醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對策

賈云秋

【摘要】隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷進步，檔案管理成為醫(yī)院內(nèi)部管理的重要內(nèi)容之一。醫(yī)院人事檔案及其管理在醫(yī)院發(fā)展建設中起著不可替代的關鍵作用，為醫(yī)院領導提供各類人員的信息，為勞動工資制度改革、醫(yī)院各類專業(yè)技術人員的職稱評定和醫(yī)院職工享受各種福利待遇提供依據(jù)，是醫(yī)院人才開發(fā)的重要資源。

【關鍵詞】醫(yī)院 人事檔案管理

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大、人事制度改革的不斷推進，人事檔案管理工作逐漸成為公眾關注的焦點，同時也給醫(yī)院人事檔案管理提出了更高的要求。但醫(yī)院現(xiàn)行的人事檔案管理工作模式明顯滯后，不能適應現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的需要，甚至阻礙著醫(yī)院的發(fā)展。

一、人事檔案管理存在的問題

由于人事檔案管理工作認識的不足，檔案管理中長期存在著管理意識淡薄，管理方式和方法比較落后，管理的硬件和軟件措施不到位，人事檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和技能不高等等因素，阻礙了人事檔案管理的發(fā)展，也限制了人事檔案利用功能。

（一）人事檔案意識薄弱，認識不到位

相對其他臨床一線工作來說，人事檔案管理屬于幕后服務，并不能立即帶來經(jīng)濟效益，很少人認識到人事檔案管理的艱巨性和時效性。由于檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不強，人們?nèi)菀讓θ耸聶n案管理工作產(chǎn)生輕視。同時，人事管理處于表面形式，導致檔案管理工作遠遠滯后于時代發(fā)展的需要。

（二）人事檔案管理方式相對滯后

現(xiàn)在的人事檔案管理方式單一，人事檔案單純以紙質(zhì)文檔分類存檔為主，需要檢索和檔案利用的時候，費時費力，而且工作效率低，只能查看原始紙質(zhì)檔案資料，由于部分人事檔案存放多年，紙張清脆，不便于重復查閱利用。

（三）人事檔案保管的軟件和硬件條件未能落實到位

軟件設施如干部檔案管理的軟件系統(tǒng)未能落實到位，硬件設備落后，獨立的專用檔案庫房、除濕機和滅火器等設備還沒有配套到位；相對于庫房的溫度管理尚未達到規(guī)范標準等等因素，也影響著人事檔案管理的工作進行。

（四）人事檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)和技能不高

人事管理制度的改革，影響著人事檔案管理人員的變動，而檔案管理工作需要一個積累工作經(jīng)驗的過程，部分流動的人事檔案管理人員并不是專業(yè)的檔案管理專業(yè)畢業(yè)，甚至從未接受過正規(guī)的檔案信息化培訓，在工作過程中敷衍了事，缺乏強烈的責任心與耐心，無法繼續(xù)完善人事檔案管理工作。此外，由于單位的改制或者兼并等，人事檔案管理人員在輪換中沒有嚴格把握其素質(zhì)要求，又缺少必要的監(jiān)督機制，人事檔案材料隨意歸檔，出具虛假證明現(xiàn)象也時常發(fā)生。

二、人事檔案管理改進的對策

（一）領導重視，加強檔案意識

檔案管理工作首先要得到醫(yī)院領導的高度重視，認真地把人事檔案管理工作作為組織人事工作的一項重要基礎性工作來抓，組織全院人員參加《檔案法》的學習與宣傳活動。通過學習與廣泛宣傳，加大對檔案法規(guī)的重視程度和提高廣大職工的檔案法制意識，讓醫(yī)院員工明白到人事檔案的重要性，同時增強檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺地配合人事檔案的管理。

