)手人和課題負責(zé)人要在每張原始單據(jù)上簽字或者蓋章；其次，如果涉及到報銷課題所需用的試劑耗材、實驗用品等的需要分管的二級學(xué)院的院長簽字；此外，如果一次報賬的金額超過兩萬元的還需要找分管財務(wù)的校領(lǐng)導(dǎo)簽字。在財務(wù)處報賬時，金額達到一定數(shù)額的找財務(wù)處處長簽字，然后由科長審核每張原始單據(jù)的合規(guī)性、合法性、合理性，審核通過拿給會計復(fù)審并制單，最后由出納付款。報銷人員走完這一系列的程序已經(jīng)身心疲憊，若在最后的報銷環(huán)節(jié)被告知因手續(xù)不全而退單，難免會有煩躁的情緒及怨氣，提到報銷難免膽怯。

3. 財務(wù)信息透明度不夠，報賬人員和財務(wù)人員矛盾突出

高校財務(wù)報賬主要是針對廣大的師生及科研工作者，現(xiàn)在各個高校的校園網(wǎng)站上都會公布會計政策法規(guī)和財務(wù)報賬指南以指導(dǎo)老師順利報賬，但大部分報賬人員因忙于教學(xué)和科研，根本無暇去了解這些財務(wù)政策及報賬流程。這樣難免就會出現(xiàn)報賬人員拿著報銷票據(jù)往返多次才能報成賬的情況，既浪費了雙方的時間和精力，也容易因為疲于奔波而引發(fā)矛盾，著實影響報賬效率。同時，由于報賬人員不固定，時常更換，財務(wù)人員除了要核算整理報賬人拿來的各類原始單據(jù)還要告知報賬的相關(guān)政策以及流程。因為重復(fù)而繁重的工作量，財務(wù)人員不可能面面俱到，難免同報銷人員有言語沖突，而報賬人員提起來財務(wù)報賬更是有滿腹的牢騷，認為來財務(wù)報賬辦事困難，效率低下、服務(wù)態(tài)度差。

4. 報賬環(huán)境嘈雜，前臺分工不均，財務(wù)人員積極性不高

首先，每天來財務(wù)大廳報銷的人員絡(luò)繹不絕，各種人聲、機器設(shè)備聲混雜，在這種嘈雜的工作環(huán)境中，財務(wù)人員要承受巨大的生理和心理壓力，不但要審核原始單據(jù)，制單、打印憑證，同時還要回答報賬人員的各種咨詢問題，嚴重影響其制單的準(zhǔn)確性及工作效率。其次，高校財務(wù)報銷審核人員每一天都要與各種票據(jù)打交道，對原始憑證分類匯總核算后，再根據(jù)不同的經(jīng)濟科目編制憑證。這一過程雖然看似簡單，但枯燥繁瑣，同時其個人利益并不與工作量掛鉤，造成其缺乏工作熱情和積極性。

二、高校財務(wù)“報賬難”現(xiàn)象產(chǎn)生的原因

1. 高校財務(wù)管理制度不完善，財務(wù)監(jiān)督職能受限制

目前，我國很多高校現(xiàn)有的財務(wù)報銷審核制度都是在工作中不斷摸索總結(jié)出來的，并沒有形成一整套完善的規(guī)章制度。除此之外，財務(wù)報銷審核工作依舊是以報賬、算賬為主，過度重視核算職能，忽視了財務(wù)工作的監(jiān)督管理職能，從而不利于高校內(nèi)部管理職能的有效發(fā)揮，比如科研經(jīng)費支出的管理，基本上都是對賬面金額進行檢查核算，而沒有對科研經(jīng)費支出的真實性、合理性進行監(jiān)督，缺乏對經(jīng)費使用人員的指導(dǎo)和約束。

