實現檔案統計信息化的途徑

牛熙源

摘 要： 本文介紹了檔案統計及其信息化的含義、內容和基本流程，提出了檔案統計工作信息化的思路、作用和實現途徑；重點介紹了檔案統計信息化模塊的設計思路、流程、程序開發和效果分析，為檔案管理工作整體信息化提供技術支持。

關鍵詞：檔案統計 信息化 程序設計

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）11（b）-0000-00

1檔案統計概述

1.1 檔案統計的內容

檔案統計是指運用多種多樣的統計技術和方法，通過圖、表、冊以及數字的形式描述和分析檔案工作的各種現象、狀態和趨勢的工作過程[1]。它是了解、認識和掌握檔案工作總體情況的重要手段，是揭示檔案工作有關情況及其發展規律的一項重要工作。

檔案統計包括以下幾個方面，一是檔案利用的統計，是指一種對各種類型檔案被各機關、各項工作利用的統計，主要包括各類檔案的查閱、借閱、復制利用等項目；二是進行檔案工作的統計，即對保管、編研、二次開發、數字化等業務工作情況的統計；三是進行檔案統計分析，對重要的統計報表的情況分析。主要包括：檔案統計年報、全年檔案搶救統計表等。

1.2 檔案統計信息化及優勢

檔案統計信息化是指在新型的檔案統計方法的指引下，運用先進的信息技術，對需要進行統計的檔案信息進行分類、編輯、整理、統計、打印和利用分析的新型檔案統計方式。

檔案統計對檔案綜合利用工作具有重要的意義，首先使得檔案統計工作化繁為簡，提高檔案統計效率；其次能夠使統計數據更加準確，更為直觀的反映檔案利用情況；三使移交檔案統計報表變得更加安全、方便和快捷；四可增加檔案統計工作的靈活性，輕松應對越來越多樣化的檔案統計工作；第五為整個檔案管理工作的數字化與信息化提供智力支持、技術支撐和設備保障。

2 檔案統計信息化的設計與實現

2.1檔案統計模塊的發展前景

以往的檔案管理系統一般注重收集、借閱、歸檔、整理等功能，只能進行最基本的數量統計，弱化統計功能，這樣顯然無法滿足檔案統計、檔案利用工作的需要[2]。檔案統計信息化促使檔案管理部門淘汰傳統的統計方式，細化統計分類、強化統計分析、提高工作效率，以適應新形式的要求。因此優化升級檔案統計模塊并掛接到檔案管理系統中，可提高檔案管理系統作用，使之更好地服務社會。

2.2 檔案統計模塊的設計

檔案統計模塊應設置檔案利用統計模塊、檔案業務工作統計模塊、檔案統計分析模塊。整個檔案統計模塊由18個子功能組成，并能對需要上交的統計報告、統計報表等進行打印。

1、檔案利用統計模塊設計

檔案利用統計模塊可以分為3個子功能：

（1）查閱檔案情況統計功能：建立各種類型的檔案查閱記錄表，對表中的查閱人數、單位、檔案卷號、數量等字段進行記錄，分季度進行統計，年末匯總成整年的查閱記錄情況表。

（2）復制利用檔案統計功能：在后臺建立檔案利用信息記錄表，對檔案利用的情況和借閱人的情況進行錄入，然后根據記錄打印成檔案資料利用三聯單，發給所利用的單位或個人。對表中記錄的掃描復印的紙質檔案文件數量、電子檔案文件數量、紙質圖件數量、電子圖件數量等字段進行統計，生成某個時間段內整體檔案利用情況。

（3）借閱檔案統計功能：調用檔案管理數據庫中的借閱檔案信息管理表，對表中借閱的檔案名稱、檔案數量等字段進行統計，生成全年的借閱檔案信息表。

2、檔案業務工作統計模塊設計

檔案業務工作統計模塊可以分為10個子功能：

（1）檔案保護情況統計功能：在后臺數據庫建立檔案保護信息表，對出現了：破損、字跡不清、缺失、褪色、腐爛等情況的檔案進行保護的情況錄入登記，生成某個時間段內所有需要保護的檔案目錄清單。對整個清單進行匯總統計，生成檔案搶救統計表。

（2）檔案數字化工作情況統計功能：在數據庫中建立檔案數字化工作進度表，對工作日內檔案數字化工作的進展情況，整體質量等進行記錄，年末匯總成檔案數字化工作總表，最終匯入統計年報。

（3）檔案編研成果統計功能：調用檔案編研信息表，對某一時間段內檔案編研工作產生的的檔案文集、大事記等編研成果的數量、內容等基本情況進行統計，匯總成全年檔案編研信息表，加入統計年報中。

（4）檔案二次開發信息統計功能：調用檔案開發信息管理表，對有價值的檔案進行開發利用產生的新的檔案成果情況進行信息錄入，然后在年底對本年開發的檔案的數量及其成果進行匯總。

