醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性

文/王秀慧

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醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性

文/王秀慧

人事檔案是以個(gè)人為單位，專門(mén)建立用來(lái)記載和反映每個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)的文件資料，是人事管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。近年來(lái)，隨著社會(huì)的快速發(fā)展與進(jìn)步，我國(guó)人事制度也進(jìn)行了有效改革和調(diào)整。隨著人事管理制度改革的不斷深化給人事檔案工作提出了新要求、新思考，同時(shí)新的問(wèn)題也日益增生，為完善人事檔案管理，解決存在中的問(wèn)題，本文提出一些提升單位人事檔案管理水平的建議，闡述人事檔案管理的重要性

人事檔案管理工作是對(duì)人事檔案的收集、整合、保管與利用為主要內(nèi)容的工作。我國(guó)醫(yī)療單位的人事檔案管理制度，目前已經(jīng)具備了一定的管理模型，在多年實(shí)踐的摸索中也形成了一些值得借鑒的制度和做法，但是醫(yī)療單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置眾多，人員資料復(fù)雜，初、中、高級(jí)醫(yī)學(xué)人才都有，而且流動(dòng)性大，國(guó)家不但要求要有執(zhí)業(yè)證，還要有各自專業(yè)的職稱證；如果是教學(xué)醫(yī)院，還有有教師資格證及科研或教學(xué)成果等等，這對(duì)人事檔案的管理增加了一定的難度。現(xiàn)在很多部門(mén)會(huì)根據(jù)人事檔案作為選拔、培養(yǎng)、使用人才的依據(jù)，而人事檔案管理制度的系統(tǒng)化、成熟化、信息化程度和檔案制度在醫(yī)院人力資源工作中的重要地位還極為不吻合，區(qū)域差異也很大；總體而言，醫(yī)院的人事檔案制度還存在諸多亟待解決的問(wèn)題，完善醫(yī)院的人事檔案管理制度任重而道遠(yuǎn)。

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案管理不僅是保密性極強(qiáng)的工作，也是一個(gè)對(duì)專業(yè)性要求比較高的管理工作。醫(yī)院的人事管理部門(mén)需要對(duì)人事檔案管理進(jìn)行高度的重視，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)解決，從而保證人事檔案管理工作的正常運(yùn)行。隨著醫(yī)療事業(yè)單位改革的深入，醫(yī)療行業(yè)的人才流動(dòng)更加頻繁，這不僅有利于經(jīng)驗(yàn)的交流和學(xué)習(xí)，也有利于醫(yī)院的整體發(fā)展，因此做好醫(yī)療人才交流工作至關(guān)重要，而人事檔案工作在人才交流中的重要性毋庸置疑。在現(xiàn)實(shí)中，有很多人忽視了檔案的重要性，造成了很多檔案管理部門(mén)人手稀缺，檔案的流失、資料不完整和信息錯(cuò)誤，更忽視了檔案是人才交流信息的主要載體；因此各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門(mén)應(yīng)該高度重視醫(yī)院人事檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作人員的教育和培養(yǎng)，提高管理人員的綜合素質(zhì)，使其認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作在醫(yī)院人才引進(jìn)、交流和培養(yǎng)方面的重要作用，從而更好地為單位提供有效的服務(wù)。

二、人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.缺少對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)

人事檔案的管理工作與其他工作不一樣，要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的工作積累，才能取得顯著的成績(jī)。長(zhǎng)期以來(lái)，因人事檔案管理是屬于幕后類(lèi)型工作，大部分領(lǐng)導(dǎo)與管理者僅僅通過(guò)字面意思粗淺理解檔案管理僅是記錄與看管人員信息的工作。只要做到檔案安全完整就可以了，認(rèn)為這項(xiàng)工作完全可以由人事檔案管理部門(mén)自行開(kāi)展工作并不需要著重安排。就是因?yàn)檫@樣的思想而被視為一項(xiàng)應(yīng)付了事的工作，因此，人事檔案的管理工作未被重視，大部分時(shí)間都對(duì)人事檔案的管理停留在口頭上說(shuō)說(shuō)，使得人事檔案的管理處于表面形式，等到使用檔案資料時(shí)才發(fā)現(xiàn)人事檔案的管理的重要性，這對(duì)醫(yī)療事業(yè)的人力資源選擇有著較大的影響，為改革與發(fā)展提供不了高質(zhì)量的服務(wù)與效果。

2.人事檔案的現(xiàn)代化管理水平不高

隨著社會(huì)的科技不斷進(jìn)步與發(fā)展，對(duì)人事檔案管理工作的技術(shù)要求也在不斷提高，尤其是信息化理念的學(xué)習(xí)、技能的掌握不足。根據(jù)調(diào)研、統(tǒng)計(jì)，部分醫(yī)療單位安裝了信息化管理系統(tǒng)與軟件，但是沒(méi)有注重系統(tǒng)與軟件的完善問(wèn)題，使得醫(yī)院人事檔案管理工作難以開(kāi)展，更談不上發(fā)展與改革。這樣不但無(wú)法實(shí)現(xiàn)管理信息化，而且造成了醫(yī)院人事檔案信息記錄不完整等嚴(yán)重問(wèn)題；還有部分醫(yī)療單位仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，很難適應(yīng)不斷改革深化的檔案管理工作，一是資料收集手段落后，二是管理方式落后，三是服務(wù)方式單調(diào)。目前只滿足于工作需要，缺乏將工作與本地區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展結(jié)合起來(lái)的意識(shí)，手工操作不僅花費(fèi)時(shí)間大量，浪費(fèi)人力、精力、財(cái)力，而且增加了檔案管理的重復(fù)操作和整理難度，嚴(yán)重降低了工作的質(zhì)量和效率，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)代化管理工作的需求，不能很好適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。

