當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題及對策分析

邊秀春

摘 要：人事檔案是記錄人才信息的載體，管理好人事檔案，對人力資源管理有重要的作用。文章以事業(yè)單位為例，首先分析了人事檔案在社會發(fā)展的作用，闡述了當(dāng)前我國人事檔案管理存在的問題，并結(jié)合當(dāng)前我國社會發(fā)展的實際情況，對其中存在的問題給出了解決的對策。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理 問題 對策 分析

中圖分類號：G275.9 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）07（c）-0063-02

1 人事檔案在社會發(fā)展中的作用

人事檔案記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌等信息，真實反映一個人學(xué)習(xí)和工作的過程。對于單位來說，同樣意義重大，單位在招聘人才的同時，需要根據(jù)求職者的檔案了解其社會關(guān)系和獎懲情況等，為以后工作提供參考。基于此，人事檔案的管理必須要重視，管理好、用好人事檔案，對于事業(yè)單位來說，是十分重要的。

隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展，我國的人事制度改革力度不斷加大。在當(dāng)前的背景下，檔案工作的價值也隨之凸顯出來。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作與當(dāng)前社會發(fā)展不適應(yīng)。因此，全面調(diào)整檔案管理方式，是當(dāng)前企事業(yè)單位的必然選擇。

2 當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

（1）沒有切實認識到檔案管理的重要性。在一些事業(yè)單位，檔案管理工作相對于其他部門的工作來說，比較默默無聞，看起來比較“冷清”，不像其他部門的工作開展起來業(yè)績表現(xiàn)得比較明顯。因此，一些事業(yè)單位對檔案管理工作認識不夠，重視程度不足，對人事檔案管理認識存在誤區(qū)，認為就是一項整理、保管的工作，只要保證資料不丟失就行了，檔案管理部門常常是在需要的時候才被想起來。長期不被重視，導(dǎo)致檔案管理工作很難與當(dāng)今的社會發(fā)展相適應(yīng)，不能很好地為單位、為社會做貢獻。

（2）對檔案管理工作中的硬件設(shè)施投入不足，檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不夠。由于長期對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致對該項工作的資金投入不足，因此，檔案管理工作的管理手段落后。部分單位檔案室日常辦公、檔案的存放都在一起，辦公環(huán)境比較雜亂，檔案查閱依然使用人工操作方式，費時費力。另外，很多檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的知識培訓(xùn)，對檔案管理的業(yè)務(wù)不熟悉，甚至有些工作人員是兼職該項工作，對工作中的一些材料沒有及時整理，影響了檔案管理質(zhì)量。

（3）人事檔案利用率比較低，服務(wù)功能弱化。人事檔案的管理是為了提供必要的檔案信息，主要目的不是整理，而是利用，整理就是為了很好地利用。但是在實際工作中，檔案的利用率是比較低的。即使是利用，也只是在小范圍內(nèi)進行，有需要的情況才會提供服務(wù)，這種服務(wù)方式比較被動，檔案的功能被弱化。

（4）人事檔案管理工作的信息化程度不夠。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益成熟，社會多個領(lǐng)域都有應(yīng)用。檔案管理工作也大部分引進了信息管理系統(tǒng)，但是，對多媒體技術(shù)的應(yīng)用不足，一些單位在查閱檔案時，仍采用人工操作的方式來完成對信息的收集、資料的整理等日常工作，工作量比較大，工作效率比較低，既浪費時間又浪費體力，沒有完全實現(xiàn)無紙化辦公。多媒體技術(shù)沒有被充分利用。

3 當(dāng)前環(huán)境下人事檔案管理工作的對策

（1）提高對檔案管理工作的認識。應(yīng)該重視檔案管理工作，檔案管理和其他部門的工作重要性一樣。具體可以建立檔案管理小組，定期對該項工作進行抽查，檢驗管理情況，要讓管理人員從思想上開始重視自己的本質(zhì)工作。發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。單位領(lǐng)導(dǎo)也要提高重視度。對檔案管理工作實施績效考核，加強該項工作的制度化。