（二）人事檔案管理方式信息化

辦公自動化體系的形成，使得絕大部分人事檔案工作是在信息化、無紙化條件下完成的，各種數(shù)據(jù)必須依靠強大的計算機處理能力和網(wǎng)絡技術實現(xiàn)高效傳輸和應用，這就要求人事檔案工作信息化，以提高其現(xiàn)代化管理水平，與整個醫(yī)院的工作同步發(fā)展。運用計算機技術進行檔案信息化管理，更進一步簡化檔案管理的技術操作，通過微機檢索，更便于醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的人事檔案信息更新。實踐證明，使用現(xiàn)代信息技術管理人事檔案，不僅成為人事檔案管理的重要手段，而且對于開發(fā)和利用人事檔案信息有著重要作用。

（三）加強人事檔案管理相關基礎設施的建設和更新

信息化的社會要求更高時效的檔案服務管理，檔案管理工作需要進一步更新軟件設備和硬件設備，在更新信息化的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的同時，也相應地進行硬件設施的完善工作。例如，建立專用的檔案庫房，配置專業(yè)的檔案鐵柜；保持庫房的溫度和濕度適宜，落實空調(diào)機、除濕機和滅火器的設備到位；按照《干部檔案工作條例》的保管和保護要求，設置檔案庫房、檔案查閱室和人事檔案管理人員辦公室，三室獨立分開等，確保硬件設施落實到位。

（四）提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案工作既是一項專業(yè)性強的工作，又是一項服務利用性的工作，而人事檔案管理人員的素質(zhì)和技能直接影響著人事檔案管理的好壞，所以高素質(zhì)的人事檔案管理者是做好人事檔案管理工作的基本條件。

1.提高檔案管理人員素質(zhì)。醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量，大部分取決于人事檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)的高低，所以，作為專業(yè)的人事檔案管理人員，在不斷提高自身的政治素質(zhì)的同時，更要進一步提高專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。在信息化的社會，人事檔案管理人員必須要掌握好一定的計算機操作能力和保密意識能力，從而為人事檔案管理工作培養(yǎng)高素質(zhì)的知識復合型人才。

2.提高醫(yī)療行業(yè)專業(yè)知識能力。結合醫(yī)院作為一個醫(yī)療系統(tǒng)的特點，擴充人事檔案管理人員對臨床醫(yī)療基礎知識的認識，不斷提高人事檔案管理人員的醫(yī)療行業(yè)知識和專業(yè)技能，讓人事干部檔案管理人員進一步做好管理醫(yī)療人員的人事干部檔案工作。

3.建立培訓制度。定期組織人事檔案管理人員進行相關的檔案管理培訓，例如進行檔案的內(nèi)容和分類、人事檔案管理的內(nèi)容范圍、檔案材料的收集、鑒別、歸檔、檔案的保管和保護以及檔案的提供利用等等的培訓課程，為人事檔案管理人員定時“充電”，讓檔案管理人員能夠更高層次地提高理論和實際操作，提高人事檔案管理專業(yè)知識水平。

4.加強薪酬福利管理。針對人事檔案管理人員的工作性質(zhì)來說，檔案管理工作時間漫長，同時需要經(jīng)過長時間的積累工作經(jīng)驗，才能取得檔案業(yè)績成果，所以有必要加強對人事檔案管理人員的薪資福利管理，結合醫(yī)院的經(jīng)濟實際情況，政策傾斜地提高工資和福利待遇水平，為人事檔案管理人員提供良好的職業(yè)發(fā)展空間，讓辛勤的人事檔案管理人員得到與勞動付出成正比的回報。

三、總結

隨著醫(yī)療改革的政策不斷完善，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)朝著可持續(xù)方向不斷發(fā)展，規(guī)范的醫(yī)院人事檔案管理只有適應科學管理，堅持與時俱進，采取科學、有效的管理措施，在使本單位的人才得到良好配置的同時，還能使衛(wèi)生人才在社會上發(fā)揮應有的作用，對提高整個衛(wèi)生系統(tǒng)的醫(yī)療水平有著極其重要的意義。