新時期醫院文書檔案信息化管理探析

田嬌

【摘要】隨著信息化技術的快速發展并在檔案管理工作中進行廣泛應用，有誑的規范了檔案管理和利用工作。采用信息化管理方式對醫院文書檔案進行管理，不僅有效的提高了醫院文書檔案的管理水平，而且給文書檔案管理帶來了更多的便捷，這對醫院檔案管理水平的提升具有積極的促進作用。因此需要重視新時期醫院文書檔案信息化管理工作，深入挖掘檔案的利用價值，確保檔案資源能夠更好的醫院的發展服務。文中分析了醫院文書檔案信息化管理的意義，并進一步對提升醫院文書檔案信息化管理的途徑進行了具體的闡述。

【關鍵詞】醫院；文書檔案；信息化管理；意義；途徑

1、醫院文書檔案信息化管理的意義

1.1有利于辦公效率的提升 長期以來我國醫院文書檔案多采用純手工管理方法，雖然對工作人員具有較高的要求，但也極易在手工操作中出現錯誤。通過計算機來對文書檔案進行管理，以其強大的信息處理能力，能夠有效的提高文書檔案收集、儲存的有序性和便捷性，而且文書的起草和傳遞也更加方便，有利于辦公效率的提高。

1.2加快了檔案資源的共享 利用信息化手段來對文書檔案進行管理，使檔案目錄和內容實現了合并，而且檔案信息能夠與載體實現分離，加快了各醫療機構之間檔案信息的互聯共通，有利于檔案的有效利用。信息調閱速度較快，有效的保證了檔案信息調閱時的查準率及查全率。

1.3保證了信息傳遞的安全性和及時性 在傳統醫院文書檔案管理工作中，在檔案傳遞過程中會受到人為、距離和方式等的影響，極易發生丟失問題。但在信息化管理下，醫院文書檔案只需要借助于網絡就能夠實現傳遞，有效的提高了文書檔案傳遞過程中的安全性和及時性。

1.4檔案信息資源保存更具穩定性 相較于傳統紙質檔案載體，電子文件載體壽命較長，而且環境對其影響因素較小。同時在電子技術不斷發展的新形勢下，電子技術為醫院文書檔案的儲存帶來了更多的便捷性，不僅可以選擇的載體較多，而且存儲信息更加方便和便捷，外界環境對其影響較小，檔案信息保存具有較好的穩定性。

1.5充分發揮多學科檔案資源互補的作用 不同學科之間，由于各自學科的自身特色是不同的，造成在檔案管理上存在一些不同。且由于學科上的跨度，信息資源的調度存在不少的難度，檔案管理人員很難做到對每個學科的檔案信息都了如指掌。而采取信息化手段，檔案管理人員通過操作電腦，進行簡單的平臺操作，就可以迅速調閱出不同學科的信息，發揮了多學科檔案資源的互補功效，管理效能大大提升。

2、提升醫院文書檔案信息化管理的途徑

2.1進一步對醫院文書檔案管理工作進行規范 在醫院對檔案管理軟件進行選擇時，需要符合文書檔案信息化管理工作中各項功能的實現，這樣才能實現文書檔案的互聯互通，實現對醫院文書檔案的科學和規范管理，同時也能夠為檔案管理體系的構建奠定良好的基礎。

2.2提高各部門對文書檔案管理工作的認知 醫院文書檔案管理者必須清醒的認識到，文書檔案管理工作不僅僅是管理者的責任，也不是醫院哪個部門、哪個科室的責任，所有人員和部門，如黨辦、護理部、醫務處、總務處、藥劑科、門診部、設備科、財務處等都是檔案資源來源和管理中的重要一環，哪一環出了問題，檔案信息資源發生了疏漏，都可能會對檔案資源的整體利用效率產生較大影響。為此，必須提高對檔案集合體的認知意識，共同為實現文書檔案的現代化管理而貢獻力量。

2.3加強信息傳輸網絡化布局建設 在醫院文書信息化管理模式建設過程中，需要以醫院內部網絡平臺作為重要的技術支撐，構建專門的檔案信息網站，為信息使用者提供聯機、查詢和檢索等服務。同時還需要提供檔案信息咨詢服務，為員工提供交互式的信息查詢服務，使其能夠及時對文檔檔案及職能科室歸檔信息進行了解。另外，還需要充分的利用計算機技術，來進一步對檔案信息進行深層次提煉及加工，有效的拓展醫院文書檔案的服務范圍，為醫院文書檔案管理水平的提升起到重要推動作用。

2.4創新醫院文書檔案的信息化管理模式 因為目前醫院現有的文書檔案管理模式的信息化水平較低，已經不能滿足信息化時代發展的需求了，所以對這種管理模式進行創新已經勢在必行，積極引進先進的管理模式，將文書檔案的管理工作和最先進的科學技術結合起來。在創新文書檔案信息化管理模式的過程中，我們可以參考國際標準，加強對文書檔案信息技術的自主研發，使之更符合醫院文書檔案信息化管理的實際情況，提高工作的質量和效率。

2.5注重檔案資源的挖掘與持續性發展 在醫院發展過程中，文書檔案資源作為重要的戰略性資源，在對檔案資源價值進行深入挖掘過程中，需要加快對醫院管理、重大事件、重點項目、科研技術等方面檔案資源進行重點整理和利用。同時檔案管理人員還需要及時對檔案信息進行更新，利用現代化技術和手段來有效的提高檔案信息的管理質量，確保檔案信息的實時性，推動醫院文書檔案的健康、可持續發展。

2.6樹立檔案資源為醫院工作和員工服務的理念 文書檔案的信息化管理利用，有利于實現檔案的一次性輸出記錄，擴展了檔案檢索方法，提高了電子檔案查閱的快捷性和方便性。利用計算機對醫院各種載體和門類的檔案進行儲存，既利于醫務工作者的閱讀查找，同時也節省了傳統檔案管理方式下的造成了人力物力財力方面的浪費，確保了醫院工作效率，也為醫院創造出更高的經濟效益與社會效益，這也反過來推進了醫院文書檔案現代化管理的不斷發展。

3、結束語

在當前醫院文書檔案信息化管理工作中，需要檔案管理部門要加強與職能科室的橫向聯系及對接，更重視檔案資源的開發利用，使其與醫院各項工作保持協調性和一致性，確保文書檔案能夠為醫院的可持續發展提供高效、高質量的服務，為我國醫院文書檔案信息化建設利用水平邁上一個嶄新的臺階起到重要的促進作用，確保我國醫療衛生建設事業的健康、有序發展。

參考文獻

[1]楊慧安.醫院檔案信息化建設面臨的問題與對策芻議[J].計算機光盤軟件與應用，2012.04（11）.

[2]楊慧安.醫院檔案信息化建設面臨的問題與對策芻議[J].計算機光盤軟件與應用，2012（4）.