淺談小學檔案管理中存在的問題及對策

朱清昆

【摘要】文本進行了系統化的論述，針對在檔案管理過程中存在的一系列問題進行有效的管理，并借此提出了有效的解決對策，希望在今后的檔案管理過程中能夠將管理水平得到進一步提升。

【關鍵詞】小學；檔案管理；文書檔案；學籍檔案

在小學檔案管理中，主要分為兩部分，一部分是文書方面的管理，另外一方面是學籍方面的管理，這兩項內容對于學生今后的發展都具有重要的影響，所以本文將重點進行探討。

1、小學文書檔案管理中存在的問題

首先在檔案管理的過程中，校領導的重視程度直接關系到檔案管理的措施是否完善以及其他方面的問題，如果檔案管理能夠得到足夠的重視，那么在管理中必然就會存在一系列的問題，出現更多的麻煩。文書管理作為檔案管理中的組成部分之一，并不是經常會派上用場，正是因為如此，所以這方面的管理也沒有受到學校的重視，一旦需要用到文書時，卻又手忙腳亂不知如何是好，正是因為這一原因，所以文書管理的地位始終沒有得到有效的提高，對于文書檔案的認識不足是產生這一問題的重要原因，基于這一情況如果不能加以改善，將會對未來小學檔案管理工作的進展產生阻礙性的影響。

其次，檔案管理人員需要具備專業化的素質，這是影響檔案管理水平的決定性因素，專業化程度與檔案管理水平具有極為密切的聯系，一個工作人員的專業化程度是保證檔案管理質量的指標之一，如果對相關的管理知識不夠熟練，并且沒有通過規范化的培訓就進行檔案的管理工作，就不具備敏銳觀察問題的眼光，也意識不到檔案管理中的問題所在，這是影響小學檔案管理的重要因素之一，常見的檔案管理工作中，管理人員經常出現的問題是對信息不能進行及時的收集，并且信息的收集僅僅局限在一定的范圍之中，這是影響檔案管理水平進一步提高的重要因素，隨著社會的發展與進步，如果小學檔案管理的信息不能得到及時的更新，無疑對學生的發展是具有不良影響的，所以應該對這一問題重視起來，逐步提升人員的素質，與檔案管理的水平相適應。

第三，在對文書進行管理的過程中，呈現出一種外緊內松的狀態，這是檔案管理過程中一種常見的不良現象。外來人員如果要在學校中進行借閱等相關方面的活動時，相關的管理人員應該進行詳細的登記并且記錄下來，但是在實際的情況中，管理人員沒有按照嚴格的規定予以執行，將信息記錄后并沒有做到嚴格的保護與后續的跟進，這樣就失去了檔案管理的價值所在，這樣就會造成極為不利的后果，有些管理人員忽視了檔案的管理，以至于出現遺失的情況，導致文書檔案管理的不利。

2、小學學籍檔案管理中存在的問題

小學生學籍管理是檔案管理中重要的組成部分之一，沒有學籍，學生就無法繼續開展學業，所以在當前的檔案管理工作中，應該注意對學籍進行嚴格的檔案管理，很多學校疏忽了這方面的工作，只重視學生的學業成績，卻沒有同樣重視起學生的學籍檔案管理，這對于學校來說是管理上的缺失，所以在今后的工作中，應該避免類似事件的發生，積極處理學生檔案管理上的問題，對不良行為進行記錄，以起到約束學生在校期間行為的作用。

此外，學籍檔案管理缺少專門的管理人員也是其中一個比較重要的問題，正是因為如此，才造成管理上的缺失，出現了一系列的問題，隨著這一問題逐漸受到了院校領導的重視，在檔案管理工作中應該重點培養專業化的檔案管理人員，在學籍檔案管理中多下功夫，做到真正意義上的檔案管理，這不僅是基于對學生負責的態度，同時也是對學校檔案管理水平的一種試煉。

此外，一些教師存在對學生過分“寬容”的現象。教師對犯錯的學生不進行教育，任其作為，這對于學生本人及學校的檔案管理都是不利的。除了這些，某些教師甚至拋棄了職業道德，對學生的考試成績進行任意的修改。

3、小學檔案管理中出現問題的對策

（1）學校領導人應樹立對文檔管理的正確認識，擺正思想。要想讓學校領導人樹立對學校檔案管理的正確認識，就要讓學校領導人正確認識文書檔案管理和學籍檔案管理相關工作。文書檔案的管理人員要讓文書檔案發揮作用，滲透進單位的財務部門、行政部門以及人事部門，對其造成一定的影響，以此來吸引學校領導人對文書檔案管理的重視。學籍檔案的管理人員對于學生應登記進檔案的行為應予以詳細的登記，絕不作出漏登以及包庇學生等有違背職業道德的行為。除此之外，文書檔案以及學籍檔案的管理人員還可直接上書給學校的領導人，將文書檔案管理和學籍檔案管理的重要性一一闡述，用這種方法來爭取單位領導人的重視。

（2）培養文書檔案以及學籍檔案的專業管理人員。要想提高檔案管理人員的專業素質，就要從學校領導人著手。要實現好的檔案管理，就要求管理人員知識面廣，具有扎實的基礎知識，并具備對文書檔案以及學籍檔案基本的管理能力。文書檔案和學籍檔案管理人員應能清楚對各類檔案進行分類與編號，及時收集檔案，擴大對檔案的收集范圍以及明確各類檔案的存檔期限。學校領導人應聘請專業的檔案管理人員，并且可在其就職前進行專業的培訓。在文書管理和學籍檔案人員就職期間，學校領導人還可組織其對最新的檔案管理方法進行學習，不斷地完善檔案管理人員的專業知識，提高文書檔案和學籍檔案管理人員的專業水平，使其與時俱進。

（3）健全文書檔案的管理制度，加大文書檔案的管理力度。學校領導人應根據自己學校的實際情況，建立一套可行的、實用的檔案管理制度，并堅持“統一領導，集中管理”的原則。要想檔案管理人員按照程序對檔案進行管理，就必須完善檔案管理機制。學校領導人除了健全檔案的管理機制以外，還應加大檔案的管理力度，使檔案管理人員嚴格按照程序辦事，絕對不允許有違于其職業道德的事發生。如果不加大檔案的管理力度，檔案管理機制就形同虛設了。

4、結語

上文就小學檔案管理中存在的幾點問題進行了研究，并給出了解決問題的相應對策。總的來說，好的檔案管理不能缺少健全的檔案管理機制、檔案管理人員較高的專業素質、學校的重視以及較大的檔案管理力度。只有做好這幾點，學校檔案的管理才能落到實處。

參考文獻

[1]孫彩文，尹鳳山.以信息化檔案管理為依托努力提高辦學水平[J].成才之路.2007（26）.