電子文件的歸檔與管理

王泳霽

【摘要】隨著網絡技術的飛速發展，信息化進程的不斷加快，電子文件成為現代社會信息資源的重要組成部分。本文對電子文件的歸檔與管理進行分析。

【關鍵詞】電子文件；歸檔；管理

一、電子文件歸檔的組織管理

1.研究制訂電子文件歸擋管理制度。各級檔案行政管理部門對電子文件歸檔要研究制訂明確的規章制度、標準，對電子文件歸檔管理工作進行指導、幫助、督促、檢查。在此基礎上，各單位結合自己的具體情況，制訂本單位的電子文件歸檔管理辦法。管理辦法一般包括：電子文件的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔電子文件的保管期限、歸檔步驟、技術保證措施、管理機構、歸檔電子文件在本單位工作中的地位與作用、職責等。

2.明確電子文件歸檔管理機構。電子文件從形成到歸檔，涉及多個部門，這些部門通過計算機網絡聯成一個有機的整體，有些工作互有交錯，職責界限難以區分清楚。所以，應當由單位的綜合主管部門或主要負責人統一協調，指定專門機構或專人負責電子文件歸檔管理工作。電子文件的形成、承辦、歸檔等工作應當由電子文件形成部門負責，檔案部門予以指導監督，并對保管方法提出意見和建議。對歸檔電子文件的管理工作應由檔案部門負責，電子文件形成部門提供協助和支持。總之，整個過程既要有統一領導，明確分工，嚴格管理，還要有相互支持，才能保證電子文件及其歸檔后形成電子檔案的原始性、真實性和完整性。有條件的單位可以將文秘、檔案、信息等部門合一，承擔電子文件歸檔與管理工作。

二、電子文件的鑒定工作

電子文件歸檔時的鑒定工作，主要是指鑒別它的檔案價值，確定保管期限，并據此刪除已積累但無保存價值的電子文件，予以銷毀。這是保證歸檔的電子文件準確、完整，確定檔案屬性的工作。電子文件的檔案屬性主要體現在兩個方面：第一，確定歸檔電子文件的原始性、真實性、完整性。所謂原始性，即是否是形成時的，或通過領導最后簽批的電子文件；所謂準確性，即是否是產品定型技術狀態，或經過事務處理并有結果的電子文件；所謂完整性，即是否是組成完整的一套電子文件，且背景信息與元數據是否完整。第二，確定電子文件的價值和保管期限。這主要取決于電子文件所含信息的社會價值和經濟價值及社會對它的需要，確定其保管期限，這項工作主要參照紙質文件進行。

鑒定是通過兩個階段進行：第一階段是在歸檔前，即電子文件形成部門在檔案部門的協助下，對歸檔電子文件的內容進行鑒定，鑒別電子文件的價值，同時對內容、載體進行檢查、檢測，確定存舍，對所需的軟硬件環境作出說明，并根據電子文件的價值劃分保管期限，提出在保管期限內配套的軟硬件環境要求。第二階段是在歸檔電子文件管理過程中進行的，其主要任務是對已到保管期限的歸檔電子文件重新審查鑒定，把失去保存價值的歸檔電子文件剔除銷毀。這兩個階段的鑒定工作是互相聯系、相輔相成的。

三、電子文件歸檔管理中需要明確的幾個問題

1.歸檔范圍。確定電子文件的歸檔范圍，是歸檔的首要任務，也是保證歸檔電子文件質量的關鍵。確定電子文件的歸檔范圍應遵守以下原則：按現行公文、科技等文件的有關歸檔范圍執行；要考慮電子文件的特殊性，根據電子文件的形成規律，盡量具體列出階段的、系統的、權威性的電子文件組合，保證電子文件的完整性；計算機的軟硬件環境、表達電子文件內容的基本格式及有關元數據等也必須列入歸檔范圍。

2.歸檔時間。電子文件歸檔一般在文件完成運轉任務、辦理完畢后及時歸檔。

3.歸檔份數。脫機保存三套。兩套異地保存，另一套提供借閱。因為電子文件在長期保存過程中可能會出現讀出錯誤，但兩套載體同時出錯的概率很低，所以封存兩套可以大大提高安全性和可靠性。另外，磁、光記錄介質的生產廠商常對記錄介質的壽命作許諾，對用戶來說，不能以此作為記錄介質壽命的依據，因為我們在記錄介質上存放數據，與出廠時記錄介質的技術狀態不同；存放的環境條件不同，有些單位達不到廠商提出的保存環境；因此，我們不僅要注意歸檔的份數，還要注意保存的方法和環境。

4.歸檔要求。對歸檔電子文件的要求，主要是真實、完整，達到檔案的功能價值。做到這一點，首先要遵從歸檔各階段的規定、標準，如收集、積累、整理、鑒定等環節的規定、標準；其次是準確說明配套的軟硬件環境；第三是歸檔電子文件格式應該標淮化，在標準的用戶界面下操作，支持不同的平臺，與現有的設備兼容，能以標準的數據庫語言與數據庫相連，或者確定統一的標準在內部的計算機網絡上使用，以實現良好的轉換狀態。電子文件是由內容、存儲載體、相關軟硬件設備的組合，歸檔電子文件也必須考慮這三方面的組合問題：

歸檔的最終標志是給予電子文件一個歸檔標識，在辦公自動化或其它產生電子文件的系統環境中，系統應該具有歸檔這個功能，在文件辦理完畢，其真實性、完整性等經過檢驗，需要歸檔的電子文件納入電子文件暫存庫，點擊“歸檔”功能鍵，給予歸檔標識，表示該文件已經歸檔。歸檔是采取在線歸檔還是卸載歸檔，系統功能可以設定。如果系統在設計之初，沒有設定歸檔功能，就需要掛接專門用于電子文件歸檔與管理的另外一個系統，來幫助實現歸檔功能。如果暫時沒有條件掛接，只能采取卸載歸檔的方式來過渡。歸檔電子文件如同紙質文件歸檔后一樣，任何操作都不應該對其內容信息有所改動。

歸檔電子文件一定要同時對電子文件背景信息和元數據、特殊電子文件的軟件硬件環境等同時歸檔。

電子文件歸檔后原系統內電子文件繼續保存的時間是一個重要問題，可以采取兩種方式：一是繼續保存一年或更長時間，目的是一旦歸檔電子文件出現問題，可以采取一定的補救措施，增加安全性。這種方式同時帶來的問題是，由于電子文件的使用權限由多個部門擁有，電子文件的保密責任不易確定，特別是有些單位還涉及到知識產權問題，這種方式的弊病更多。第二種方式是電子文件一旦給予歸檔標識后，原系統中的電子文件立刻刪除，或使用權限只能由檔案部門控制，安全、保密等責任完全由檔案部門承擔，這種方式一定程度上增加了檔案部門的管理難度和工作量。

參考文獻

[1]賀星星.電子文件歸檔管理方法探討[J].檔案天地，2011（06）.