略論電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法

段思蘋

【摘要】電子信息檔案管理是我國自動化辦公發(fā)展的一個重要標志，一定程度上促進了信息檔案管理的高效化和快捷化，并且有效的減少了傳統(tǒng)信息檔案管理過程中紙張的浪費。但是電子信息檔案管理在實際應(yīng)用過程中也不可避免的存在一定的風(fēng)險因素，本文就電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法進行分析和探索，僅供相關(guān)人員參考。

【關(guān)鍵詞】電子信息；檔案管理；風(fēng)險控制方法

電子信息檔案管理的有效應(yīng)用，推動了辦公自動化的發(fā)展，有效的提高了企業(yè)在信息時代發(fā)展大環(huán)境下信息檔案管理方面的總和競爭力，從宏觀層面來看，電子信息檔案管理具有一定的風(fēng)險性，若不能夠及時采取科學(xué)和力的防范措施，極易導(dǎo)致電子信息數(shù)據(jù)的丟失，造成不必要的損失。在此種情況下，加強對電子信息檔案管理的風(fēng)險控制進行探索，具有重要的現(xiàn)實意義。

1、避免風(fēng)險的措施分析

就當(dāng)前我國電子信息檔案管理的總體情況來看，若想要有效的避免電子信息檔案管理的風(fēng)險，提前對風(fēng)險進行預(yù)防是最行之有效的方式，且具有良好的經(jīng)濟性和科學(xué)性。那么在電子信息檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合其實際特點進行深入分析，立足于電子信息檔案管理的不足之處來進行風(fēng)險控制和管理，從而有效的保證電子信息檔案管理的安全性和可靠性。從整體情況來看，避免風(fēng)險的措施主要包含以下幾方面：

1.1積極引進先進科學(xué)技術(shù)

在電子信息檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)積極引進先進的科學(xué)技術(shù)，切實保證電子信息檔案資料以及數(shù)據(jù)的安全性，從而實現(xiàn)對電子信息檔案的防護。就當(dāng)前規(guī)避風(fēng)險的方式來看，設(shè)置密碼是比較常用的方式，通過對電子信息檔案管理過程中的電子信息文件進行密碼設(shè)置，培養(yǎng)專業(yè)計算機人才的監(jiān)督控制技術(shù)，實現(xiàn)對現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的有效應(yīng)用，最大程度上避免電子檔案信息資源受到外部因素的干擾，從而有效的保證了電子信息檔案安全性。

1.2制定切實可行的電子信息檔案管理制度

在電子信息檔案管理過程中，若想要取得較好的規(guī)避風(fēng)險的效果，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)制定切實可行的電子信息檔案管理制度，從根本上保證電子信息檔案的安全性。在企業(yè)的實際運行過程中，將電子信息檔案管理制度落到實處，嚴格按照管理制度對各項風(fēng)險性行為進行規(guī)范，并結(jié)合電子信息檔案管理的實際特點對管理制度進行適當(dāng)調(diào)整，促進電子信息檔案管理工作的順利有序進行，從而有效的規(guī)避電子信息檔案管理過程中的風(fēng)險。

1.3及時消除風(fēng)險

在電子信息檔案管理過程中，一旦發(fā)現(xiàn)潛在性的風(fēng)險因素，應(yīng)當(dāng)及時采取有效措施進行處理，從而確保電子信息檔案資料和數(shù)據(jù)的安全。當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)呈現(xiàn)日新月異的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，在推進社會進步的同時，也給電子信息檔案管理工作帶淚了一定的風(fēng)險，尤其是計算機技術(shù)呈現(xiàn)日趨明顯的復(fù)雜性，為了及時消除電子信息檔案管理過程中的風(fēng)險，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)全面系統(tǒng)的對潛在性風(fēng)險因素進行分析和研究，從而進行妥善的解決，及時消除風(fēng)險，保障電子信息檔案管理的安全性和可靠性。

1.4及時預(yù)防和保護

在電子信息檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)定期對整體系統(tǒng)進行檢查和監(jiān)管，將可能存在安全隱患的外部破壞性因素進行有效的規(guī)避，從而切實保障電子信息檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的安全性。

2、控制風(fēng)險的措施

在電子信息檔案管理過程中，各項資料以及數(shù)據(jù)極易受到多種因素的影響，從而導(dǎo)致存在嚴重的安全隱患。那么在對風(fēng)險進行控制的過程中，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)通過科學(xué)化的措施將風(fēng)險控制在合理范圍內(nèi)，及時制定切實可行的實踐應(yīng)變計劃、恢復(fù)計劃等，來應(yīng)對可能存在的突發(fā)情況，最大程度上減少電子信息檔案相關(guān)數(shù)據(jù)以及資產(chǎn)價值的風(fēng)險虧損，從而對電子信息檔案進行安全性保護。一旦遇到突發(fā)情況，可以結(jié)合風(fēng)險特點對補救措施進行選取，若想要在虧損產(chǎn)生之前盡可能降低虧損程度，則可以選取事先措施進行補救，若在損失發(fā)生后期望采取措施來減少危害，可以選取過后措施。通過科學(xué)合理的方式，來對電子信息檔案管理進行風(fēng)險控制，切實保證電子信息檔案的安全性。

3、分散風(fēng)險的措施

在電子信息檔案管理中，轉(zhuǎn)移策略也是一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施，轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上就是一種分散風(fēng)險的方式，也就是把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方，一般來說，可以從多個方面對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修改，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等。經(jīng)過此種方式的處理之后，我們就可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。除此之外，還可以和網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)與電子信息檔案的使用需要相匹配。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣也存在著風(fēng)險。

4、評估風(fēng)險的措施

如果真的出現(xiàn)不可規(guī)避的風(fēng)險時，單位最重要的就是要及時采取積極措施進行處理，并積極與其他措施相結(jié)合，盡最大努力把風(fēng)險可能帶來的影響控制在最小的范圍。為使計劃更加科學(xué)、有效的預(yù)防措施的目的，風(fēng)險評估，風(fēng)險的及時響應(yīng)，對電子檔案信息的綜合分析，實施，和可能的后果的危險因素探討。風(fēng)險防范的最大的缺點是，許多管理者誤認為電子檔案信息沒有危險，在檔案信息管理中不考慮使用安全管理方案，給電子信息檔案帶來了很多的不方便的地方。文件管理的監(jiān)督和控制，必須在管理的各個環(huán)節(jié)中的工作，這是檔案管理工作中極為重要的一部分。在進行評價中，為了保障檔案訊息的安全性，檔案管理人員就必須要十分警悟，對存在的危害可以及時發(fā)現(xiàn)，并極大限度地把它抹殺在發(fā)展?fàn)顟B(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險要積極采取處理措施，最大限度的減少風(fēng)險帶來的損害。

5、結(jié)束語

從宏觀層面來看，電子信息檔案管理過程中存在眾多的安全隱患，極易導(dǎo)致電子信息檔案相關(guān)數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或者泄露。在此種情況下，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)在電子信息檔案日常管理過程中加大管理力度，制定切實可行的管理制度，采取科學(xué)化的管理方式，來對電子信息檔案管理過程中的風(fēng)險進行有效的規(guī)避和控制，切實保證電子信息檔案的安全性。

參考文獻

[1]夏淑艷.論電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法.《科學(xué)時代》，2013