文書檔案管理創新方法探討

邢煒

摘 要：隨著深入改革開放和社會經濟的發展，文書檔案的工作是對電視廣播單位內部管理的重要的組成部分。因此，文書檔案的管理工作要保障和提供服務給電視廣播單位工作一定要適時的調整工作的思路，適應新的社會形勢。電視廣播單位的文書檔案的管理工作涉及廣泛，而且，抓好材料的利用、歸檔整理和收集等等重要環節，可以有效的發揮文書檔案管理工作在電視廣播單位的管理工作之中的重要作用。該文以河北省電視廣播單位為例，探討文書管理工作中出現的問題，并且了解問題提出解決措施，以提高單位的文書檔案管理工作。

關鍵詞：文書檔案管理 電視廣播單位管理 方法創新

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）01（c）-0118-02

文書檔案是社會發展、歷史傳承的載體，它具有客觀性，反映歷史過程中，研究開發、生產經營、強化管理、科學決策、問題處理等各方面的成果和過程。而在檔案管理工作中，文書檔案的管理工作是其重中之重的組成部分，是技術性、服務性、政治性比較強的管理工作。隨著社會、時代和經濟的發展，提高文書檔案的管理工作水平，完整、系統、準確、及時的收集、提供、處理檔案信息，為各個方面的需求提供服務，并且適應新的社會經濟形勢，是文書檔案管理工作的新研究方向。

1 文書檔案的管理工作問題及其意義

1.1 在管理工作中，文書檔案的重要意義

電視廣播單位要穩步發展的前提便是做好文書檔案的管理工作。在電視廣播單位的管理工作中，文書檔案的管理工作是至關重要的一部分，它也是用來提高工作效率和工作質量的有利條件，還是讓歷史可以客觀體現其真實面貌的重要工作。文書檔案可以為電視廣播單位的科學發展和經營業績研究提供一手資料，并且記載了電視廣播單位的歷史中發展的各種成果和業績。而且，文書檔案可以讓管理決策者能夠及時、準確的了解電視廣播單位的基本經營狀況，然后適當適時的調整電視廣播單位的經營策略，為決策者收集了有支持性的、有效的證據。所以，創新文書檔案的管理工作對于在經濟市場中讓電視廣播單位的競爭力不斷提高，讓社會、科學和經濟能全面發展得到有利的促進有積極重要的作用。

1.2 在管理工作中，文書檔案存在的問題

（1）文書檔案的管理方式不規范。在電視廣播單位中，對于文書檔案的管理工作的懲罰制度和規章制度沒有完善或者沒有制定，所導致的單位內文書檔案的管理工作不規范，以至于在文書檔案的管理過程里有案卷目錄制作的不規范、檔案號碼編制的不正確、注入組卷出現混亂等現象，對提高文書檔案的管理水平造成嚴重的影響。（2）人員的專業素質比較低。在電視廣播單位中，文書檔案的管理人員的專業素質主要表現在電腦操作技術低，及其專業水平低。這導致了在信息化發展的社會中，進行改革和深層發展文書檔案的工作比較困難。（3）管理效率較低。在信息化發展的推動下，計算機的檢索方式得到廣泛使用，但是，絕大多數還是使用手工檢索。在這種情況下，文書檔案的管理檢索工作的效率相比較信息化的工作效率大大較低，因此，管理效率低下。

2 文書檔案的管理工作的簡介及其創新方法

2.1 文書檔案的管理工作

以河北省電視廣播單位為例，電視廣播單位的文書檔案有兩種：行政檔案和業務檔案。其中，（1）行政檔案是在機關工作里，文書辦理完畢的各種有保存價值的文書資料最后收集歸檔。建立完成的案卷要完整齊全的收集材料，反映基本面貌的機關活動要正確，保存價值要區分利于利用和保管，保持文書資料間的歷史聯系。（2）業務檔案便是例如新聞，電視廣播單位的音像檔案在播出以后，按照歸檔的范圍進行篩選得出錄像帶、錄音帶、文字稿，然后錄制其原版用作檔案入庫收藏。其中，①文字稿件需要采用節目-時間或者時間-節目（體裁、人物、專欄、專題等）的方法分類進行組卷，并且擬定確定的標題；②錄像帶、錄音帶按照節目（體裁、人物、專欄、專題等）-時間的方法分類來整理，按照錄像帶、錄音帶的內容來分類整理案卷，科學的編制并排列目錄。確定其類目名稱、名稱和數量、類目層次要可以正確的反映其類目包含的內容，便于利用和借閱。不論是哪一種檔案分類方法都是一致的。

2.2 檔案的管理保存

對于檔案的保存，首先需要確定檔案的保管期限和價值。需要永久保存的是需要長期使用的反映單位歷史面貌和主要職能活動的檔案，保存目的在于宣傳電視廣播單位以及其他的工作服務，而其檔案價值只有在使用的時候才可以得到體現。（1）編制必要的索引和目錄，編輯參考資料和各類匯編材料，反饋的檔案的利用效果的記錄要做好。（2）將電視廣播單位的宣傳工作和檔案工作有機的結合，利用檔案的憑證和參考作用，特別是重要的電視廣播單位的宣傳活動，檔案就是其歷史資料得到供應的重要保證。（3）在電視廣播單位的工作中，發揮檔案的作用，檔案管理工作人員需要大膽的探索，積極的實踐，拓展思路，開闊視野，更新觀念，解放思想，通過其卓越的工作來促進電視廣播單位的健康、穩步發展，讓檔案管理工作可以有更好的發展。

2.3 文書檔案的管理工作的創新方法

（1）在思想上有創新和改造意識。要提高文書檔案的工作水平，就要從不合時代的傳統的管理模式中走出，從思想上，跳脫傳統的模式，有創新和改造意識。領導者要從上層建筑帶領員工從思維上擺脫傳統，嘗試創新。

（2）增強管理，提高文書管理工作人員的綜合素質。目的在于推動文書檔案的管理工作創新的開展，最主要的是解決現在文書管理工作人員的專業素質低的問題。方法有：把關人才錄用，錄用人員需要經過考核和篩選；培訓已聘員工的專業知識之后才允許上崗；定期培訓老員工的專業知識或者外派交流和學習；制定符合單位實際而且嚴格的劣汰優勝制度。保證在職人員認真負責并勝任其崗位。

（3）健全建立文書檔案的管理制度。單位內部要有符合自己單位的嚴格且完善的文書檔案的管理制度，制度本身要有針對性，并且要不斷地改進和完善已有的制度。例如：在文書檔案的管理制度中有一些不符合時代要求的項目需要刪除掉，并且按照現代信息化時代的需求補充完善新制度。而且，不管是完善還是建立文書檔案的管理制度，均需要嚴格的按照要求、規范進行，要明確管理人員的責任，確保文書檔案的管理制度的保障可靠，實用。

3 結語

綜上所述，在廣播電視單位的管理工作中，文書檔案的管理工作是其至關重要的組成部分，它是衡量單位管理工作水平的標準。單位的文書檔案的管理工作涉及廣泛，而且，抓好材料的利用、歸檔整理和收集等重要環節，可以有效地發揮文書檔案管理工作在電視廣播單位的管理工作之中的重要作用。管理好文書檔案不僅僅是單位決策者在決策過程中能夠使用的有充分地說服性的經驗依據和數據，而且還可以對改善單位的管理秩序有積極作用，促進單位的發展。文書檔案的管理工作要保障和提供服務給電視廣播單位工作一定要適時的調整工作的思路，適應新的社會形勢。

參考文獻

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