以人為本背景下中職學校檔案管理工作要點分析

吳容燕

摘 要：隨著國家對人才培養的重視，中職學校的專業人才在社會上所發揮的作用日趨明顯。而檔案管理工作在中職學校管理中占據著重要的位置，其主要就是進行真實地記錄學校的各項工作、活動等，為學校的深化發展提供至關重要的依據。若是要強化中職學校檔案管理工作就一定要堅持以人為本的管理觀念。本文筆者就對以人為本背景下中職學校檔案管理工作要點展開了相關的探討，望給有關研究者一些借鑒與價值參考。

關鍵詞：中職學校；管理工作；策略

每個學校能夠得到良好的發展，有賴善于管理好教學檔案，自新課標改革以來，中職學校的檔案管理工作將面臨嚴重的挑戰。所以，分析中職學校檔案管理存在問題的同時，如何采取切實有效的策略強化檔案管理，為當下中職學校勢在必行的一項重要任務。

1中職學校檔案管理工作所面臨的主要問題

1.1 缺乏健全的檔案管理制度。在目前的部分中職學校中，均有存在檔案管理凌亂與管理制度未能得到完善的局面。通常只重視教學方面的工作，并沒有真正認識到學校檔案管理的重要性，未能經常將其提到議事日程中，甚至有部分學校的專職人員根本沒有配備，檔案管理工作未能引起領導的足夠重視，缺少必要的檢查監督和指導，缺乏人性化的管理激勵機制，管理體制顯然而知有待健全與完善。

1.2 檔案信息使用效率甚差。目前大部分中職學校檔案管理方式仍然滯后，手工作業依然存在，如在文件立卷歸檔以后，檔案管理人員仍要對其進行調整和編目等。此機械式的手工操作，不但勞動工作量特別大、速度緩慢，而且時間也相當之長，與此同時也使檔案的處理速度極大地受到限制。存在如此落后的管理模式，毫無疑義使檔案管理人員無暇顧及有效地開發利用有價值的檔案資料。在查閱檔案時也由于滯后的管理方式，頻繁進行調動案卷，從而導致部分檔案資料磨損相當嚴重，并且檢索速度又不快，查找準確率與查全率普遍低下。

1.3 檔案管理設備落后。因為學校領導人員不夠重視，其所投入經費存在不足，學校檔案室的現代化管理設備缺乏完善，在滿足于檔案管理的需求方面有所限制，毫無疑問難以跟得上新形勢下檔案管理的發展需要，同樣道理也只能步于創建現代化學校的后塵。

1.4 檔案管理人員工作缺乏專業性。由于檔案管理工作具有相當強的專業性，因此應盡量避免只憑個人經驗就可完事。有部分兼職檔案管理人員缺乏專業性，工作中總是漫不經心，流于形式，難以完全勝任本職的工作，從而造成檔案管理工作效率普遍不高；還有一些管理人員未能認識到檔案工作重要性，工作上未能盡職盡責，由此造成開展工作處于被動的局面。

2 中職學校檔案管理工作的改進要點

2.1 創建科學的檔案管理制度

在教學檔案管理工作中，具備科學的檔案管理制度至關重要。首先應按照國家教育部有關法律，與學校的具體情況與有關文件相互結合，制定科學合理的檔案管理制度。此外，應當建立及細化檔案崗位管理制度，在搜集檔案、保存檔案、利用檔案等方面，需要有專業人員看管，對其分工與職責范圍有所明確，充分做到責權分明與獎懲透明。在必要的時候，還需有其他與之對應的管理策略作為有利補充，積極加大宣傳力度，一定要讓廣大教職工與學生們對檔案工作的重要性獲得充分認識，必須讓檔案管理工作人員切記管理工作是建立在追求科學性與完整性的基礎上。由此使檔案管理人員始終如一自覺參加該項工作的意識，讓中職學校檔案管理工作向科學化、標準化、信息化的目標發展。

2.2 分類、收集與分析檔案資料

首先，中職學校的檔案管理工作應當遵循“以人為本”的思想，積極認真鑒定與分類好檔案資料，進行分類收編存在不同利用價值、收藏價值的資料，以有助于往后的管理和更新，及時清除部分已無使用價值的資料，從而能夠有效減少工作的勞動量。

積極采用主動收集、跟蹤收集等收集手段，使檔案收集的效率得到提高，合理地推動檔案管理工作更加規范化。此外，中職學校需對檔案資料的需求認真做好分析。與教學情況、科研情況等相互結合，合理地進行預測檔案的歸檔、利用與發展等，切實做好長期的發展計劃，使檔案管理的實效性得到有效提高。與此同時，還應當做好有關教學成果、科技成果、管理成果等的整理任務，對學校內部管理與外部環境發生的新局面要及時獲得了解，同學校實際相結合不斷完善需求分析。

2.3 提高電子化管理的水準

隨著現代網絡信息技術的日趨精湛，中職學校也應當與時俱進，積極采取電子化與信息化管理應用于檔案工作中，不但可以使檔案管理的效率與質量得到很大程度的提高，而且讓檔案資源的利用效益提升不少。作為中職學校應當以發展實際需求為中心，使檔案資源的信息化管理水準得到提高。而檔案電子化管理為當前中職學校發展的原動力，同樣道理也是將來檔案管理發展的新趨勢。因此，作為現代的中職學校應當配備滿足實際需求的電子化設備，讓檔案歸檔收集與處理使用的效率得以提高；除此之外，需加強學校網絡的建設，以有利于檔案資源信息化的使用，從而以最大限度達成信息共享，讓數字檔案信息的功能更趨便捷化與高效化。

2.4 積極培養管理型人才

檔案管理若要求創新，人才的培養至關重要。檔案工作人員素質的高低決定了檔案管理工作質量的優劣。在加強個人職業道德教育的同時，還應當要求檔案管理人員能夠真正樹立“愛檔如寶，腳踏實地，維護歷史”的新思想。強化提高檔案管理人員的業務能力，其一需重視管理工作人員的繼續教育，定期組織其參加相關的業務培訓，認真學習檔案專業新知識；其二要建立檔案工作寬帶或光纖網絡，選挑一批年輕化、懂電腦操作以及熱愛檔案工作的管理型人才，讓他們擔當起專職檔案管理的職位，采取現代化管理模式與先進設備技術，讓檔案管理工作跟得上辦公自動化的發展腳步，從而能夠全面提升中職學校檔案管理的水平。

3 結束語

總而言之，中職學校的檔案管理在學校工作中占據著重要的地位，工作該項任重而道遠。由此我們應當從思想方面與行動方面采取積極心態去追求，不斷創新。作為一名檔案管理者，只要能夠清醒地認識到目前所出現的問題，并積極采取切實有效的改進策略，相信中職學校的檔案管理水平會提高到一個新的高度。

參考文獻：

[1]孫永妍.關于加強學校檔案工作的若干思考[J].黑龍江檔案，2010，3.

[2]王雅茹.學校檔案的特點與管理對策[J].黑龍江史志，2010，7.