3.管理人員素質(zhì)和設(shè)備仍需提升

醫(yī)院人事檔案的管理不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單普通的工作，它對(duì)工作者的專業(yè)技能、管理操作技能都有著較高的要求，管理部門(mén)如果缺乏資金與資源的投入、缺乏人員的培養(yǎng)，根本無(wú)法向檔案管理發(fā)展提供充足的保障。許多醫(yī)療單位仍在進(jìn)行改革中，部門(mén)與人員進(jìn)行大量的縮減，人事檔案管理部門(mén)也是縮減部門(mén)。在這種情況下，檔案管理工作則直接變成了一項(xiàng)兼職工作，甚至有些單位直接交給不具有專業(yè)性的兼職人員去完成。根據(jù)統(tǒng)計(jì)，部分醫(yī)療單位已經(jīng)安裝的信息化管理系統(tǒng)與軟件，因沒(méi)有注重系統(tǒng)與軟件的完善問(wèn)題，有些設(shè)備配備不完整無(wú)法使用，使得人事檔案管理工作難以開(kāi)展，更談不上發(fā)展與創(chuàng)新，這樣不但無(wú)法實(shí)現(xiàn)管理信息化，而且造成了人事檔案信息記錄嚴(yán)重不完整等問(wèn)題。

4.管理人員的創(chuàng)新性不強(qiáng)

醫(yī)院人事檔案管理工作也需要?jiǎng)?chuàng)新與發(fā)展，多數(shù)單位的管理者相對(duì)保守，遵循舊的管理模式，缺乏足夠的創(chuàng)新性和主動(dòng)性，依舊重保管輕服務(wù)，工作處于被動(dòng)狀態(tài)，難以配合迅速發(fā)展的新技術(shù)，不能適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的需求，阻礙著檔案管理的創(chuàng)新與變革。

三、提高人事檔案管理的措施

1.提高人事檔案管理的認(rèn)識(shí)

首先是提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，以積極的態(tài)度來(lái)面對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)管力度，加大人事檔案管理工作的財(cái)力、人力的投入，充分提升人事檔案管理人員的工作積極性，從而提高管理人員對(duì)人事檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

2.提高檔案管理信息化水平

由于人事檔案在一定程度上是人才信息資源庫(kù)，為了合理利用各種人力資源，從而更好地使其發(fā)揮作用，醫(yī)療單位相關(guān)管理人員首先需要與時(shí)俱進(jìn)，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，從而提高工作效率，延長(zhǎng)人事檔案的壽命。只有應(yīng)用高科技的檔案管理信息系統(tǒng)，將人事檔案和計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)相結(jié)合，使文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，從而實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化檔案，使醫(yī)院人事檔案的紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，這樣就能杜絕作假、篡改人事檔案，同時(shí)還能提高閱覽檔案的便利性，提高管理效率。隨著科技的不斷發(fā)展，人事檔案數(shù)字化、信息化在各個(gè)行業(yè)中的運(yùn)用越來(lái)越普及，利用計(jì)算機(jī)自身的優(yōu)勢(shì)，可以加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理電子檔案的建立，從而加快電子信息化檔案建設(shè)與管理。

3.加強(qiáng)提升人事檔案管理人員的整體素質(zhì)

對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理人員來(lái)說(shuō)，不再是簡(jiǎn)單的整理、查詢檔案，而應(yīng)成為既懂得人事檔案管理專業(yè)知識(shí)，又會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化管理方式的綜合性人才。因此，要不斷地提高醫(yī)院人事檔案管理人員的整體素質(zhì)，使其更加符合現(xiàn)代化人事檔案管理的需求與社會(huì)需要，從而更好地推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展。同時(shí)，任用人事檔案管理人員，要選拔責(zé)任心強(qiáng)、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜藛T。醫(yī)院人事檔案管理人員也要不斷通過(guò)各項(xiàng)技能的學(xué)習(xí)來(lái)完善自身的業(yè)務(wù)知識(shí)，同時(shí)，要加強(qiáng)人事檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)。

綜上所述，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展對(duì)人事檔案的管理工作有著更多的要求，要想讓醫(yī)院人事檔案管理工作更好地服務(wù)于社會(huì)，就需要對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作有著足夠的重視，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，結(jié)合相關(guān)管理制度輔助人事檔案的管理，可有效地推動(dòng)醫(yī)院人事檔案的科學(xué)化管理，從而使醫(yī)院人事檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，為醫(yī)療單位的人事工作提供優(yōu)質(zhì)人才檔案信息服務(wù)，還可以有效地提高醫(yī)院人事檔案管理的工作效率。

（作者單位：陜西中醫(yī)藥大學(xué)第二附屬醫(yī)院）