2. 財務(wù)報銷方式單一，浪費時間精力

目前很多高校的報銷方式還是以現(xiàn)場報銷為主的“集中式”報賬方式，需要報賬人員親自來財務(wù)報賬大廳完成排隊—審核—制單-復(fù)核-取現(xiàn)或轉(zhuǎn)賬等流程。這個繁瑣的流程會耗費報賬人員和財務(wù)人員的大量時間；同時報賬人員辦理的業(yè)務(wù)性質(zhì)、種類、數(shù)量各不相同，財務(wù)人員進行業(yè)務(wù)處理的復(fù)雜程度也不盡相同，業(yè)務(wù)辦理所需時間也就不等。讓所有報賬人員無差別的排隊等候，會在無形中浪費報賬人員大量的時間和精力，嚴重降低報賬效率。由此可見，單一的排隊報銷方式，同樣是造成“報賬難”的重要原因。

3. 財務(wù)人員配備有限，分工不均

財務(wù)工作是一個相互協(xié)作的流水線作業(yè)，財務(wù)部門報賬大廳分成幾個報賬小組，一般會根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容的不同分為預(yù)算報賬組和科研報賬組。每個組配備的人員數(shù)量不等。面對財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量大幅度增長的現(xiàn)實情況，有限的財務(wù)人員很難滿足巨大的報賬需求，導(dǎo)致報賬人員排隊等候時間過長的問題日益嚴峻。我校由于和預(yù)算的財務(wù)人員數(shù)量比分管科研財務(wù)人員多得多，難免出現(xiàn)報銷科研賬面的師生排長隊而預(yù)算報賬人員相對松散狀況。

4. 對財務(wù)人員缺乏激勵機制

財務(wù)人員的報賬工作單調(diào)繁瑣，導(dǎo)致了工作積極性的降低。同時高校作為公益性事業(yè)單位，不存在自主經(jīng)營，自負盈虧的競爭壓力，加上學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)核算不了解，對財務(wù)部門不重視，忽視財務(wù)部門在提供信息和利用信息決策為學(xué)校做出巨大貢獻方面取得的成績，從而導(dǎo)致了工作人員工作熱情的降低。

三、改善高校財務(wù)“報賬難”的建議

1. 開通網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)，實現(xiàn)無現(xiàn)金報賬

實現(xiàn)無現(xiàn)金報賬，開通網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)，報賬人員只需在報賬時把相應(yīng)信息填寫完整（如：收款人姓名/轉(zhuǎn)賬、匯款單位名稱；收款人賬號/轉(zhuǎn)賬、匯款單位賬號；轉(zhuǎn)賬、匯款人開戶行名稱等），無需在會計制單完成后再排隊等候即可收到款項，也無需再去銀行排隊?wèi){支票取錢。網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)服務(wù)方便、快捷，簡單易用，提高了財務(wù)報賬的效率。

2. 利用多種信息溝通方式，大力宣傳財務(wù)審核報銷法規(guī)

財務(wù)工作具有一定的專業(yè)性，高校師生大多數(shù)對財務(wù)法規(guī)、財務(wù)規(guī)章制度等相關(guān)知識缺乏深入的了解，因此可能會對財務(wù)人員按照相關(guān)規(guī)定采取的處理方式產(chǎn)生誤解。這就需要我們加大財務(wù)信息的宣傳力度，建立有效的財務(wù)信息溝通渠道。首先，高?？梢越柚@網(wǎng)平臺或者印制宣傳冊、多媒體電視播放等方式，向廣大師生普及財務(wù)報賬相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)辦理流程，使學(xué)校廣大師生在第一時間了解最新的政策。通過建立報賬咨詢系統(tǒng)，歸納總結(jié)財務(wù)工作中出現(xiàn)的熱點問題，及時解答報賬人提出的疑問，有效減少退單情況的發(fā)生。其次，定期公開財務(wù)信息，增加財務(wù)管理的透明度，把涉及到教職工個人財務(wù)信息資料要及時更新，像發(fā)放職工的工資、福利、補助等方便職工核對。第三，對于各部門專職報賬人員可組織集中培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新出臺報銷相關(guān)制度；為科研項目較多的老師聘請專職科研秘書，負責(zé)科研經(jīng)費的管理和使用；對前臺財務(wù)審核人員定期組織培訓(xùn)，學(xué)習(xí)和掌握政策法規(guī)、財務(wù)制度，減少經(jīng)辦人員往返財務(wù)處的次數(shù)，在報賬過程中盡量少用會計專業(yè)術(shù)語，做到報賬程序簡潔易懂。保證對報賬人員提出的疑問回答一致，同一經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理結(jié)果一致。最后，建立財務(wù)預(yù)審制度，由各部門分管經(jīng)費的負責(zé)人對原始票據(jù)進行初審，初審后統(tǒng)一來財務(wù)處報銷，不僅保證了一次性報賬成功的機率，也提高了報銷雙方的辦事效率。

