Office軟件應用技巧研究

朱娜 鄭群

摘 要：隨著社會的不斷發展，信息化技術也漸漸滲入到人們的生活、學習、工作當中。Office辦公軟件漸漸地應用于人們的工作和生活中，相比于傳統的辦公形式，Office辦公軟件具有方便、高效、便捷和美觀的特點。因此，文章對Office辦公軟件在實際工作中的應用和操作方法進行分析和研究，實踐證明，Office辦公軟件操作簡單且實用性比較強，對于現代化辦公、電腦寫作等電子化辦公有一定的積極意義。

關鍵詞：Office；軟件應用；技巧研究

Office辦公軟件是人們在進行電子化辦公和電子寫作的過程中使用最頻繁的辦公軟件，但是在人們的日常工作中，往往在使用Office辦公軟件時會出現千奇百怪的問題和高難度的操作，這不僅阻礙了人們正常的思維模式，也減低了電子化辦公的速度，使人們的工作效率和工作質量大大降低。因此，人們在使用Office辦公軟件時，需要了解Office辦公軟件的基礎知識，在不斷的使用過程中漸漸的積累一些實用性的技巧，可以使人們在操作過程中更加的舒心和便捷。

1 Office辦公軟件中的Word應用技巧

1.1 Word的應用技巧

Office辦公軟件由多部分組成，其中Word是重要部分之一。Word主要具有編輯文本、文章排版和文字打印等功能，也是電子化辦公中最常使用的電子文件格式。

使用Word功能時候，首先需要右擊鼠標，新建立一個文本或者文檔，然后打開建立的文本或者文檔。

其次，仔細地觀察文本或者文檔的頁面，從上到下地了解文本頁面上的任務欄：（1）標題欄，顯示文本或者文檔的名稱。（2）菜單欄，包含所有文本或文檔的操作命令，即對文本或文章進行適當調節的主要工具，由9個菜單欄共同組成：視圖菜單、文件菜單、格式菜單、編輯菜單、工具菜單、插入菜單、表格菜單、窗口菜單以及幫助菜單。（3）工具欄，是菜單欄中使用最頻繁的快捷鍵，可直接點擊圖標進行使用。主要包含居中、字號、涂色、加黑、下劃線等，可以通過點擊右鍵選擇打開或進行隱藏。（4）標尺欄，主要是對用于本文的大小進行調節，操作者可以根據自身編輯的實際使用情況和使用習慣，拖動文檔的標尺進行調整大小。文本的內容只在尺寸的范圍內顯示。（5）編輯區，一般情況下文本的規格是按照A4紙的大小進行設定的，文本編輯區域由文本區域和頁邊區域兩者組成，操作者在頁邊區域進行頁碼編輯和注釋頁腳的過程中，需要根據文章或者文本的具體要求進行調節，在頁面設置中，可以將文本或者文章的顯示設置為橫向顯示或者縱向顯示的形式，并且用鼠標拖動標尺，調整到合適的大小。（5）滾動條，點擊鼠標可直接拖動文本進行移動，文本的右側部分為上下滾動條，文本的下側為左右滾動條。可根據自己的實際情況進行調整。

最后，Word文本中所具有的應用技能有：（1）文檔的保存：將新建的文本或者文檔重新進行命名，然后將新建的文本復制或者直接剪切到我的計算機中，選擇存文件的盤，然后點擊右鍵，選擇“另存為”，即可完成文件的備份。（2）對文檔進行編輯：將鼠標的光標移動到需要編輯文章的位置，然后點擊右鍵或者左鍵雙擊，打開已經命名好的文檔，借助鍵盤上的“Shift鍵+Ctrl鍵”或者借助鼠標在文檔下方的任務欄中，選擇所需要的輸入法，切換到需要的模式。文檔的段落編輯完成之后，直接點擊鍵盤上的回車鍵。如果需要清除文檔中的部分文字時，用鼠標點擊需要刪除的內容，然后點擊鍵盤中的Delete對需要刪除的文字進行刪除。編輯符號或者特殊符號，需要看清鍵盤符號對應的鍵，然后使用鍵盤中的Shift鍵切換到所需要的符號，并且插入到文本中。進行文本的剪切和復制時，需要先選擇想復制和剪切的內容，然后使用鼠標右鍵，點擊菜單欄中的指令，完成文本的粘貼、復制或者位置移動，從而完成文章內容的調整。文章中文字內容的查找，首先需要在編輯菜單中的查找或更換選項進行點擊，然后對全文進行搜索，查找文字在文章中的分布，最后根據自己的實際需求進行調整。

1.2 Word文本編輯實用技巧

（1）消除數字或者數字符號多占行距的問題。在數學類、財經類、教育類的文檔中，經常需要用數學符號或者數字的方式進行數據的表達。在文本中插入數字或者數字符號，往往會由于數字或者數字符號和文字之間的格式不同，使文本的版面看起來雜亂無章，因此，需要對含有數字或者數字符號的行距進行適當調整，從而使文章顯得井井有條。但是，在實際操作中，往往不會那樣的理想化，數字或者數字符號下緣容易調節到正常狀態，但是數字或者數字符號的上部分卻那樣的雜亂，有時候數字或數字符號會高出文字很多，但是如果調整行距的話，會使得上一行和下一行之間的距離太大，并且其中無法插入一行文字，使得文章的整體布局非常難看。

