淺析事業單位檔案管理制度

苑傳賀

【摘要】隨著現代信息技術的快速發展，人們對信息的需求量也逐漸增加，這在無形中也提高了對事業單位檔案管理的要求。加強事業單位的檔案管理，完善檔案管理制度對事業單位內部管理有著重要意義。筆者就對目前事業單位檔案管理中存在的問題進行了分析，并對事業單位檔案管理制度的完善提出了一些對策。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；管理制度

目前我國的事業單位檔案管理制度已初步形成，但是仍存在許多的問題，在一定程度上阻礙了事業單位的發展。這就需要事業單位能夠針對存在的問題進一步完善檔案管理制度，進而促進事業單位內部競爭力的提高。

1.事業單位檔案管理存在的問題

1.1檔案管理制度標準低

由于我國的檔案信息量較大，在管理上也較為復雜，并且由于各事業單位在檔案內容和格式上都存在較大的差異，因此，各事業單位檔案管理制度也就存在很大的不同，管理制度的標準參差不齊，這直接影響了我國整體事業單位的檔案管理水平。由于檔案管理制度標準低，使得很多檔案信息都不完整，這對后續的檔案信息查找造成了很大的不便，影響了事業單位對檔案的利用率，進而對我國事業單位檔案管理工作造成不良影響。

1.2事業單位檔案管理的信息化程度低

科學技術的快速發展使得事業單位檔案管理也更加的信息化，然而雖然科學技術的發展已經取得了一定的進展，但是很多事業單位檔案管理工作的信息化程度都比較低，未能實現全面的信息化。很多事業單位在儲存檔案信息時仍采用紙質檔案管理，這種紙質方式常會受到天氣影響，在潮濕天氣下，紙質檔案很容易受潮而破壞，一旦檔案損壞就很難修復，這在一定程度上影響了事業單位檔案管理的質量[1]。此外，紙質檔案在查找信息時也非常不便，這在很大程度上影響了檔案管理的效率。只有全面提高事業單位檔案管理信息化程度，提高信息查找的效率，這樣才可以為事業單位檔案信息提供保障。

1.3檔案管理人員綜合素質有待提高

事業單位的檔案管理人員需要具備一定的專業知識和現代管理技術，然而就當我我國大部分事業單位檔案管理工作情況來看，事業單位內部的檔案管理人員多缺乏專業的檔案管理技術，甚至一些檔案管理人員對檔案管理工作并不了解，只是按照自己的想法進行檔案管理，這在很大程度上影響了檔案管理的工作效率[1]。

2.促進事業單位檔案管理制度改革的方法

2.1檔案管理制度堅持統一化與差異化兼顧的原則

在制定事業單位檔案管理制度時需要以國家的相關標準為基礎，結合單位的實際情況，堅持統一化與差異化兼顧的原則，制定符合單位實際情況的檔案管理制度，規范事業單位的檔案管理工作。不同的事業單位在制定檔案管理制度上也應有所不同，各單位需要結合實際情況，針對單位實際的性質與特點制定具有單位特色的檔案管理制度[2]。事業單位在檔案管理制度上既要保持與國家標準的統一，也要根據實際情況保留差異性。因此，事業單位需要正確認知自身的性質，在實踐中優化檔案管理工作，制定滿足事業單位實際情況的檔案管理制度。

2.2明確檔案管理人員的職責

事業單位檔案管理工作主要由檔案管理人員負責，其工作積極性直接關系到事業單位檔案管理的效率與質量，而檔案管理人員的工作積極性又與其職責相關，因此，事業單位檔案管理制度需要進一步明確檔案管理人員的職責，對檔案管理人員的職責范圍進行規范，確保檔案管理人員能夠真正地履行自身職責，提高檔案管理的工作效率與質量。

2.3事業單位檔案管理制度規范化

目前，很多事業單位檔案管理工作都存在工作松散的現象，這在很大程度上降低了檔案管理的效率，因此，事業單位需要進一步規范檔案管理制度，從事業單位自身的特點出發，建立一套科學合理的規章制度，并保證檔案管理制度的可行性[1]。事業單位檔案管理制度的建立需要嚴格遵守國家相關法令條款，規范檔案管理工作并在實踐中不斷積累經驗，積極探索與創新，建立一套科學完善且規范的事業單位檔案管理制度，并將檔案管理制度落實到檔案管理工作中。

2.4事業單位檔案管理信息化

科學技術的發展為事業單位檔案管理的效率提高創造了條件，事業單位檔案管理需要進一步提高信息化程度，促進檔案管理制度改革。社會的信息化在一定程度上推動了檔案管理制度的信息化改革，事業單位在日常的檔案管理工作中需要進一步加強檔案信息化建設，檔案管理人員也需要積極探索檔案管理的信息技術，建立事業單位的檔案管理信息網絡，實現檔案信息的共享，這在很大程度上提高了檔案信息的查找效率，對檔案信息的利用具有重要意義，在一定程度上促進了事業單位檔案管理的效率與質量提高[1]。

2.5提高檔案管理人員的專業素質

檔案管理人員作為事業檔案管理的主要執行者，其專業素質直接影響了事業單位檔案管理的效率與質量。為了實現檔案管理的信息化，需要全面提高事業單位檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員需要具有一定的專業知識，同時也需要掌握科學、經濟、文化等方面的知識。事業單位在選擇檔案管理人員時，需要完善選拔機制，選擇個人素質高且綜合實力強的檔案管理人員，這在一定程度上保障了事業單位內部管理的穩定運行，同時促進事業單位檔案管理現代化。

3.結語

隨著我國社會經濟與信息技術的快速發展，檔案信息的需求量也不斷增加，這對事業單位檔案管理提出了更高的要求，各事業單位需要根據自身的實際情況，對當前檔案信息管理中存在的問題，要積極探索解決對策，建立健全檔案管理制度，全面實現事業單位檔案管理的信息化，優化事業單位檔案管理制度，從而提高事業單位檔案管理的質量與效率，促進事業單位的可持續發展。

參考文獻

[1]劉麗峰.淺析事業單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].檔案天地，2014，S1：131-133.

[2]王麗敏.如何優化事業單位檔案管理制度[J].黑龍江史志，2015，07：157.