人事檔案管理由傳統檔案實體管理向信息化管理的改革

施政

【摘要】在信息化逐漸發展的進程中，人事檔案管理中的傳統檔案實體管理存在的問題逐漸暴露出來，這些問題的存在，嚴重影響到人事檔案管理工作的開展，因此，需要采取有效的方法，來對傳統的檔案實體管理進行改革，將傳統的檔案實體管理轉變為信息化的管理，從而進一步的推動人事檔案管理的發展，本文主要就人事檔案管理由傳統檔案實體管理向信息化管理的改革進行了簡要的探究，僅供同行交流和借鑒。

【關鍵詞】人事檔案管理；傳統檔案實體管理；信息化管理；改革

在人事管理制度中，人事檔案管理是其重要的構成部分，人事檔案管理的內容突出記載了人的活動以及思想觀念，是人們人生軌跡的重要載體，其主要針對人才的信息進行了詳盡的記錄，是提供人才的主要參考依據。針對人事檔案管理進行加強處理，可以使得人事工作的效率大幅度的提升，并且也能夠使得人力資源得到合理的開發和利用，這樣有助于推動社會經濟的發展和建設。針對傳統人事檔案管理中的問題，合理的解決方法就是將傳統的檔案實體管理轉變為信息化管理，從而實現人事檔案管理的可持續發展。

1.信息化管理改革的必然性

由于傳統的人事檔案管理中存在較為嚴重的問題，傳統的檔案實體管理已經無法適應現今社會發展的具體要求，因此，需要將傳統檔案實體管理轉變為信息化管理，可以說，人事檔案管理由傳統檔案實體管理向信息化管理的改革有其必然性，但是改革的方向卻值得進行深入的思考。所謂的信息化管理，就是將傳統檔案的管理模式進行有效的轉變，將信息化技術應用到檔案管理模式中，對檔案起到信息化的管理，使得檔案管理更加的規范化和系統化。檔案實施信息化管理，能夠有效的提升檔案管理的效率，使得檔案的管理成本有效的得到降低，這樣方便進行檔案的查閱，同時也能夠降低人員的損耗以及財物的消耗。對檔案實施信息化管理，就是合理的利用先進的信息化技術，針對檔案管理的流程實施有效的控制，保障檔案信息化管理的有效開展，從而使得企業能夠有效的實現數字化以及信息化。

2.信息化管理中可能出現的問題

2.1信息化意識不夠強。在信息化管理的過程中，如果相關的管理人員對于信息化的認識程度不深，不夠理解信息化，無法充分的認識到信息化管理開展的重要性，就無法使得檔案信息化管理工作得到順利的開展，在這種情況下，即使進行信息化管理改革，改革的過程也會出現各種的阻礙，從而就無法對人事檔案管理起到有效的推動作用。

2.2信息安全系統不夠健全。人事檔案記錄的是個人的發展歷程，其中涉及到個人的隱私，因此，人事檔案一直是保密的狀態，由于人事檔案涉及到個人的重要信息，因此，對其進行安全保護就顯得尤為必要。一旦人事檔案信息出現了泄露的情況，就會使得人事檔案的安全性消失，從而無法保障人事檔案中個人隱私的安全，會使得個人的隱私暴露在外，而我國目前的信息安全系統建設還不夠完善和健全，其中還存在很多的問題，這就使得信息化管理中存在很大的問題。

2.3資源建設與人才建設不協調。在實施信息化管理的過程中，相關的組織單位如果沒有發揮好其應有的組織建設作用，沒有合理的對資源進行建設以及對人才建設進行優化配置，就會使得資源建設以及人才建設的投入變得更加的困難，人力資源無法實施有效的保障，就會使得人力資源的發展失去動力，在實施信息化管理的過程中，資源建設與人才建設之間就會出現不協調的問題。

3.改革的具體措施

3.1加強對人事檔案管理的認識。要對管理人員以及工作人員的意識進行有效的培養，使得人們能夠充分的認識到人事檔案管理的重要性，在思想觀念上實行轉變，使得人們重視人事檔案管理工作，這樣不僅有利于推動人事檔案管理工作的改革，也可以使得人事檔案管理工作更加符合現今社會發展的要求，使得其能夠正常的開展。另外，加強對認識檔案管理的認識，還能夠使得相關檔案管理工作人員的綜合素質得到有效的提升，使得管理人員的管理能力得到合理的提高，相關的管理人員會逐漸加強其對人事檔案管理服務的重視程度，從而開展優質的人事檔案管理服務，做到勤懇工作，愛崗敬業，從而可以實現人事檔案管理由傳統檔案實體管理向信息化管理的有效改革。

3.2建立完善的人事檔案管理信息網絡系統。在當前人員流動頻繁，人事調動常見的情況下，采取信息化的人事檔案管理模式具有很大的應用優勢，可以極大的提高人事檔案管理效率，方便人事部門調取和使用人事檔案。但是要想真正達到良好的應用效果，建立起完善的信息網絡系統必不可少。因為要想實現信息化管理，就必須用到計算機和和互聯網，這是改革和轉變的一個必然條件。對此，單位必須要配備必要的基礎硬件設施，同時采取適合人事檔案管理的軟件，引進信息型人才，構建符合人事檔案管理的信息化網絡系統。

3.3改進檔案管理制度。如果人事檔案管理實現信息化轉變，則相應的檔案管理制度也必須要進行改進，以適應新形勢下的人事檔案管理需求。這是因為傳統的檔案實體管理在管理過程中是以紙質檔案為主，紙質檔案保存和管理工作量較大，但其不像數字化檔案一樣利于復制，具有一定的安全性。在實施信息化檔案管理后，對人事檔案安全性的保障措施更要做到位，相應的管理制度需要加以改進完善，從而確保檔案管理工作的合理性。

4、結語

總而言之，人事檔案就是對人活動歷程的詳細記錄，其是一種數據信息的載體，針對人事檔案實施有效的管理，可以使得人事檔案相關工作得以順利的開展，即使我國目前的人事檔案管理相關制度和規章條例還不夠完善，還需要進一步的完善，但是只要合理的實現人事檔案管理由傳統檔案實體管理向信息化管理的改革，加強檔案的信息化管理，就能夠使得人事檔案管理工作可以順利的開展，從而實現人事檔案管理的可持續發展。

參考文獻

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