3. 端正工作態(tài)度，提高服務(wù)意識

財務(wù)處作為學(xué)校的窗口服務(wù)部門，前臺會計人員服務(wù)態(tài)度的好壞，影響著報賬人員的情緒。財務(wù)人員在堅持原則的基礎(chǔ)上擺正心態(tài)，提高服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變做事的方式方法，就會使報賬變成一份愉快的工作。會計人員也應(yīng)不斷收集各種工作中出現(xiàn)的新情況，聽取報賬人員的建議和意見，及時修訂各種管理辦法，使得報銷業(yè)務(wù)更加合理。

4. 建立健全考核激勵制度，提高財務(wù)報銷審核人員工作積極性

學(xué)?？梢砸M智能叫號系統(tǒng)，統(tǒng)計財務(wù)人員的個人業(yè)務(wù)量。同時設(shè)計一套系統(tǒng)的考評指標(biāo)，如審核單據(jù)數(shù)量、錯誤率、師生評價打分等，對財務(wù)人員的工作進行綜合的考評，根據(jù)考核結(jié)果設(shè)置不同的獎懲等級，堅持多勞多得，少勞少得，不勞不得原則，對于業(yè)績突出、考核結(jié)果優(yōu)秀的工作人員，除給予一定的獎勵外，還要大力宣傳，樹立榜樣，充分調(diào)動財務(wù)人員工作積極性。

5. 改善財務(wù)工作環(huán)境，創(chuàng)新報賬工作的方式方法

首先，財務(wù)報銷可以按業(yè)務(wù)類型和數(shù)量進行細分，設(shè)置快速業(yè)務(wù)通道。如可按擬報銷筆數(shù)分配號碼并設(shè)立專人專崗，對小額少量業(yè)務(wù)由專人負責(zé)處理，解決排隊時間與業(yè)務(wù)量不對等的困局。其次，建立“大堂經(jīng)理”制度，設(shè)立咨詢專崗。報賬人員在排隊等候時段如對擬報銷業(yè)務(wù)有疑問，可以隨時進行業(yè)務(wù)咨詢并及時把手續(xù)補充完整。避免了因排隊等候時間過長、手續(xù)不全退單引發(fā)的爭吵，維護了良好的報賬環(huán)境。最后，營造舒適溫馨的報賬環(huán)境，可以在報賬大廳擺放供等候報銷的老師學(xué)生用的座椅，準(zhǔn)備自助飲水機供報賬人員飲用，同時可以印制一些報賬知識小冊子和一些財務(wù)專業(yè)的雜志擺放在報賬大廳，既可供報賬經(jīng)辦人打發(fā)時間，又可宣傳報賬知識，使等待的時間沒那么煎熬，有助于緩解報賬人員焦躁的情緒，使報賬過程變得愉悅，讓會計人員做到“忙也開心”，報賬人員“等也理解”。

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（作者單位：貴州醫(yī)科大學(xué)）