淺析加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理

張偲盟

【摘要】本文以檔案管理為切入點，分析加強檔案安保保密管理的重要性及加強措施，對信息化檔案管理進行簡答的介紹，切實探討網絡時代背景下如何加強檔案管理信息化建設。

【關鍵詞】檔案管理；安全保密；信息化；加強措施

引言

隨著電子信息時代的到來，信息更新的速度不斷加快，要求在檔案管理工作中，不斷加強檔案信息化建設。電子檔案的出現，打破了傳統紙介檔案厚重、不便存檔與利用的僵局，推動檔案建設信息化發展。隨著人們對電子檔案逐漸認可，其應用也越來越廣泛，加強檔案信息化建設已成為發展的必然趨勢。不論是傳統紙介檔案還是電子檔案，安全保密問題都是非常重要的。本文著重探討如何加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理。

一、加強檔案管理安全保密重要性分析

檔案是記錄信息的重要載體，對于人們的生產生活來說有著重要的意義，檔案的應用有著非常悠久的歷史，從古至今，人們都習慣用記錄歸檔的方式，記載古今中外的重要事宜，發展至今已經發生了質的變化，傳統的檔案以紙為介質記錄各種信息，隨著經濟水平的不斷提高，信息化技術發展迅速，人們已經開始應用電子檔案儲存重要信息，應用越來越廣泛，逐漸滲透到生活及工作中的方方面面，故而做好檔案管理工作十分必要。在檔案管理過程中，最突出的問題就是安全保密管理，檔案信息可根據機密程度區分機密等級，機密等級越高的檔案信息，越要重點管理，這些檔案信息往往對于個人或者集體來說至關重要，一旦檔案信息泄露，被不法分子竊取，不僅會帶來較多的困擾，而且很有可能會造成不可估量的損失，后果不堪設想，故而加強檔案安全保密管理非常重要。

二、探討加強檔案安全保密管理相關措施

1.提高檔案管理人員專業素質水平

提高檔案管理人員的專業素質水平是強化安全保密管理的重點。首先，檔案管理要堅持集中統一的原則，將所有的檔案整合歸類，交由專門的管理人員進行管理；再者，在聘用管理人員時，要提高“門檻”，所有應聘的檔案管理人員都必須要經過層層考核，擇優汰劣，確保檔案管理人員的工作能力符合規定的要求。再次，檔案管理人員要不斷提高自身專業素質水平，給予檔案安全機密管理充分的重視，強化安全保密管理技能，切實保護好檔案信息；最后，要定期開展檔案管理人員的安全保密培訓工作，重點培訓檔案管理人員的階級立場和職業操守，提高他們的保密意識，堅決不做任何危害國家安全和人民利益的事情。并要結合實際情況，定期的進行電子計算機操作的業務培訓，以便于適應信息化的檔案管理趨勢。

2.完善安全管理制度

在完善安全管理制度時，要綜合考慮各種因素對數字化檔案信息安全的影響。在人員安全管理方面，要設立具體的安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓制度等。對已經存儲的數字信息均應進行密級分類，對敏感信息與機密信息應當加密并脫機存儲在安全的環境中，防止信息被竊聽、變更與毀壞。在系統安全運行方面，要做好機房出入控制、環境條件保障管理、自然災害防護、防護設施管理、電磁波與磁場防護等工作。設立操作安全管理、操作權限管理、操作規范管理、操作責任管理、操作監督管理、操作恢復管理、應用系備份管理、應用軟件維護安全管理等制度。從技術上防止文件被人為地修改，增強電子文件的憑證性和可靠性。

三、檔案管理信息化相關介紹

所謂的檔案信息化建設是指在不改變檔案內容的前提下使檔案的結構與存在方式都進行符合信息化原則的轉變，檔案管理部門利用信息技術將分散的信息資源以信息化的形式存儲，以網絡化的方式連接，以標準化的方法管理，進而提高資源利用率。

加強檔案信息化建設可以提高檔案管理質量，改善傳統檔案管理中的不足，有效實現檔案信息的科學管理與合理配置，大大提高檔案信息質量的同時，也有利于檔案管理工作的開展，提高管理質量與管理效率。不僅如此，加強檔案信息化建設有利于信息的存檔、利用，同時對于機密檔案還可以增強檔案的安全性，有利于推動檔案的進一步發展。除此之外，檔案信息化建設還可以確保檔案信息的時效性、全面性、準確性，解決了傳統檔案管理中的一些不足，促使檔案管理工作順利開展。

四、探討加強信息化檔案管理

強化檔案信息化基礎可以為檔案信息化建設做好鋪墊，有效推進檔案信息化的實現。若要加強檔案信息化基礎，就要引進較為成熟的信息技術與強大的基礎設備，完善相關操作系統，為檔案信息化創造良好的建設環境。與此同時還要加大資金的投入，檔案行政機關應督促政府增加檔案經費預算，爭取把檔案信息化建設納入到政府或行業專項建設經費中，尤其是納入到地方信息化建設、電子政務建設規劃中，以爭取更多的資金支持。其次，檔案信息化資金需求量大，僅依靠政府支持是難以開展的，因此，檔案部門有必要充分動員社會各界的力量，多元化開展檔案信息化建設，如與網絡服務商可做爭取網絡資源的優惠或免費；與大型企業聯合獲取資金、技術支持與資源服務等。不僅如此，也要做好充分的安保保密工作，利用先進技術加強網絡環境的安全性，這需要進行定期的軟件管理，以及相關漏洞檢查，需要運用科學技術手段來不斷的完善，同時，也要求工作人員嚴格按照相應的計算機操作說明進行規范操作，避免出人為的工作失誤。對于這一問題的處理，可以進行檔案管理的二次審查處理，這樣能夠更加提高檔案信息的安全性。

五、結束語

綜上淺述，檔案管理中的安全保密管理對檔案的應用及發展至關重要，為了切實加強檔案安全保密管理，就要從提高管理人員專業素質水平和完善安全管理制度入手，還可以應用信息化技術確保檔案的安全性。現階段檔案管理信息化建設已經成為了發展的必然趨勢，本文主要從強化信息化建設基礎與加強安全保密工作兩方面探討如何強化檔案管理信息化建設，為檔案管理進一步發展貢獻一份力量。

參考文獻

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