“檔案知識管理”系統構建的原則與策略

張璐璐

摘 要：近年來人們對檔案管理工作的重要性認識程度逐漸提升，對檔案的認識也有了進一步發展。“檔案知識管理”系統的出現有效的提高了檔案管理工作的效率，“檔案知識管理”系統能準確反映個人的成長歷程，防止商業秘密外泄。本文著重闡述“檔案知識管理”系統構建的相關原則，多角度的探討“檔案知識管理”系統構建的策略，以期為檔案管理工作提供一定的參考。

關鍵詞：檔案知識管理；原則；策略

1 “檔案知識管理”系統構建的原則

1.1 檔案信息集成管理的原則

在網絡化和數字化環境下，檔案文件是一種較為有價值的知識資源，因此我們應該對檔案文件進行全過程管理與控制，對檔案文件實施集成、一體化的管理，使其實現交流與共享。所謂集成最一般的理解就是聚集、綜合，把諸多要素聚合在一起。也就是說，集成最本質的特點是強調一體化整合。檔案信息集成有利于將信息資源進行優化配置，避免單一或信息不足。建立信息集成管理制度，理論上是延伸信息公開的過程，對于保障公民、法人和其他組織依法獲取信息、提高工作的透明具有積極意義。

1.2 檔案功能集成原則

在檔案信息管理集成原則下建立起來的檔案信息系統，既以知識為導向進行檔案管理，又以檔案為基礎進行知識管理，是二者的有機結合體，因此“檔案知識管理”系統不僅要求信息管理過程要做到集成，功能也需要做到集成。只有知識管理功能與檔案管理功能都實現集成，二者才能互為促進、互為相補，真正確保檔案文件的憑證價值、保存價值與長遠價值，并保證這些檔案被有效的組織、積累、交流與應用。

1.3 檔案系統集成原則

檔案管理不能是獨立存在的，它是人們活動歷史的收集和見證者。若脫離了人檔案就不能被主動捕獲，不能被前端控制、全過程管理以及集成管理。知識管理是一種全新的思想理念，作為一種思想理念，知識管理應該體現于人們的各項業務活動之中，成為人們基本的工作方法和思維方式，使我們在生活中自然而然地應用知識、傳播知識、創造知識，實現知識存在的價值。因此為了使檔案管理與知識管理緊密結合，“檔案知識管理”系統應該與人們日常生活有機融合，而不是作為一個單獨的、專門的系統存在。

2 “檔案知識管理”系統構建的策略

2.1 注重檔案管理者隊伍建設

檔案工作者是知識管理的核心，檔案工作者隊伍的健康成長是檔案工作可持續發展的基礎和保證，因此加強檔案管理者隊伍建設勢在必行。人們要擺正態度，充分尊重檔案管理人員，把檔案工作人員視為檔案工作的主體，尊重檔案工作人員的勞動成果和知識貢獻，為檔案工作人員提供能為檔案工作信息服務的良好環境和基礎設施。相應的檔案工作人員也應該具備良好的專業學科知識，具備較高的綜合能力，包括語言表達能力、管理和獲取各種文獻和電子信息的能力、計算機和網絡應用能力以及寫作能力。檔案工作者主要是為利用者服務，因此還應具備較強的人際協調能力。管理部門還可以有效的運用激勵機制，充分調動檔案工作者的積極性，保證檔案事業的持續發展。

2.2 智能化的檔案知識管理系統

提起智能化現在已經應用非常廣泛，許多自助終端的出現使得我們的生活更方便快捷。若將智能化引進檔案管理系統，投產使用后能增強檔案管理工作的實用性，并有可靠性、安全性、可擴展性等特點，使得信息得以集中，初步實現檔案管理工作的規范化，方便今后檔案工作的查詢和管理，能及時準確地為使用者提供查詢、借閱服務，并且方便工作者對每本檔案的狀態了如指掌。比如通過干部檔案信息化建設，為干部工作提供“智能化服務”，就能在領導班子建設、干部任免調配、工資調整等工作中提高檔案信息的利用率。同時加強干部檔案管理，能有效利用人才資源，干部檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、 能力和品德等，是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政部門結構調配方面都將發揮重要作用。這都是智能化檔案知識管理系統的優點，并且智能化的檔案知識管理系統能及時添置、更新檔案室部分設備，為加快檔案工作現代化步伐，實現文書檔案基礎信息計算機存貯，方便檔案查閱提供了有力保障。

2.3 檔案知識管理的非層次性

按照知識管理系統自身的發展和完善過程，知識管理系統的各數據庫和用戶所需要的知識數據庫屬于兩個層次，基礎層次是各個原始信息數據庫，也就是信息數據庫；高層次數據庫是在各原始信息數據庫基礎上經過語義分析和挖掘后形成的虛擬性知識數據庫。但對檔案工作而言，維護原始檔案信息數據庫的安全性和真實性的困難比較大，而且依靠原始檔案信息數據庫難以滿足不同層次用戶的各種需求。因此檔案知識管理系統中的各數據庫必須打破知識管理中數據庫建設的層次性，即層次性只在系統運行中實現知識的組配，而無需建立新的知識數據庫。同時檔案管理人員應加強和完善人事檔案管理制度，實行人事檔案的社會化管理制度，例如制定《人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》等，使檔案的管理更加完善和行之有效。

3 結語

新時期信息的發展呈現出了范圍擴大、共享性增加的特點，在這種情況下，提高檔案管理工作的有效性顯得尤為重要。隨著“檔案知識管理”系統的推廣和普及，將會有越來越多的企業和單位運用此系統，它將成為檔案管理的未來發展方向之一，各企事業單位要對其提高重視性，在財力、物力、人力等方面的投入也要逐漸加大，此外還要做好管理理念更新、學習型組織建設和管理體系建設等工作，促使檔案管理工作的不斷優化和發展。

參考文獻

[1]郭敏，張黎.基于晶體模型的場景式知識管理模式的檔案管理系統構建研究[J].檔案學研究，2015，（3）：1-5.

[2]劉茜，王偉杰.基于知識管理的檔案信息系統研究[J].科技風，2013，（1）：244.

（作者單位：中共山東臨沂市委黨校）