紙質檔案數字化的實現

官麗梅

【摘要】本文重點論述了對紙質檔案數字化的過程及在生產中必須遵循的原則。詳細說明了在紙質檔案數字化過程中應該注意的問題。

【關鍵詞】紙質檔案；掃描；圖像；數字化

1.紙質檔案進行數字化的軟硬件環境

紙質檔案一般都是由多種幅面的紙張組成，因此檔案管理部門必須具備對不同幅面的紙張進行掃描的掃描儀及多臺計算機。掃描圖片時必須要經過消藍、去污、校正處理。因此要選擇合適的圖像處理軟件。要求計算機配備Windows2000、Windows XP操作系統。

2.應用范圍

本文介紹的方法適用于基建檔案中樓房建筑圖紙、建筑項目審批圖紙等需要進行電子檔案管理的工程紙質圖紙。以及對文書、圖書、圖像、文獻資料、信息等紙質檔案實現電子檔案的管理具有一定的參考價值。

3.電子文件制作

3.1檔案接收。收集圖紙并按照《檔案著錄規則》的要求，規范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。3.2紙質文檔掃描。在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。根據檔案幅面的大小（A4、A3、A2、A1、A0等）選擇相應規格的掃描儀進行掃描。（1） 掃描色彩模式。頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，采用黑白二值模式進行掃描。頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。另，可視需要采用彩色模式進行掃描。（2）掃描分辨率。掃描分辨率參數大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率應大于或等于100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。（3）掃描登記。認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，件數等，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。掃描工作完成后，應按原樣折疊圖紙，按頁碼排序放回檔案盒內。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。3.3圖像處理。對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像處理。利用圖像處理軟件，對出現偏斜的圖像進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準；對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣；對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質應進行去污處理。處理過程中應遵循展現檔案原貌的原則。3.4圖像存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。圖紙一般采用JPG格式存儲，紙質的文字文檔一般采用PDF的格式存儲。3.5 圖片檢查。將處理后圖片與原圖進行對照，確保圖片信息的真實性和完整性。不符合要求的及時重新進行掃描、編輯，同時檢查文件有無丟漏。并做好檢查記錄。3.6 注意事項。電子文件的制作過程要責任分明。制作人員應該對其制作的文件負有全責，要注意劃清參與人員的責任范圍。

4.電子文件歸檔

4.1 收集與積累。歸檔人員在檔案管理人員的監督和指導下，及時收集制作好的電子文件，并做好文件的備份。在電子文件登記表中對每份電子文件進行登記，電子文件的登記表應制成電子表格，與電子文件的備份一同保存，并附有紙張打印件。4.2電子文件整理。電子文件應按《檔案著錄規則》著錄，形成機讀目錄，建立檔案目錄數據庫，并填寫電子檔案登記表。采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確，發現不合格的數據應進行修改或重錄。4.3文件歸檔。（1）歸檔前的鑒定。在歸檔前將符合歸檔條件的電子文件進行完整性、系統性、有效性、安全性的審核，檢查光盤有無病毒、有無劃痕，對硬件環境的有效性、軟件環境的有效性及其信息記錄格式進行檢測。在符合軟、硬件平臺的條件下，應保證電子檔案能正常被計算機所識別、運行，并能準確輸出。歸檔電子文件要通過電子文件光盤存儲歸檔一致性測試。把鑒定結果在電子文件的機讀目錄上作相應的標識，檢查合格后，將檢查結論填寫在“電子檔案登記表”中。 （2）歸檔要求。歸檔的電子文件光盤存儲格式應符合電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求光盤信息組織結構的規定。把帶有歸檔標示的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至只讀光盤，一式三套（一套應用，一套存檔，一套異地保存）。備份數據應進行檢驗。檢查完成后，填寫紙質檔案數字化備份管理登記表單。存儲電子文件的光盤及包裝盒上貼上標簽，標簽內填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境。

5.數據掛接

檔案數字化的目的是為了形成電子檔案，建立檔案信息系統，進行電子檔案管理，中石油檔案管理系統應用的是檔案數據。而電子文件的數據掛接，是一些圖片文件和表示檔案記錄的文本文件，因此要將歸檔后的電子文件掛接到《中石油檔案管理系統》上，掛接時要對數據進行全面的檢查。要以紙質檔案目錄數據庫為依據，認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。

6.結束語

對紙質檔案數字化，進而為檔案管理部門實現電子檔案的計算機管理，是油田企業檔案行業一個新的服務領域，紙質檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄。以提供安全、可靠、真實的數據文件。

參考文獻

[1]陳慈珠.談檔案管理現代化.中國科技信息，2004.（16）.

[2]楊公之.《檔案信息化建設導論》.中國檔案出版社，2001年版.