（2）加強檔案管理工作的設(shè)施建設(shè)，提高管理人員的專業(yè)能力。加大資金投入，硬件設(shè)施要及時更新。比如：計算機的配備，專用檔案柜的配備，做好防火、防潮、放蟲等保護措施。人事檔案工作是一項保密的工作，同時也是為人服務(wù)的工作，管理人員的業(yè)務(wù)水平要高。工作過程中，既要注重對他們思想道德品質(zhì)的培養(yǎng)，又要加強他們專業(yè)水平的培養(yǎng)。單位要定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案管理人員掌握最新知識，提高自身素質(zhì)，提高檔案管理水平。

（3）提高人事檔案利用率，不斷完善檔案功能。檔案原有的功能保留下來，不斷完善新的功能。信息化時代的到來，檔案的功能也要隨之更新。比如，相關(guān)工作人員的重要的工作總結(jié)，都可以納入檔案的范圍內(nèi)。檔案管理人員的理念也要與時俱進，以一種開放的態(tài)度，不斷完善檔案的管理功能。

（4）加大人事檔案管理的信息化建設(shè)力度。當(dāng)今是互聯(lián)網(wǎng)媒體時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的環(huán)境，因此，檔案管理要與時俱進，更新管理方式，實現(xiàn)管理信息化。檔案管理實現(xiàn)信息化后，讓檔案管理逐步自動化、網(wǎng)絡(luò)化，很大程度上可以提高檔案管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。檔案有關(guān)的數(shù)據(jù)只需要錄入電腦后，就可以重復(fù)使用了，解決了人工查找的困難。以前在查閱檔案時，需要找出相關(guān)的資料，復(fù)印，裝訂等，這種落后的方式造成了人力、物力、財力的浪費。實現(xiàn)信息化后，只需要在電腦上調(diào)出相關(guān)數(shù)據(jù)即可，節(jié)省了大量時間，同時，從另外一個角度也保護了檔案材料。檔案管理信息化后，也可以提高相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)水平。由于管理實現(xiàn)了信息化，節(jié)省了工作時間，工作人員的勞動量減少，可以有時間來專門學(xué)習(xí)新的知識，鉆研業(yè)務(wù)。學(xué)習(xí)新的管理知識，提高檔案管理水平。因此，實現(xiàn)檔案管理信息化對檔案管理來說尤為重要。

相關(guān)單位應(yīng)該加大對檔案管理的信息化建設(shè)力度。利用現(xiàn)代的計算機技術(shù)，結(jié)合多媒體設(shè)備（掃描儀、計算機等），通過技術(shù)處理，將原來書面的資料轉(zhuǎn)變成為數(shù)據(jù)資料，存儲在電腦中。為了保證檔案資料的安全，可以招聘計算機專業(yè)人才來維護本單位的計算機系統(tǒng)，防止病毒入侵，保證計算機系統(tǒng)的安全。利用計算機實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，將不屬于保密范圍的資料進行資源共享，既方便了使用者，又提高了人事檔案管理的工作效率。檔案的服務(wù)功能在信息化建設(shè)后變得更加全面，比傳統(tǒng)的管理方式有了很大的提高。

4 結(jié)語

人事檔案的價值體現(xiàn)是利用率，而不單單是收集，整理。單位領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，在當(dāng)前人事制度改革的背景下，加快檔案管理工作的信息化建設(shè)。完善人事檔案管理機制，使其與當(dāng)前社會發(fā)展相適應(yīng)，更好地體現(xiàn)服務(wù)價值。文章指出了當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，并針對問題給出了相應(yīng)的建議，希望檔案管理工作能不斷創(chuàng)新管理模式，更好地體現(xiàn)自身價值。

參考文獻

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