信息時代我國檔案管理體制的思考

張忠文

【摘要】隨著經濟的不斷發展，社會的不斷進步，我國的檔案管理體制方面也越來越完善。如今進入了信息化的時代，檔案管理體制也應該緊跟時代的步伐，順應當今的潮流。實現檔案管理體制的信息化。

【關鍵詞】信息時代；檔案管理體制；創新

1.我國檔案管理的現狀與創新

我國的檔案管理體制存在一定的弊端。檔案機構的隸屬關系不穩定，領導體制不統一。自從我國建立了檔案局，其中的隸屬關系一直很不穩定，這樣就導致了以后檔案機構的規模、規格、職權等具有很大的隨意性，這嚴重阻礙了檔案管理事業的進展。檔案的集中統一和分級管理之間的沖突問題嚴重。在我國以前的檔案管理都是遵循統一領導、分級管理的原則，但是在實際應用中，這兩種原則存在著矛盾，那就是地方檔案行政管理部門和系統專業主管部門雙重管理和指導的矛盾，矛盾也在逐漸的變大，“條塊分割”的現象多存在與地方檔案管理中。文件管理和檔案管理的割裂。在檔案管理方面雖然和西方的國家有些相似，但是在實際工作中，缺少一個主管檔案工作的行政機關。文件管理和檔案管理目前在我國是相互獨立的。兩者的不統一在管理方面帶來了許多困擾。檔案管理的工作人員缺乏經驗，使得文件管理質量較低，這樣檔案的管理質量也隨之受到影響。由于文件形態不一致就會使檔案的管理帶來麻煩；文件管理不到位，就會影響檔案管理的準確性，降低了檔案的使用價值。文件管理需要超前的管理和控制，而檔案管理滯后的過于嚴重，處于被動的情況，一方面也是因為檔案管理這份工作不能引起足夠的重視。自從改革開放以來，我國的社會經濟不斷發展，取得了顯著的成績，各種各樣的企業不斷增多，新型企業不斷增多，這也就導致檔案的類型與數量的不斷增多，達到了有史以來的高峰。如今已經是信息化時代與數字化時代，信息資料對各行各業來說都很重要，檔案資料和同類資料的管理在企業的管理中都占有重要的地位。但是我國當今的檔案管理體制還有許多地方存在不足，所以在這個信息化、數字化的大背景下，檔案管理體制的改革勢在必行，也是推動我國大難管理事業的重要措施。

2.信息時代檔案管理體制的創新方法

首先要促進檔案管理的信息化發展。信息化時代發展迅速，網絡與媒體在各行各業都有應用。如今獲取和發布信息的最重要的方式就是信息化和數字化。在新時代的背景下，在檔案管理方面應該借助于信息時代的力量，應該具有創新性。首先檔案管理體制應不斷的實現信息化，使信息化的進程有所推進，使企業的管理水平不斷提高。在這個過程中，不能盲目的改革，需要制定一個切實有效的方案，需要加強各個環節的信息化程度。加強檔案資源的整合統一。在我國檔案管理中檔案資源整合是重要的指導思想，它與我國的經濟基礎項適應，符合宏觀管理的原則。由于從前的檔案管理體制有缺陷，現在采用整合統一的模式，對我國檔案的管理起著重要的作用。首先，檔案管理工作需要得到政府的重視和監督，這樣檔案的管理開發才能更加深入，使檔案管理統一和諧的發展。在統一規劃的同時，還需要進行科學合理的整合，爭取做到真正的檔案綜合管理，滿足社會對檔案資源的需求。檔案管理體制還需實現多樣化。檔案的所有權發展越來越多元化，這都是市場化促進的作用，而檔案所有權的多元化又使檔案管理體制變的多元化。我國過去的經濟體制影響著檔案管理體制，有些機關單位和企業的檔案資料要求統一管理，在當時看來是合理的。但是在今天，有些地方還在應用國有企業的檔案管理體制，但是非國有和私有企業的檔案管理需要根據其自身的情況進行體制的制定。因為這些企業具有檔案管理的自主權利，不同的企業管理方式可以有所不同，管理方式可以使集中統一，也是可以是分布管理，或者兩者結合運用。檔案管理應該與文件管理有效的結合。檔案管理在有些地方和文件管理有些相似，可以說是文件管理的發展和延續，文件管理也給檔案管理打下了基礎。在信息時代，文件管理與檔案管理不能分開，應該互相結合管理，這樣會也會促進檔案事業的發展。檔案與文件之間的管理在工作上的加強，有利于檔案部門的工作，既能減少工作量也能提高檔案資料的質量。我們可以通過搭建文件與檔案一體化的平臺，降低檔案管理的成本，來實現檔案管理與文件管理的結合。還應做到政企分開，職責分明。這是我國的機構改革的方向，但是在檔案管理中也同樣使用，檔案館和檔案行政管理部門之間要做到分工明確，各自發揮各自的特點。檔案館在集中管理檔案資料的同時也可以提供不同分管范圍的資料。檔案館屬于事業單位，可以有屬于自己的創新。檔案行政管理部門屬于我國的行政體系，它通過實施法律手段對檔案工作進行管理。

3.探索檔案管理體制的改革

由于我國的歷史悠久，所積累的檔案資源也就比其他國家多很多，近些年，隨著科技的不斷進步，檔案的形式多種多樣，也就越發難以管理。實行集中統一管理，整合檔案資源，實行“大檔案建設”。我國的檔案工作經過不斷的實踐，集中統一管理可以彌補我國在舊時代時在檔案管理體制上存在的弊端，可以促進我國檔案管理的工作。我們應該在黨和政府的領導下，確保國家檔案資料的安全。在做到統一領導檔案資料的同時，還要對資源進行整合，實施“大檔案建設”，不要受到時間和區域的限制，打破這種局限的格局，對所有資源進行整合。建設“大檔案”能使我國的檔案資源配置更為優化。在實現文檔管理一體化的時候，要建立完善的文檔歸檔制度，在單位、企業和團體之間要做到文件部門和檔案部門融為一體，建設一體化平臺。根據區域與時間的不同，利用集約建立檔案管理中心和文件管理中心，降低成本，這樣也會給檔案管理機構提供新的方法。改革開放以來，實行宏觀管理和分類指導的機制，在新的市場經濟體制下，檔案工作帶來了新的機遇，同時問題也隨之而來。在經濟主體多元化的形勢下，國有企業的改革和現代企業制度的完善，改革開放逐漸成型，檔案管理的工作需要不斷的適應這樣的新形勢，這時檔案工作人員在在堅持原有原則的同時需要不斷的總結經驗，調整工作方式，形成新的、更適應當代社會的工作思路，宏觀管理、依法行政的新機制需要受到重視并建立推行。

參考文獻

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