實際運用Word2003辦公軟件進行文字編輯時，找到了一個較為實用的辦法，可以將數字或者數字符號多占用行距的問題進行消除。具體操作流程如下：首先，用鼠標點擊數字或數字符號并且選中，然后在Word窗口的菜單欄中點擊“編輯（F） ”命令，然后在下拉菜單中選擇“清除（A）”指令，并且在二級菜單中選擇“格式（F）”指令，現在數字或數字符號的上部分已經有所改進，現在對文字的行距進行適當調整，就能讓文章的版面內容分布的井然有序。

（2）擴大Word單元格的“肚量”。Word文檔中最常使用的一種方式是表格，但在實際操作過程中，由于頁面大小、文字的大小等，對表格有一定的限制。因此，在插入表格時候，如果表格中的某一單元格中的內容超過了其存儲的范圍，那么單元格中的文字就會進行自動換行，這樣使得單元格的行高擴大，同類單元格中的比例不均很，表格結構顯得非常的錯亂，也不美觀。使用電子化辦公軟件的人經常在工作中遇到這種問題，也有不少人對此無可奈何。那么，就以Word2003辦公軟件中最常用的中文字表為例，講述具體的操作辦法：

方法：首先點擊需要修改的文檔，然后選中需要修改的單元格，借助鼠標右鍵，點擊，彈出一個下拉菜單，在下拉菜單中選中“表格屬性（R）”，隨后彈出一個對話框，使用鼠標右鍵點擊“表格（T）”，在其中選擇“選項（0）…”按鈕；在隨后彈出的對話框中選擇“表格選項”，對“默認單元格邊距”的數值進行調節，調節完后，點擊本頁面底部的“確定”按鈕；在“表格屬性”頁面底部點擊“確定”按鈕，即可完成修改。

（3）消除文檔中的孤行。孤行的意思是說，在段落的開始位置或者結束位置脫離段落出現在相鄰頁面的文字。孤行只會出現在多頁數的文檔中，比如，第一段第一行中的部分文字跑到了上一頁的最后。孤行現象的存在，不利于文檔的正常閱讀和分析，因此，需要對孤行現象進行及時消除。具體操作辦法如下：以Word2003辦公軟件為例，首先需要將鼠標移動到出現孤行的段落，然后點擊窗口菜單命令中的“格式（0）”，在下拉菜單中選擇“段落（P） ...”命令；隨后彈出一個“段落”的對話框，選擇“換行和分頁（P）”命令，在“分頁”欄下選擇“孤行控制（W）”和“段中不分頁（K）”2個選項；最后，在“段落”的底部點擊“確定”即可。

2 Office辦公軟件中的Excel應用技巧

2.1 Excel的應用技巧

Office辦公軟件中，Excel是進行表格編輯的軟件，也是對數據信息統計和計算的專門軟件。操作方法如下：

右擊鼠標，建立一個新的表格薄，然后根據自己的需求建立合適的數目，完成后打開文檔。

仔細觀察文檔上部分的狀態欄：標題欄、工具欄、菜單欄和滾動條等，然后按照Word軟件的處理方式進行處理。唯一的不同之處在于，Excel中會多出一項對數據進行計算的工具欄。

文本的應用技能。對單元格進行調整和移動單元格大小，將光標放在需要調整的行號或者列處，然后對其進行調整；單元格的插入，首先，選擇相鄰的縱行或者橫行，點擊右鍵進行插入；單元格的刪除，選中需要刪除的單元格，直接進行刪除。

2.2 數據計算應用技巧

（1）直接插入函數公式進行計算。首先，選定計算區域，然后點擊工具欄中的函數圖標，選擇合適的函數公式，敲定回車即可。（2）采用編輯數學表達式的方法進行計算。首先，選定參與計算的數值，然后在結果欄中輸入相應的運算式，敲定回車鍵即可。

3 結語

信息化技術逐漸滲透到人們生活的方方面面。Office辦公軟件漸漸的應用于人們的工作和生活中，相比于傳統的辦公形式，Office辦公軟件具有方便、高效、便捷和美觀的特點。但是，在電子化辦公軟件的使用過程中，還是會遇到這樣或者那樣的問題。因此，需要人們對電子化辦公軟件進行熟悉和了解，這樣才能更好地使用Office辦公軟件。

[參考文獻]

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[2]賈曉鳴.Office軟件在辦公自動化中的應用技巧研究[J].才智，2012（6）：324.

Research on Office Software Application Skills

Zhu Na， Zheng Qun

（Qinhuangdao Institute of Technology， Qinhuangdao 066100， China）

Abstract： With the continuous development of information technology has gradually penetrate into peoples lives， study， work them. Office software gradually applied to peoples work and life， compared to traditional forms of office， Office software has a convenient， efficient， convenient， and aesthetic features. Therefore， the analysis and research of the Office software in practical application and method of operation， proven， Office productivity software is simple and relatively strong practicality for modern office， computers and other electronic office writing has certain positive significance.

Key words： Office； software； research skills