人事檔案管理研究

梁雪蓉

摘 要：在高校管理工作中高校人事檔案管理工作占有重要的地位。當前隨著我國國民經濟的不斷發展，傳統的高校人事檔案管理工作已經不能適應高校長遠的發展，本文會重點針對這些問題展開論述，提出改進人事檔案管理的對策。

關鍵詞：人事檔案管理；問題；對策

高校人事檔案管理工作是高校日常管理工作的重要組成部分。新形勢下，由于高校人事制度的變革，高校人事檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰，如何使高校人事檔案管理工作盡快適應社會新形勢發展的需求是當前高校人事檔案管理工作急需解決的問題，最終實現高校人事檔案工作的發展和創新，提高高校的綜合競爭力。高校人事檔案管理工作具有復雜性和專業性的特點，主要包括制度建設、人才隊伍建設、教學資源和信息管理建設等幾個方面。由于當前社會經濟的不斷發展和互聯網技術的融合，使得高校的人事檔案管理工作面臨著嚴重的沖擊，高校人才流動頻繁，制約高校人事檔案管理工作的發展。

一、高校人事檔案管理的現狀和存在的問題

（一）檔案管理意識不強

高校人事檔案管理重視程度的高低直接決定了檔案管理水平和質量的高低。此外檔案管理人員的自身業專業技能和思想覺悟也決定了檔案管理水平的高低。但由于當前，從事高校人事檔案管理工作人員的綜合水平不高，導致他們的思想意識不夠，對檔案管理工作缺乏正確的認識，不能正確認識檔案管理工作，因此對基本的檔案管理范圍知識、人事檔案歸檔內容等了解的不夠全面，所以也就不能適應當前高校改革與發展的大潮，為日后高校人事檔案管理工作帶來了難度。

（二）歸檔材料不完整，檔案管理缺乏規范性

近年來隨著高校辦學規模的擴大和高校的擴招，高校對人才的需求也進一步擴大。高校急需引進一批高水平的人才，這就無形之中提高了對高校人事檔案管理工作的要求。在這些人才引進過程中，通常都會缺少檔案材料，有些缺少年度考核資料，有些缺少學歷材料，有些缺少職稱變動材料，有些缺少工資變動材料，還有的對這些材料收集不及時或是未及時歸檔，造成這些材料的漏缺，給后期的人事檔案管理工作帶來了極大的不便。這種傳統的人事檔案管理仍然以被動的方式進行，也就是通過相關部門以郵寄的方式寄送至檔案室，由于寄送不到位或是執行不到位很容易造成檔案材料的不完善，比如高校教職員工外出培訓或是對于一些停薪留職人員的檔案收集工作就不夠完善，影響了高校人事檔案管理工作的進行。

（三）資金投入不足

當前很多高校在資金投入方面還存在很大的不足，導致高校在硬件設備方面還存在很大的漏洞。比如很多高校并沒有將檔案庫房、閱覽室、辦公室分開，有些條件好的學校也只是將辦公室和檔案庫房分開，所以也就談不上其他設備的配備。

（四）人事檔案信息化水平低

隨著“互聯網+”時代的到來，高校人事檔案管理工作也要與時代接軌，將現代化的網絡技術引進檔案管理中。但由于從事檔案管理的工作人員年齡偏大，思想意識落后，受傳統規章制度的影響，很難將計算機與紙質檔案進行有效結合，導致高校人事檔案管理工作難以實現信息化，他們仍然采用傳統的手工完成，這樣既增加了工作量，還不能對人事檔案工作進行有效查詢。傳統的人事檔案管理工作只是簡單的對材料進行裝卷、整理，注重外在形式的管理，而對于檔案材料的完整性和準確性卻不是很在意，這就造成了人力資源的極大浪費。在一些學校中雖然配備了計算機，但這些計算機也只是進行簡單的記錄和打印工作，并沒有真正建立起數據庫，更不能及時對人事資料進行查詢，無法真正發揮計算機的職能。另外，有些院校雖然也建立了電子數據庫，但是由于軟件功能低下，不能對人事檔案管理工作進行有效的整理、篩選，分類、匯總，因而無法有效的將電子數據庫與紙質檔案進行有效結合，降低了高校人事檔案管理的有效性。

二、改進高校人事檔案管理工作的對策

（一）加強宣傳工作，提高人們對檔案重要性的認識

要改進高校人事檔案管理工作，首先要提高人們對于檔案管理工作的認識。檔案記錄著每個人的出生時間、工作時間、工作經歷、學歷、職稱等內容，對個人的工資、晉升、退休等息息相關。因此要加大對人事檔案管理工作的認識，提高人們的認知度。另外還可以加大對人事檔案的宣傳力度，加深人們的檔案意識。

（二）加快檔案信息化進程中人才隊伍建設

從事高校檔案管理人員除了要具備專業的檔案管理技能外，還要具備相關的計算機知識，這是因為信息社會的發展，對檔案管理工作提出了更多的要求。因此要對檔案管理人員進行信息技術培訓，建立科學的人才培訓體系，制定長遠的人才發展戰略和人才培養體系，此外還要健全多元化培訓渠道，建立系統的人才培養和培訓機制，引進高層次人才，提升檔案管理人員的綜合素質包括對工作人員進行理論培訓，還要加強檔案人員的實踐培訓；此外，還可以通過交流和合作提升檔案管理人員的知識和能力。

（三）增加硬件投入，加快檔案信息數字化建設

加強高校人事檔案管理信息化建設是新時代賦予我們的新要求。在新的形勢下，要實現人事檔案管理的科學化、規范化、制度化，必須要將信息技術與傳統的紙質檔案管理相結合，實現高校人事檔案管理的現代化。電子檔案是信息時代下紙質檔案的新發展，電子檔案由兩種形態構成，一種是直接以數字模式產生的數字信息檔案，另一種是通過對紙質檔案進行再加工后形成的原件數字檔案。數字檔案是對傳統的紙質檔案的再現過程，但由于各地區信息化水平的不同，數字檔案建設很多還都不完善，影響了高校人事檔案的發展。如果硬件投資到位，將會把工作人員從復雜的工作中解放出來，這樣既解放了勞動資源，保護了紙質檔案的完整性，又方便了檔案查詢、再利用，在一定程度上提高了工作效率。

三、小結

總之，高校人事檔案管理是一項長期、復雜的工作，但在當前的人事檔案管理工作中還存在著很多的問題，只有加強宣傳工作，提高人們對檔案重要性的認識，加快檔案信息化進程中人才隊伍建設，增加硬件投入，加快檔案信息數字化建設，才能有效提高高校人事檔案管理工作的效率，最終促進高校教學工作的開展。

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