探究高校檔案管理工作的服務創新

許卓

【摘要】服務意識可以被視為檔案管理體系中重要的組成部分，也是推動高校檔案管理工作實現可持續發展目標的內驅動力之一。本文作者在分析目前高校檔案管理服務存在的不足，在此基礎上提出相關優化對策，旨在全面提升高校檔案管理工作的服務意識與服務水平，使高校檔案管理工作平穩、有效的發展與運行。

【關鍵詞】高校 檔案管理 服務創新 探究

檔案管理是我國檔案事業運行過程中的重要環節之一，相關人員對檔案資料進行安全有效的管理，并為有需求的人提供切實的服務。而目前我國高校檔案管理工作開展的現狀并不樂觀，服務意識的缺乏、服務內容的匱乏，勢必降低高校檔案管理工作的質量，正因如此積極對高校檔案管理工作的服務模式進行創新，是檔案管理者首要落實的工作任務，也是檔案事業工作中急需探究的問題。

一、分析高校檔案管理服務的實際情況

1.對檔案管理工作缺乏重視

一直以來，高校管理者都將本校檔案管理工作視為對檔案資料的儲藏和保管，只有達到資料不遺失、內容不外泄、信息能夠查詢到以及可以外調的效果就可以了，這是對檔案管理工作現實價值的埋沒，此時很多高校檔案管理工作形成了“重在說，檔案資料的排列、管理以及應用流于形式化”的格局；

2.管理方式與手段滯后，管理力度不足

目前，我國大部分高校檔案管理者都不是專業人員，也沒有被定期的去組織參加專業技能培訓活動，此時他們對檔案資料管理的方法缺乏科學性與先進性也是必然的，再加上對檔案管理工作重要性認識得不夠充分，因此，在對檔案資料進行采集、鑒別、整理、歸檔等工序之時漏洞百出，有的管理員可能會因為錯過最佳的資料采集時間而沒有將關鍵性的檔案資料收集到檔案館內，這對高校檔案事業的發展與運行造成阻礙；

3.高校對檔案管理工作投入的經費不夠

這主要表現在高校檔案館內硬件設施不足，難以滿足檔案管理者的工作需求，最終造成檔案管理工作效率低下的后果；此外經費投入不足還體現在高校沒有對檔案館內設施進行定期的檢查、維修以及保養，設備的更新更是無從談起，那么經費投入量不夠便成為了高校檔案管理事業發展的重大制約因素之一。

二、高校檔案管理工作服務創新的對策

1.轉變管理觀念是服務創新的基礎

半封閉檔案資源管理環境的建設，導致檔案管理者出現觀念陳舊、死板、服務理念弱化與淡薄的思維模式，因此，為了實現檔案管理工作服務創新的目標，使管理者觀念發生轉型是必要的，只有這樣建檔、管檔、查詢以及歸檔工作環節才不會生硬化，管理者積極的對檔案資源進行挖掘；為了全面優化檔案資料的開發與利用效率，應該積極的運用開放式、個性化等多樣化的服務手段。

檔案管理者管理理念的轉變可以在以下幾方面體現：一是思維方式上的創新，不再是坐等用戶上門，而是堅持“用戶至上、主動效勞”的服務原則；二是以開放式的服務觀念代替封閉化的服務觀念，強化檔案管理部門內部合作關系的基礎上，把檔案管理工作與高校各項活動相互滲透，不斷地拓展檔案資料推廣的范圍，將為社會群體和廣大公眾提供高校檔案資源這一服務內容看做是分內職責；三是為了使檔案管理服務工作實現創新的目標，管理者不應該僅僅憑借傳統經驗開展管理工作，依據工作職能變化的情況，對服務領域進行拓展同時對服務對象提出全新的標準；

2.建設健全現代化服務體系是檔案管理服務創新的關鍵

此時要求檔案管理者具有標準化的執業技能，同時對計算機系統能有效的操控，這樣就可以在計算機與網絡技術的輔助下，使傳統的手工管理模式轉型為現代化管理方式，此時檔案管理服務的質量勢必會大幅度的提升；

為了建立健全現代化服務體系，可以從以下兩方面入手：一方面是加快對高校檔案網頁構建的速率，不斷的填充網站的內容，而檔案網頁的構建是建立在用戶需求基礎上的，適時的為使用者提供切實的服務，例如信息介紹的服務內容，主要包括高校檔案館的實況、具體服務項目以及方案管理程序等，現代化服務體系中的信息咨詢服務可以使用戶在檔案管理網頁上借助E-mail等渠道，能夠與檔案管理者實現信息溝通的目標；服務內容還包括對信息的開發、網絡導航等；另一方面是全面落實高校檔案數字化管理工作，首先做好對現有館藏檔案的數字化管理工作，檔案管理者對檔案資料有序整理，分級鑒別；繼而落實檔案進館的數字化建設工作，在高校校園網的輔助下，使電子檔案文件在網上落實傳遞、保管、立卷、歸檔以及查找等工作更具便捷性。

3.完善檔案管理方式以及實現服務內容的創新

此時要求高校檔案管理者明確不同階段檔案管理工作存在的意義以及發展的特點，有針對性的對本校檔案管理服務提出有效的策略，使檔案管理人員應用不同的管理方式去達到共同追求的目標，服務內容上的創新是指高校檔案管理的結構參照實際狀況做出科學的調度與改進，擴大檔案資源征集以及接納的范疇，最終落實高校檔案結構體系框架的完善工作，此時多樣式的服務形式并存，共同推進高校檔案事業的快速、有效發展。

三、探究高校檔案管理工作服務創新發揮的意義

概括的講，高校檔案管理的服務創新是高校教學以及管理等各項工作順利運轉的基礎條件，服務的創新是檔案管理工作效率提升的重要保障。管理者在對高校檔案管理工作服務改革與創新進行研究的進程中，勢必會面臨很多新問題、新挑戰，但是在高校教育改革的進程中，檔案管理模式就會逐漸的與本校教育管理形式建立有效的紐帶，此時檔案管理工作就會切實的為高校教育服務，那么高校檔案管理工作彰顯服務性與創新性的光輝，為高校整體事業的發展添磚加瓦。

服務理念是高校檔案管理工作不可缺少的組成成分，也是推動其自身穩定而有效發展的關鍵性因素。本文作者對現階段高校檔案管理工作的面貌進行全面的分析，并闡述了管理服務創新發揮的現實意義，認為高校檔案管理工作的服務創新將會成為未來教育事業發展與建設的重要保障之一，因此在這條任重道遠的檔案資源管理的歷程中，管理者應該樹立時刻創新的思維理念，在實踐中不斷的應用新興的管理手段，有放矢的服務內容進行調整與創新，使高校檔案管理工作散發出異樣的光輝。

參考文獻：

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