（5）檔案統計年報功能：將一年內所有利用檔案的情況的匯總報告，加上整個館藏的檔案情況和檔案館（室）的基本情況整理到一起，向上級有關檔案行政管理部門匯交[4]。

（6）匯交檔案情況統計功能：調用匯交檔案信息表，對匯交的檔案的編號、名稱、類型、格式、數量、匯交日期等字段進行分類小計，生成某個時間段內所有匯交的檔案目錄清單。年末對整個匯交清單進行匯總統計，生成全年匯交檔案總表。

（7）銷毀檔案數量統計功能：在后臺數據庫建立銷毀檔案管理表，對需要銷毀的檔案的編號、名稱、類型、數量等字段進行錄入登記，生成某個時間段內銷毀的檔案目錄清單。對整個清單進行匯總統計，生成銷毀檔案統計表。

（8）歸還檔案統計功能：調出檔案管理數據庫中的檔案歸還信息管理表，對表中已歸還的檔案名稱、檔案數量、尚未歸還的檔案名稱、檔案數量等字段進行統計。

（9）檔案機構及人員情況統計功能：建立檔案機構信息記錄表，對本年內檔案機構及其內部人員的基本情況進行統計，最終匯入統計年報中。

（10）館藏檔案統計功能：建立館藏檔案記錄表，統計本年內館藏檔案的1情況，包括：全宗數、檔案案卷總數、檔案件次總數、檔案排架長度等，最終匯入統計年報中。

3、檔案統計分析模塊設計

檔案統計分析模塊分為5個子功能：

（1）檔案利用統計分析：分析復制、借閱出去的檔案是否產生了經濟和社會效益，依此得出檔案的真正利用效率，并為在今后如何增強檔案的利用率的問題上提供解決方案[3]。

（2）檔案統計年報的分析：對檔案部門一年內的整體情況進行分析，制定下一年的工作目標。

（3）檔案保護統計分析：通過對檔案進行保護工作的統計進行分析，得出檔案完整性遭到破壞的原因，研究加強檔案保護的措施。

（4）檔案編研開發統計分析：對被編研、開發過的檔案數量、類型等的統計進行分析，可以大致得出整個檔案館（室）所藏檔案的開發利用價值。

（5）檔案數字化工作統計分析：對檔案數字化工作的統計分析，可以反映出檔案館（室）的數字化建設進程，可為數字化檔案館（室）建設提供智力支撐。

2.3檔案統計模塊的實現

按照結構化程序設計 “自頂向下，逐步求精”的設計理念對檔案統計模塊中的18個功能進行分類，最終設計出檔案統計模塊的組織功能結構圖，如圖2-1所示。

2.4檔案統計模塊在系統數據庫中的設計

根據對檔案統計模塊組織結構圖的分析，需要在檔案管理系統數據庫中建立8個表單。一是檔案查閱情況統計表（見表2-1），二是檔案利用情況統計表，三是檔案保護情況統計表，四是檔案數字化進度統計表，五是銷毀檔案統計表，六是檔案機構基本情況統計表，七是館藏檔案統計表，八是檔案編研與開發統計表。

表2-1 檔案查閱情況統計表

年份

日期

文字檔案（冊）

圖件檔案（張）

照片檔案（張）

視頻檔案（輯）

其它檔案數量

查閱人次（次）

查閱單位

查閱檔案卷數

2015

5.15

22

36

8

9

2

3

某公司

11

2015

11.19

30

120

20

8

60

5

房管局

21

總 計

52

156

28

17

62

8

32

2.5接口設計要求

在設計檔案統計功能模塊過程中應該設計出與其他外部設備相聯系的硬件接口，包括打印機、光盤刻錄機、服務器等。

在設計系統框架和編寫程序代碼過程中應注意與后臺系統數據庫的緊密融合，合理設計數據庫軟件接口。

在設計系統框架和編寫程序代碼過程中還應注意與Word、Excel等辦公軟件和Nero Express光盤刻錄軟件等應用軟件的融合，合理設計應用軟件接口。這樣在系統中可直接調用出Word、Excel等程序，對相關的統計數據進行編輯和整理，生成專門的統計報告、統計報表并進行打印。

3 結論

信息化的時代要求實現檔案管理的信息化[5]，檔案統計信息化是對傳統統計方式的繼承和發展，檔案統計信息化的實現可準確統計檔案信息，提高工作效率，減輕勞動強度，為檔案管理的科學規劃、檔案資料的研究利用提供基礎資料，為檔案管理工作提供更多的技術支持[6]，還有利于檔案管理人員專業水平的提升，更有利于實現檔案資料的社會和經濟效益。

參考文獻

[1] 許歆懿.“卷”不宜作檔案統計的單位[J]. 中國檔案. 2000（06）

[2] 許愛香.試述檔案統計工作存在的問題與對策[J]. 山西統計. 2002（08）

[3] 李海英.檔案利用數量分析[J]. 北京檔案. 2005（10）

[4] 費蕾.關于檔案事業統計年報制度的建議[J]. 山東檔案. 2005（03）

[5] 李小飛.淺議高校檔案統計工作[J]. 云南檔案. 2011（01）

[6]王振云.淺議檔案統計工作[J]. 統計與管理. 2013（03）